Ang Negosyo ng Flexibility

Matapos ang maraming taon bilang empleyado, sa wakas ay nagsasarili na si May Leong sa pagsisimula ng sarili niyang negosyong consultancy. Bagaman hindi siya gaanong mapili kung saan matatagpuan ang kanyang negosyo, dahil sa limitado niyang pondo ay hindi posible ang pag-upa ng opisina, paglalagay ng muwebles dito at pagkuha ng mga kawani.

Samantala, isang kumpanya ng telekomunikasyon sa Europa ang nagnanais na subukan ang merkado ng Malaysia. Ipinadala ng kumpanya ang isa sa kanilang nangungunang manager na si Peter Graves upang magtayo ng opisina rito.

Gayunman, nais ni Graves na agad magsimulang magtrabaho at mas gusto niyang nasa loob ng Kuala Lumpur City Centre. Bilang dayuhan, hindi siya sigurado sa mga prosesong kasangkot sa pagtatatag ng kumpanya rito at pag-upa ng opisina, at ayaw rin niyang abalahin ang sarili rito — kahit man lang sa maagang yugtong ito.

Kaya, kapwa nagpasya sina Leong at Graves na lumapit sa mga kumpanyang nagbibigay ng mga serviced office, ang perpektong solusyon sa kanilang mga pangangailangan.

Mga serviced office?

Ano ang mga ito, maaari mong itanong. Ayon kay Filippo Sarti, nagbibigay ang mga serviced office ng kumpleto-sa-muwebles na espasyo ng opisina, kasama ang iba pang serbisyong administratibo at pang-imprastraktura para sa mga kumpanyang naghahanap ng flexibility sa kanilang operasyon. Kilala rin ang mga opisinang ito bilang mga serviced suite o business centre.

Kapareho ng pananaw ni Sarti ang kay Rina Ho, na nagsabing perpekto ang mga serviced office para sa mga ayaw mapasan ang maliliit na detalye ng pagtatayo ng opisina.

Sinabi niya na salungat sa karaniwang paniniwala, hindi bago sa Malaysia ang mga serviced office, dahil naroon na ang mga ito sa nakalipas na 15 taon. Ayon kay Ho, maling akala noon ng mga tao na mahal ang mga serviced office at para lamang sa mga expatriate o malalaking korporasyon, habang mas pinipili noon ng mga lokal na negosyante na mag-operate mula sa sarili nilang lugar.

Sa katunayan, makatitipid ang mga kumpanya ng malaking pera, oras at abala sa mga serviced office, sabi niya, at idinagdag na ngayon ay nagbabago na ang pananaw at unti-unti nang napagtatanto ng mga tao ang mga benepisyong matatamasa ng karamihan sa mga negosyo.

Tiyak na makikita ito sa mga bilang ng okupasyon, lalo na sa mga nasa Golden Triangle ng Kuala Lumpur. Halimbawa, ang Q serviced office, na nasa labas lamang ng Jalan Sultan Ismail, ay nagtatala ng karaniwang okupasyon na 80 porsiyento sa kabuuang 41 suite na mayroon. Ang isa pang business centre sa Petronas Twin Towers ay halos puno na sa 90 porsiyento habang ang CEO SUITE sa Menara Maxis sa KLCC ay puno na mula pa noong Agosto ngayong taon.

Sinabi ni Sarti na sa nakalipas na limang buwan, nagkaroon ng pagtaas sa demand para sa mga serviced office. Aniya, nakakita ang kanyang sentro ng 25 porsiyentong pagtaas sa mga pagtatanong, habang tumaas nang 40 porsiyento ang benta.

“Maraming kumpanya ang nagbabawas ng laki at mas pipiliin nila ang mga serviced office sa halip na mga karaniwang opisina dahil maraming fixed cost ang mga ito. Sa kasalukuyang kalagayan ng ekonomiya, mas gusto ng karamihan sa mga kumpanya na variable ang kanilang mga gastos,” sabi niya.

Mga uri ng serbisyo ng opisina

Ipinaliwanag ni Carrie Law, ang centre manager ng CEO SUITE, ang mga kategorya ng serbisyo ng opisina na iniaalok ng isang Business Centre, ito ay ang instant office at virtual office.

