Perniagaan Fleksibiliti

Selepas bertahun-tahun menjadi pekerja, May Leong akhirnya berdikari dengan memulakan perniagaan perundingannya sendiri. Walaupun beliau tidak terlalu cerewet tentang lokasi perniagaannya, kewangannya yang terhad bermakna menyewa pejabat, melengkapkannya dengan perabot dan mengambil kakitangan adalah mustahil.

Sementara itu, sebuah syarikat telekomunikasi di Eropah ingin menguji pasaran Malaysia. Syarikat itu menghantar salah seorang pengurus kanannya, Peter Graves, untuk menubuhkan pejabat di sini.

Namun, Graves mahu mula bekerja dengan segera dan lebih suka berpangkalan di Pusat Bandar Kuala Lumpur. Sebagai orang asing, beliau tidak pasti tentang prosedur yang terlibat dalam menubuhkan syarikat di sini dan menyewa pejabat, dan beliau juga tidak mahu menyusahkan dirinya dengan perkara itu – sekurang-kurangnya bukan pada peringkat awal ini.

Oleh itu, Leong dan Graves memutuskan untuk beralih kepada syarikat yang menyediakan pejabat berservis, penyelesaian sempurna bagi keperluan mereka.

Pejabat berservis?

Apakah itu, mungkin anda bertanya. Menurut Filippo Sarti, pejabat berservis menyediakan ruang pejabat yang lengkap berperabot, bersama perkhidmatan pentadbiran dan prasarana lain untuk syarikat yang mencari fleksibiliti dalam operasi mereka. Pejabat ini juga dikenali sebagai suite berservis atau pusat perniagaan.

Pandangan Sarti dikongsi oleh Rina Ho yang menegaskan bahawa pejabat berservis sesuai untuk mereka yang tidak mahu dibebani dengan butiran remeh penubuhan pejabat.

Beliau berkata bertentangan dengan tanggapan umum, pejabat berservis bukanlah perkara baharu di Malaysia, kerana ia telah wujud sejak 15 tahun lalu. Menurut Ho, orang ramai ketika itu mempunyai salah tanggapan bahawa pejabat berservis mahal dan hanya melayani ekspatriat atau syarikat korporat mewah, dengan ahli perniagaan tempatan pada masa itu lebih gemar beroperasi dari premis mereka sendiri.

Hakikatnya, pejabat berservis dapat menjimatkan banyak wang, masa dan kerumitan syarikat, katanya sambil menambah bahawa kini, persepsi tersebut sedang berubah dan orang ramai perlahan-lahan menyedari manfaat yang boleh dinikmati oleh kebanyakan perniagaan.

Ini jelas tercermin dalam angka penghunian, terutamanya di Segi Tiga Emas Kuala Lumpur. Q serviced office, yang terletak berhampiran Jalan Sultan Ismail, misalnya mencatatkan purata penghunian sebanyak 80 peratus daripada sejumlah 41 suite yang tersedia, Sebuah lagi pusat perniagaan di Menara Berkembar Petronas hampir penuh dengan penghunian 90 peratus manakala CEO SUITE di Menara Maxis di KLCC telah penuh sejak bulan Ogos tahun ini.

Sarti berkata sepanjang lima bulan lalu, terdapat lonjakan permintaan terhadap pejabat berservis. Beliau berkata pusatnya menyaksikan peningkatan 25 peratus dalam pertanyaan, dengan jualan meningkat sebanyak 40 peratus.

“Banyak syarikat sedang mengecilkan saiz dan mereka lebih rela memilih pejabat berservis berbanding pejabat konvensional kerana pejabat konvensional melibatkan banyak kos tetap. Dalam persekitaran ekonomi hari ini, kebanyakan syarikat lebih suka kos mereka berubah-ubah,” katanya.

Jenis perkhidmatan pejabat
Pengurus pusat CEO SUITE, Carrie Law, menghuraikan kategori perkhidmatan pejabat yang disediakan oleh sebuah Pusat Perniagaan, iaitu pejabat segera dan pejabat maya.

