Beralih kepada Pejabat Maya mempunyai kebaikan dan keburukannya, dan jika anda berpendapat bahawa perniagaan anda bukan sahaja mampu bertahan malah berkembang maju dengan persediaan maya berbanding persediaan tradisional, maka adalah wajar untuk memastikan pasukan maya anda dapat bekerjasama dengan lancar, walaupun anda semua berselerak di seluruh dunia dan bekerja dari jauh.
Namun salah satu kebimbangan paling biasa yang dihadapi oleh syarikat maya ialah mengekalkan komunikasi yang betul dan berkesan dengan semua orang dalam pasukan. Punca salah faham yang biasa dalam kalangan rakan sekerja ialah e-mel yang kabur dan ahli pasukan lain yang tidak dapat menjawab panggilan atau e-mel dengan segera. Untuk menyelesaikan masalah yang mudah dielakkan ini, berikut ialah cara-cara mudah yang boleh anda lakukan untuk meningkatkan hubungan baik dengan pasukan anda dan meneruskan kemajuan bayi-bayi maya anda.
Fokus pada hasil, bukan pada proses
Satu lagi risiko biasa yang dihadapi oleh perniagaan apabila beralih kepada Pejabat Maya ialah majikan cenderung untuk mengawasi pekerja mereka dengan terlalu ketat dan mula melakukan pengurusan mikro. Walau bagaimanapun, kepercayaan dan pengagihan tugas ialah dua perkara penting yang akan membantu semua orang melaksanakan tugas masing-masing dengan betul. Dan satu cara untuk memastikan perkara ini tanpa pengurusan mikro yang tidak perlu ialah dengan memberi tumpuan kepada hasil yang dijangkakan dan bukannya mencari-cari kesalahan pada proses serta aktiviti setiap orang minit demi minit. Walaupun sesetengah orang lebih produktif apabila duduk di hadapan komputer selama lapan jam berturut-turut, yang lain bekerja lebih baik dan menghasilkan hasil yang lebih baik apabila mereka mengambil beberapa rehat singkat. Sebagai majikan, anda perlu menghormati proses setiap individu dan percaya bahawa mereka mampu memberikan hasil.
Amalkan etika e-mel yang betul
Selain pemesejan segera seperti Skype, e-mel akan menjadi salah satu mod komunikasi utama anda. Inilah sebabnya adalah berbaloi untuk melabur dalam melatih pasukan anda cara berkomunikasi dengan betul melalui e-mel. Terdapat banyak nuansa dalam komunikasi bersemuka yang tidak wujud dalam komunikasi bertulis, jadi nada sinis dalam e-mel mungkin tidak dapat disampaikan dengan baik. Jenaka yang tidak difikirkan dengan teliti mungkin dianggap menyinggung perasaan. Dan e-mel yang sebenarnya berterus terang mungkin disalah faham sebagai terlalu kasar. Setiap orang dalam pasukan mesti dapat mengenal pasti keunikan satu sama lain apabila menghantar e-mel dalaman, dan mematuhi etika e-mel yang betul dengan ketat terutamanya apabila menghantar e-mel kepada pelanggan berpotensi dan sedia ada.
Adakan mesyuarat bersemuka secara berkala
Apabila anda akhirnya menemui keseimbangan sempurna antara bekerja dari jauh dan mengekalkan komunikasi tetap dengan rakan sepasukan anda, keseluruhan susunan Pejabat Maya anda akan lebih mudah diurus. Walau bagaimanapun, ini tidak bermakna pertemuan bersemuka perlu dihapuskan. Mesyuarat tetap masih perlu diadakan, walaupun beberapa kali setahun, sekadar untuk mengetahui perkembangan semua orang, memastikan anda semua selaras dengan tugas masing-masing, dan sekadar berbual serta bersosial antara satu sama lain.