Sinabi niya na ang mga instant office ay para sa mga kailangang magtayo ng pisikal na opisina sa lalong madaling panahon, habang ang mga virtual office ay mas angkop para sa mga laging nasa biyahe.

“Popular ang mga instant office sa mga multinasyonal, representative office, mga kumpanyang kaunti ang kawani, at maging sa mga bagong lokal na start-up,” sabi niya.

Sinabi ni Law na mainam ang virtual office para sa mga nagtatrabaho mula sa bahay. Karaniwang hindi umookupa ang kliyente ng pisikal na espasyo, ngunit mahusay na napapatakbo ang negosyo sa pamamagitan ng nakalaang linya ng telepono at isang prestihiyosong address para sa korespondensiya.

“Sa CEO SUITE, sinasagot nang maagap at propesyonal ang mga tawag para sa aming mga kliyente sa lahat ng oras, kahit wala sila. Para sa mahahalagang tawag, agad itong inililipat sa kanila mula sa aming reception,” paliwanag niya.

Sinabi ni Sarti na lalong angkop ang mga serviced office para sa dalawang uri ng kliyente: mga kumpanyang nag-iisip na lumawak sa ibang merkado at nais magkaroon ng presensiya roon, at mga independiyenteng negosyong naghahanap ng prestihiyosong address.

Sa unang kategorya, maaaring hindi pa umaabot ang mga kumpanya sa yugtong makatwiran na ang isang ganap na branch office. Kaya ang isang rep office sa ganitong setting ang pinakamainam na alternatibo.

Samantala, sa ikalawang kategorya, ang isang prestihiyosong address ay hindi lamang nag-uutos ng paggalang at lumilikha ng imaheng nais itaguyod ng kumpanya kundi nagbibigay-daan din dito na makipagkumpitensiya para sa partikular na mga kliyenteng nais nitong paglingkuran.

Mga katangian ng mga serviced office

Flexibility ang susing salita para sa mga serviced office, kung saan maaaring pumili ang mga kumpanya ng panahon ng pag-upa mula sa kasing-ikli ng isang oras hanggang sa kasing-haba ng ilang taon, hindi tulad ng mga karaniwang opisina na nag-aatas sa mga nangungupahan na pumirma ng lease na dalawa hanggang tatlong taon.

Karamihan sa mga kumpanya ay pumipili ng karaniwang panahon na walong buwan hanggang isang taon, at karamihan ay nagre-renew para sa kahit isa pang termino na may katulad na tagal, sabi ni Sarti.

“Napansin namin na parami nang parami ang mga kumpanyang nais samantalahin ang flexibility na iniaalok ng mga serviced office — lalo na sa nakalipas na lima hanggang anim na taon — upang maprotektahan ang sarili laban sa mga di-inaasahang pagbabago sa ekonomiya,” sabi niya.

Sinabi niya na ang mga negosyong nag-o-operate mula sa karaniwang opisina ay mangangailangan din ng malaking puhunan, at matagal bago mapatakbo ang opisina, na kung minsan ay umaabot nang hanggang anim na buwan. “Gayunman, sa mga serviced office, ang kailangan lamang gawin ng mga kliyente ay pumasok, umupo at agad magsimulang magtrabaho,” sabi niya.

Sinabi ni Ho na naiiba ang mga serviced office sa konseptong Single Operator Home Office (SOHO), dahil nag-aalok ang mga serviced office ng tunay na kapaligirang pangnegosyo para pagtrabahuhan, bukod pa sa pagkakaroon ng propesyonal na address.

Umaabot din sa laki ng espasyo ang flexibility ng mga serviced office. Sinabi ni Law na depende sa kalagayan ng ekonomiya at pangkalahatang sentimyento sa negosyo, maaaring palakihin o paliitin ng mga kliyente ng serviced office ang kanilang espasyo nang naaayon.