Beliau berkata pejabat segera adalah untuk mereka yang perlu menubuhkan pejabat fizikal secepat mungkin manakala pejabat maya lebih sesuai untuk mereka yang sentiasa bergerak.

“Pejabat segera popular dalam kalangan syarikat multinasional, pejabat perwakilan, syarikat dengan bilangan kakitangan yang kecil, malah syarikat permulaan tempatan yang baharu,” katanya.

Law berkata pejabat maya sesuai untuk mereka yang bekerja dari rumah. Pelanggan biasanya tidak menduduki ruang fizikal, tetapi perniagaan dapat dijalankan dengan cekap melalui talian telefon khusus dan alamat surat-menyurat yang berprestij.

“Di CEO SUITE, panggilan untuk pelanggan kami dijawab dengan segera dan profesional, pada setiap masa, walaupun ketika mereka berada di luar. Bagi panggilan penting, panggilan akan dipindahkan serta-merta kepada mereka dari kaunter penyambut tetamu kami,” jelasnya.

Sarti berkata pejabat berservis amat sesuai untuk dua jenis pelanggan, iaitu syarikat yang bercadang untuk berkembang ke pasaran lain dan ingin mewujudkan kehadiran di sana, serta perniagaan bebas yang ingin mempunyai alamat berprestij.

Dalam kategori pertama, syarikat mungkin belum sampai ke tahap di mana sebuah pejabat cawangan yang lengkap dapat diwajarkan. Jadi pejabat perwakilan dalam persekitaran sebegini merupakan pilihan terbaik seterusnya.

Sementara itu, dalam kategori kedua, alamat yang berprestij bukan sahaja meraih penghormatan dan mewujudkan imej yang ingin ditonjolkan oleh syarikat, malah membolehkannya bersaing untuk mendapatkan pelanggan khusus yang ingin dilayaninya.

Ciri-ciri pejabat berservis

Fleksibiliti ialah kata kunci bagi pejabat berservis, di mana syarikat boleh memilih tempoh sewaan sesingkat satu jam hingga selama beberapa tahun, tidak seperti pejabat konvensional yang memerlukan penyewa menandatangani pajakan selama dua hingga tiga tahun.

Kebanyakan syarikat memilih purata tempoh sewaan lapan bulan hingga setahun, dan kebanyakannya memperbaharuinya untuk sekurang-kurangnya satu lagi tempoh yang sama, kata Sarti.

“Kami mendapati semakin banyak syarikat ingin memanfaatkan fleksibiliti yang ditawarkan oleh pejabat berservis – terutamanya dalam tempoh lima hingga enam tahun lalu – bagi melindungi diri daripada perubahan ekonomi yang tidak dijangka,” katanya.

Beliau berkata perniagaan yang beroperasi dari pejabat biasa juga memerlukan pelaburan modal yang tinggi dan menjadikan pejabat beroperasi mengambil masa yang lama, kadangkala sehingga enam bulan. “Namun, dengan pejabat berservis, apa yang perlu dilakukan oleh pelanggan hanyalah masuk, duduk dan mula bekerja dengan segera,” katanya.

Ho berkata pejabat berservis berbeza daripada konsep Pejabat Rumah Pengendali Tunggal (SOHO), kerana pejabat berservis menawarkan persekitaran kerja yang bersifat perniagaan, selain mempunyai alamat profesional.

Fleksibiliti pejabat berservis juga merangkumi keluasan lantai. Law berkata bergantung pada keadaan ekonomi dan sentimen perniagaan umum, pelanggan pejabat berservis boleh menambah atau mengurangkan ruang pejabat mereka mengikut keperluan.

