Chuyển sang văn phòng ảo có cả ưu và nhược điểm, và nếu bạn nghĩ rằng doanh nghiệp của mình không chỉ tồn tại mà còn có thể phát triển mạnh với mô hình ảo thay vì mô hình truyền thống, thì bạn nên đảm bảo rằng đội ngũ ảo của mình sẽ phối hợp nhịp nhàng, ngay cả khi tất cả mọi người làm việc từ xa ở khắp nơi trên thế giới.
Nhưng một trong những mối lo phổ biến nhất của các công ty ảo là duy trì sự giao tiếp phù hợp và hiệu quả với mọi thành viên trong nhóm. Một nguyên nhân phổ biến gây hiểu lầm giữa các đồng nghiệp là những email mơ hồ và việc các thành viên khác trong nhóm không thể trả lời cuộc gọi hay email ngay lập tức. Để giải quyết những vấn đề dễ phòng tránh này, dưới đây là những cách đơn giản bạn có thể áp dụng để cải thiện mối quan hệ với nhóm và tiếp tục thúc đẩy sự phát triển của những “đứa con” ảo của mình.
Tập trung vào kết quả, không phải quy trình
Một rủi ro phổ biến khác mà doanh nghiệp gặp phải khi chuyển sang văn phòng ảo là các sếp có xu hướng theo sát nhân viên và bắt đầu quản lý vi mô. Tuy nhiên, sự tin tưởng và giao quyền là hai điều quan trọng giúp mọi người hoàn thành tốt công việc của mình. Và một cách để đảm bảo điều này mà không cần quản lý vi mô không cần thiết là tập trung vào kết quả mong đợi thay vì soi xét từng chút quy trình và hoạt động của mọi người theo từng phút. Trong khi một số người làm việc hiệu quả hơn khi ngồi trước máy tính tám tiếng liền, những người khác lại làm việc tốt hơn và tạo ra kết quả tốt hơn khi nghỉ ngắn nhiều lần. Là một người sếp, bạn cần tôn trọng cách làm việc của từng cá nhân và tin tưởng rằng họ sẽ hoàn thành công việc.
Tuân thủ nghi thức e-mail phù hợp
Bên cạnh các ứng dụng nhắn tin tức thời như Skype, e-mail sẽ là một trong những phương thức liên lạc chính của bạn. Đó là lý do rất đáng đầu tư đào tạo đội ngũ cách giao tiếp đúng mực qua e-mail. Có rất nhiều sắc thái trong giao tiếp trực tiếp không có trong giao tiếp bằng văn bản, vì vậy giọng điệu mỉa mai trong e-mail có thể không được hiểu đúng. Những câu đùa thiếu cân nhắc có thể bị coi là xúc phạm. Và một e-mail vốn dĩ thẳng thắn có thể bị hiểu lầm là quá gay gắt. Mọi người trong nhóm cần nắm được những nét riêng của nhau khi gửi e-mail nội bộ, và tuân thủ nghiêm ngặt nghi thức e-mail phù hợp, đặc biệt khi gửi e-mail cho khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại.
Duy trì các cuộc họp trực tiếp định kỳ
Khi bạn cuối cùng đã tìm được sự cân bằng hoàn hảo giữa làm việc từ xa và duy trì liên lạc thường xuyên với đồng đội, toàn bộ mô hình văn phòng ảo của bạn sẽ dễ quản lý hơn. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là không cần gặp mặt trực tiếp nữa. Vẫn cần có các cuộc họp định kỳ, dù chỉ vài lần mỗi năm, để cập nhật tình hình của mọi người, đảm bảo tất cả đều thống nhất về nhiệm vụ, và đơn giản là trò chuyện, giao lưu với nhau.