“Muli, sa isang karaniwang opisina, hindi mo ito magagawa dahil hinihingi ng may-ari na pagpasyahan mo kung gaano kalaking espasyo ang kailangan mo para sa isang takdang panahon. Kung lumawak ang iyong kumpanya, mapipilitan kang maghanap ng mas malaking lugar, o kung lumiit ang iyong kumpanya, masasayang ang espasyo,” sabi ni Sarti.

Bukod dito, napakahalaga rin ng seguridad, kaya ang ilang serviced office ay may mga CCTV sa mga estratehikong lokasyon. Binibigyan ang mga kliyente ng smartcard upang makapasok sila sa kanilang mga opisina kung kailan nila kailangan.

Sinabi ni Law na bawat kliyente ng CEO SUITE ay binibigyan ng sarili niyang ID at smartcard na naka-program para makapasok kapwa sa CEO SUITE at sa kanyang opisina. Para sa mas mahigpit na seguridad, may fingerprint access system ang CEO SUITE na nagpapahintulot lamang sa mga awtorisadong tao na makapasok sa Sentro.

Nagbibigay din ang CEO SUITE ng iba pang kagamitan sa opisina na ginagawang walang abala ang pag-upa ng isa sa mga suite nito: mga designer na muwebles ng opisina gaya ng executive desk, executive chair at kabinet, makabagong imprastraktura ng IT, lubos na sinanay na support staff gaya ng mga sekretarya at tagasalin, at walang limitasyong tsaa at brewed coffee. Higit pa rito, libre ang mga utilities gaya ng kuryente, tubig at air-conditioning, kasama ang araw-araw na paglilinis at pangkalahatang maintenance.

Gayunman, sinabi ni Ho na naniningil ang mga operator ng serviced office para sa iba pang consumable batay sa aktuwal na paggamit. Kabilang dito ang mga serbisyo sa pag-print at photocopy, bayarin sa telepono at mga pasilidad ng meeting room / boardroom.

Tungkol sa halaga ng upa, sinabi ng tatlong operator na nakadepende ito sa mga pangangailangan ng kliyente gaya ng uri at laki ng opisina, tagal ng lease at mga serbisyong kailangan. Ang lahat ng ito ay isasama sa isang package ayon sa indibidwal na pangangailangan.

Sinabi ni Law na ang upa sa CEO SUITE ay mula RM2,500 hanggang RM5,000 bawat buwan, habang naniningil ang Q centre ng RM400 bawat buwan para sa virtual office hanggang mga RM2,500 para sa maliit na espasyo ng opisina.

Idinagdag ni Sarti na ang mga pumipili ng isang-taong lease sa mga serviced office kumpara sa mga karaniwang opisina ay maaaring makatipid nang hanggang 50 porsiyento.

Lokasyon, lokasyon, lokasyon

Sa tanong kung mahalagang salik ba ang lokasyon para sa mga kliyente, kapwa sumagot nang oo sina Sarti at Law.

Habang sinabi ni Sarti na ang lokasyon ay isa sa mga pangunahing salik sa proseso ng pagpapasya, ipinaliwanag ni Law na napakahalaga sa mga kumpanya ang pagpapakita ng tamang imahe, at upang makamit ito, kailangang nasa tamang lokasyon ang isang kumpanya at napaliligiran ng mga modernong pasilidad pang-imprastraktura.

“Saan pa sa Golden Triangle o sa lugar ng KLCC maaaring patakbuhin ng isang kumpanya ang negosyo nito sa makatwirang halaga gaya ng iniaalok ng isang serviced office?” tanong niya.

Gayunman, sa palagay ni Ho, nakadepende ito sa pangangailangan ng bawat isa.

“Sa madaling salita, nasa industriya kami ng serbisyo, kaya ang mas mahalaga ay ang kalidad ng serbisyo. Walang saysay na ilagay ang iyong opisina sa isang prestihiyosong lugar kung hindi ka makapagbibigay ng mahusay at magalang na serbisyo sa iyong mga kliyente,” pagdidiin niya.

Idinagdag niya na hindi tulad ng mga serviced office noong nakaraan na hindi gaanong nagbibigay-halaga sa kalidad ng serbisyo, mas maalam at mas mapanuri na ngayon ang mga customer.