“Sekali lagi, di pejabat konvensional, anda tidak dapat berbuat demikian kerana tuan tanah memerlukan anda menentukan jumlah ruang yang anda perlukan untuk tempoh yang tetap. Jika syarikat anda berkembang, anda terpaksa mencari premis yang lebih besar atau jika syarikat anda mengecil, ruang akan terbazir,” kata Sarti.

Selain itu, keselamatan juga amat penting di mana sesetengah pejabat berservis dilengkapi CCTV di lokasi-lokasi strategik. Pelanggan diberikan kad pintar untuk membolehkan mereka mengakses pejabat mereka pada bila-bila masa yang diperlukan.

Law berkata setiap pelanggan CEO SUITE dibekalkan dengan ID dan kad pintar sendiri yang diprogramkan untuk akses ke CEO SUITE dan pejabatnya. Untuk keselamatan yang lebih baik, CEO SUITE mempunyai sistem akses cap jari yang hanya membenarkan orang yang diberi kuasa memasuki Pusat.

CEO SUITE turut menyediakan peralatan pejabat lain yang menjadikan penyewaan salah satu suitenya begitu mudah tanpa kerumitan : Perabot pejabat berjenama seperti meja eksekutif, kerusi eksekutif dan kabinet, prasarana IT tercanggih, kakitangan sokongan yang terlatih sepenuhnya seperti setiausaha dan penterjemah, serta teh dan kopi bancuhan percuma tanpa had. Lebih-lebih lagi, utiliti seperti elektrik, air dan penghawa dingin, bersama pembersihan harian dan penyelenggaraan am disediakan secara percuma.

Namun, Ho berkata pengendali pejabat berservis mengenakan caj bagi barangan guna habis lain berdasarkan penggunaan sebenar. Ini termasuk perkhidmatan percetakan dan fotokopi, caj telefon serta kemudahan bilik mesyuarat / bilik lembaga.

Bagi kadar sewa, ketiga-tiga pengendali berkata ia bergantung pada keperluan pelanggan seperti jenis dan saiz pejabat, tempoh pajakan dan perkhidmatan yang diperlukan. Semua ini akan dipakejkan mengikut keperluan individu.

Law berkata kadar sewa di CEO SUITE adalah antara RM2,500 hingga RM5,000 sebulan, manakala pusat Q mengenakan RM400 sebulan untuk pejabat maya hingga kira-kira RM2,500 untuk ruang pejabat kecil.

Sarti menambah bahawa mereka yang memilih pajakan setahun di pejabat berservis berbanding pejabat konvensional boleh berjimat sehingga 50 peratus.

Lokasi, lokasi, lokasi

Apabila ditanya sama ada lokasi merupakan faktor penting bagi pelanggan, kedua-dua Sarti dan Law menjawab ya.

Sementara Sarti berkata lokasi merupakan salah satu faktor utama dalam proses membuat keputusan, Law menjelaskan bahawa menonjolkan imej yang betul amat penting bagi syarikat dan untuk mencapainya, sesebuah syarikat perlu berada di lokasi yang tepat dan dikelilingi kemudahan prasarana moden.

“Di mana lagi di kawasan Segi Tiga Emas atau KLCC sesebuah syarikat boleh menjalankan perniagaannya pada kos yang berpatutan seperti yang disediakan oleh pejabat berservis?” soalnya.

Namun, Ho berpendapat ia bergantung pada keperluan individu.

“Pada asasnya, kami berada dalam industri perkhidmatan, maka yang lebih penting ialah kualiti perkhidmatan. Tiada gunanya menempatkan pejabat anda di kawasan berprestij jika anda tidak dapat menyediakan perkhidmatan yang cekap dan sopan kepada pelanggan anda,” tegasnya.

Beliau menambah bahawa tidak seperti pejabat berservis pada masa lalu yang tidak begitu mementingkan perkhidmatan berkualiti, pelanggan kini lebih berpengetahuan dan cerewet.

Tiada ruang untuk kekeliruan

Dengan begitu banyak syarikat beroperasi dari pejabat berservis, sungguh menakjubkan penyambut tetamu yang mengendalikan talian telefon tahu ke mana untuk memindahkan atau menyalurkan panggilan. Adakah mereka pernah tersilap?

