Beralih ke kantor virtual memiliki kelebihan dan kekurangan, dan jika Anda yakin bisnis Anda tidak hanya dapat bertahan tetapi juga berkembang dengan pengaturan virtual dibandingkan pengaturan tradisional, maka penting untuk memastikan tim virtual Anda dapat bekerja sama dengan lancar, meskipun Anda semua tersebar di seluruh dunia dan bekerja jarak jauh.
Namun, salah satu kekhawatiran paling umum yang dihadapi perusahaan virtual adalah menjaga komunikasi yang baik dan efektif dengan seluruh anggota tim. Sumber kesalahpahaman yang umum di antara rekan kerja adalah e-mail yang tidak jelas dan anggota tim lain yang tidak dapat segera menjawab panggilan atau e-mail. Untuk mengatasi masalah yang sebenarnya mudah dihindari ini, berikut cara-cara sederhana yang dapat Anda lakukan untuk mempererat hubungan dengan tim dan terus mengembangkan “bayi virtual” Anda.
Fokus pada hasil, bukan pada proses
Risiko umum lain yang dihadapi bisnis saat beralih ke kantor virtual adalah atasan cenderung terus mengawasi karyawannya dan mulai melakukan manajemen mikro. Padahal, kepercayaan dan pendelegasian adalah dua hal penting yang akan membantu setiap orang menjalankan tugasnya dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan hal ini tanpa manajemen mikro yang tidak perlu adalah dengan berfokus pada hasil yang diharapkan, alih-alih mempersoalkan detail proses dan aktivitas setiap orang dari menit ke menit. Sementara sebagian orang lebih produktif saat duduk di depan komputer selama delapan jam tanpa henti, yang lain bekerja lebih baik dan memberikan hasil yang lebih baik ketika mengambil beberapa istirahat singkat. Sebagai atasan, Anda perlu menghargai proses setiap individu dan percaya bahwa mereka akan mampu memberikan hasil.
Terapkan etiket e-mail yang baik
Selain pesan instan seperti Skype, e-mail akan menjadi salah satu sarana komunikasi utama Anda. Itulah sebabnya layak untuk berinvestasi dalam melatih tim Anda cara berkomunikasi dengan baik melalui e-mail. Ada banyak nuansa dalam komunikasi tatap muka yang tidak ada dalam komunikasi tertulis, sehingga nada sarkastis dalam e-mail mungkin tidak tersampaikan dengan baik. Lelucon yang kurang dipikirkan bisa dianggap menyinggung. Dan e-mail yang sebenarnya lugas bisa disalahpahami sebagai terlalu kasar. Setiap anggota tim harus mampu mengenali kebiasaan satu sama lain saat mengirim e-mail internal, serta menerapkan etiket e-mail yang baik secara ketat, terutama saat mengirim e-mail kepada calon klien maupun klien yang sudah ada.
Adakan pertemuan tatap muka secara rutin
Ketika Anda akhirnya menemukan keseimbangan sempurna antara bekerja jarak jauh dan menjaga komunikasi rutin dengan rekan tim, seluruh pengaturan kantor virtual Anda akan lebih mudah dikelola. Namun, ini tidak berarti pertemuan tatap muka harus ditiadakan. Tetap perlu ada pertemuan rutin, meski hanya beberapa kali setahun, sekadar untuk mengetahui kabar semua orang, memastikan Anda semua selaras dengan tugas masing-masing, serta mengobrol dan bersosialisasi satu sama lain.