Walang puwang para sa kalituhan

Sa dami ng mga kumpanyang nag-o-operate mula sa mga serviced office, himala na alam ng mga receptionist na humahawak sa mga linya ng telepono kung saan ililipat o ididirekta ang mga tawag. Nagkakamali ba sila?

Sinabi ni Law ng CEO SUITE na namuhunan ang kanyang kumpanya ng napakalaking rekurso para sa mahusay na imprastraktura upang matugunan ang mga IT-savvy na kliyente ng ika-21 siglo.

Sa CEO SUITE, ang pinakamakabagong sistemang “private automated branch exchange” (PABX) ay nagbibigay-daan sa kanilang mga receptionist na matukoy ang bawat tawag, na may mga feature na nag-aabiso sa mga receptionist kung paano hahawakan ang mga papasok na tawag para sa kanilang mga kliyente.

Sinabi ni Law na kapag may bagong nangungupahang nag-sign up, bibigyan ang kumpanya ng natatanging numero ng telepono para sa kumpanya. Kasama ng numero ng telepono, ipo-program nila ang pangalan ng kumpanya ng kliyente at ang petsa ng pagsisimula sa sistemang PABX.

“Wala pang 10 minuto ang buong proseso at lalabas ang pangalan ng kumpanya sa monitor kapag may tawag para sa kanila. Pagkatapos ay ililipat ng mga receptionist ang mga tawag sa kani-kanilang kumpanya nang naaayon,” sabi niya.

Idinagdag niya na may opsiyon din ang mga kliyente na ipalipat ang mga tawag sa kanilang mobile phone kung wala sila sa kanilang opisina.

Para sa mga walk-in na bisita, tatanungin sila ng mga receptionist sa CEO SUITE kung sino ang nais nilang makita, bago tawagan ang kinauukulang kliyente upang ipaalam na may bisita sila. Sa madaling salita, pinatatakbo ang sentro na parang isang multinasyonal na korporasyon, upang maipakita ang tamang korporatibo at propesyonal na imahe para sa lahat ng kanilang kliyente.

Walang abalang pagtatayo

Ang mahuhusay na serviced office ay halos kamukha ng anumang ibang opisina na makikita mo sa Central Business District ng anumang lungsod. Makinis, moderno at may magandang kagamitan, mapapatawad ka kung inakala mong ito ang punong-tanggapan ng isang kumpanyang nakabatay sa IT o ng isang internasyonal na management consultancy.

Gayunman, ang pagkakaiba ay nasa mga hindi nakikita — ang mga serbisyo, kaginhawahan at flexibility na iniaalok. Upang magkaroon ng mas malinaw na larawan ng mga benepisyong ito, nakipag-usap ang PropertyTimes sa ilan sa mga umookupa sa mga serviced office na ito.

Andrew Cottam, General Manager, BT(British Telecom) Telconsult Malaysia Sdn Bhd:

“Lumipat kami sa CEO SUITE noong unang bahagi ng Nobyembre noong nakaraang taon matapos itong irekomenda sa akin ng isang ahente.

Perpekto ang lokasyon, na katabi mismo ng Petronas Twin Towers, pasok sa aming badyet ang singil at pinakamahusay ang mga pasilidad na iniaalok.

Bakit ko pinili ang serviced office kaysa sa karaniwang opisina? Bilang isang dayuhang kumpanyang pumupunta sa Malaysia upang magtayo ng negosyo, nais naming makuha agad ang lahat nang walang abalang administratibo o pag-aaksaya ng oras sa paghahanap kung saan-saan ng angkop na espasyo ng opisina.

Kung maghahanap kami ng karaniwang espasyo ng opisina, mag-aaksaya rin kami ng oras at pera sa kagamitan, muwebles at angkop na kawani.

Nakita namin ang aming hinahanap sa CEO SUITE, na nagbibigay ng lahat ng pasilidad na kailangan namin nang higit pa sa aming inaasahan.

Bukod dito, nag-aalok sila ng mas flexible na termino ng lease kumpara sa ibang opisina. Halimbawa, maaari akong umupa ng maliit na suite sa loob ng anim na buwan at pagdating ng panahon, madali kong mapalalaki o mapaliliit ang aking opisina.