Law di CEO SUITE berkata syarikatnya telah melaburkan sumber yang sangat besar untuk prasarana yang baik bagi melayani pelanggan abad ke-21 yang celik IT.

Di CEO SUITE, sistem “private automated branch exchange” (PABX) yang paling canggih membolehkan penyambut tetamu mengenal pasti setiap panggilan, dengan ciri-ciri yang memaklumkan penyambut tetamu tentang cara mengendalikan panggilan masuk untuk pelanggan mereka.

Law berkata apabila penyewa baharu mendaftar, syarikat itu akan diberikan nombor telefon unik syarikat. Bersama nombor telefon itu, mereka akan memprogramkan nama syarikat pelanggan dan tarikh permulaan ke dalam sistem PABX.

“Keseluruhan proses mengambil masa kurang daripada 10 minit dan nama syarikat akan dipaparkan pada monitor apabila terdapat sebarang panggilan untuk mereka. Penyambut tetamu kemudian akan memindahkan panggilan kepada syarikat berkenaan,” katanya.

Beliau menambah bahawa pelanggan juga mempunyai pilihan untuk melencongkan panggilan ke telefon bimbit mereka jika mereka tiada di pejabat.

Bagi pelawat yang datang tanpa temu janji, penyambut tetamu di CEO SUITE akan bertanya kepada pelawat siapa yang ingin mereka temui, sebelum menghubungi pelanggan berkenaan untuk memaklumkan bahawa mereka mempunyai pelawat. Ringkasnya, pusat ini dikendalikan seperti sebuah syarikat multinasional, bagi menonjolkan imej korporat dan profesional yang betul untuk semua pelanggannya.

Penubuhan tanpa kerumitan

Pejabat berservis yang baik kelihatan hampir sama seperti mana-mana pejabat lain yang anda temui di Daerah Perniagaan Pusat mana-mana bandar. Kemas, moden dan dilengkapi dengan cita rasa tinggi, anda tidak boleh dipersalahkan jika menyangka ia ibu pejabat sebuah syarikat berasaskan IT atau syarikat perundingan pengurusan antarabangsa.

Namun, perbezaannya terletak pada perkara yang tidak kelihatan – perkhidmatan, kemudahan dan fleksibiliti yang ditawarkan. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang manfaat ini, PropertyTimes berbual dengan beberapa penghuni di pejabat-pejabat berservis ini.

Andrew Cottam, Pengurus Besar, BT(British Telecom) Telconsult Malaysia Sdn Bhd:

“Kami berpindah ke CEO SUITE pada awal November tahun lalu selepas seorang ejen mencadangkannya kepada saya.

Lokasinya, yang betul-betul bersebelahan Menara Berkembar Petronas, adalah sempurna, kadar yang dikenakan berada dalam bajet kami dan kemudahan yang ditawarkan adalah yang terbaik.

Mengapa saya memilih pejabat berservis berbanding pejabat konvensional? Sebagai syarikat asing yang datang ke Malaysia untuk menubuhkan perniagaan kami, kami mahu segala-galanya tersedia dengan segera tanpa kerumitan pentadbiran atau membuang masa mencari ruang pejabat yang sesuai di sana sini.

Dengan mencari ruang pejabat konvensional, kami juga akan membazirkan masa dan wang untuk peralatan, perabot dan kakitangan yang sesuai.

Kami menemui apa yang kami mahukan di CEO SUITE, yang menyediakan semua kemudahan yang kami perlukan melebihi jangkaan kami.

Selain itu, mereka menawarkan tempoh pajakan yang lebih fleksibel berbanding pejabat lain. Sebagai contoh, saya boleh menyewa suite kecil selama enam bulan dan apabila tiba masanya, saya boleh membesarkan atau mengecilkan saiz pejabat saya dengan mudah.