유연성의 비즈니스

수년간 직장인으로 일해 온 May Leong은 마침내 자신의 컨설팅 사업을 시작하며 홀로서기에 나섰다. 사업장 위치에 특별히 까다롭지는 않지만, 한정된 자금 때문에 사무실을 임차하고 가구를 들이고 직원을 고용하는 것은 불가능하다.

한편 유럽의 한 통신 회사는 말레이시아 시장을 시험해 보려 한다. 이 회사는 최고위 관리자 중 한 명인 Peter Graves를 보내 이곳에 사무실을 세우도록 했다.

그러나 Graves는 즉시 업무를 시작하고 싶어 하며, 쿠알라룸푸르 시티 센터 안에 자리 잡기를 원한다. 외국인인 그는 이곳에서 회사를 설립하고 사무실을 임차하는 절차를 잘 모를 뿐 아니라, 적어도 이 초기 단계에서는 그런 일로 신경 쓰고 싶지도 않다.

이에 따라 Leong과 Graves는 모두 서비스드 오피스를 제공하는 회사를 찾기로 했다. 이들의 필요에 꼭 맞는 해법이다.

서비스드 오피스란?

그것이 무엇인지 궁금할 것이다. Filippo Sarti에 따르면 서비스드 오피스는 운영의 유연성을 원하는 기업에 가구가 완비된 사무 공간과 함께 각종 행정 및 인프라 서비스를 제공한다. 이러한 사무실은 서비스드 스위트 또는 비즈니스 센터라고도 불린다.

Rina Ho도 Sarti와 같은 견해를 보이며, 서비스드 오피스는 사무실을 차리는 데 따르는 세세한 일에 얽매이고 싶지 않은 사람들에게 안성맞춤이라고 지적했다.

그는 통념과 달리 서비스드 오피스가 말레이시아에서 새로운 것이 아니며, 지난 15년간 존재해 왔다고 말했다. Ho에 따르면 당시 사람들은 서비스드 오피스가 비싸고 주재원이나 고급 기업만을 위한 것이라고 오해했으며, 그 무렵 현지 사업가들은 자체 사업장에서 운영하는 것을 선호했다.

그는 실제로 서비스드 오피스가 기업의 많은 비용과 시간, 번거로움을 줄여 줄 수 있다며, 이제 인식이 바뀌고 있고 사람들이 대부분의 기업이 누릴 수 있는 이점을 서서히 깨닫고 있다고 덧붙였다.

이는 입주율 수치, 특히 쿠알라룸푸르 골든 트라이앵글 지역의 수치에 분명히 반영되어 있다. 예를 들어 잘란 술탄 이스마일(Jalan Sultan Ismail) 인근에 있는 Q 서비스드 오피스는 전체 41개 스위트 중 평균 80%의 입주율을 기록하고 있으며, 페트로나스 트윈 타워에 있는 또 다른 비즈니스 센터는 90%로 거의 만실이다. KLCC의 Menara Maxis에 있는 CEO SUITE는 올해 8월 이후 줄곧 만실 상태다.

Sarti는 지난 5개월 동안 서비스드 오피스 수요가 급증했다고 말했다. 그는 자신의 센터에서 문의가 25% 늘었고, 매출은 40% 증가했다고 밝혔다.

그는 “많은 기업이 규모를 줄이고 있으며, 고정비가 많이 드는 일반 사무실 대신 서비스드 오피스를 택하려 합니다. 오늘날의 경제 환경에서 대부분의 기업은 비용을 변동비로 두기를 원합니다”라고 말했다.

사무실 서비스의 종류
CEO SUITE의 센터 매니저 Carrie Law는 비즈니스 센터가 제공하는 사무실 서비스의 범주, 즉 인스턴트 오피스와 가상 오피스에 대해 자세히 설명했다.

그는 인스턴트 오피스는 가능한 한 빨리 실제 사무실을 마련해야 하는 이들을 위한 것이고, 가상 오피스는 늘 이동이 잦은 이들에게 더 적합하다고 말했다.

그는 “인스턴트 오피스는 다국적 기업, 대표 사무소, 직원 수가 적은 기업, 그리고 새로 출범한 현지 스타트업에도 인기가 있습니다”라고 말했다.

Law는 가상 오피스가 재택근무자에게 이상적이라고 말했다. 고객은 대개 물리적 공간을 사용하지 않지만, 전용 전화 회선과 명망 있는 우편 주소를 통해 업무를 효율적으로 처리할 수 있다.

그는 “CEO SUITE에서는 고객이 자리에 없을 때에도 고객에게 걸려 온 전화를 언제나 신속하고 전문적으로 응대합니다. 중요한 전화는 리셉션에서 즉시 고객에게 연결해 드립니다”라고 설명했다.

Sarti는 서비스드 오피스가 특히 두 유형의 고객, 즉 다른 시장으로 확장해 그곳에 거점을 마련하려는 기업과 명망 있는 주소를 원하는 독립 사업자에게 적합하다고 말했다.

첫 번째 유형의 경우, 기업은 아직 정식 지사를 둘 만한 단계에 이르지 않았을 수 있다. 따라서 이러한 환경의 대표 사무소가 차선책이 될 것이다.

한편 두 번째 유형의 경우, 명망 있는 주소는 신뢰를 얻고 기업이 알리고자 하는 이미지를 만들어 줄 뿐 아니라 기업이 목표로 하는 특정 고객층을 두고 경쟁할 수 있게 해 준다.

서비스드 오피스의 특징

서비스드 오피스의 핵심어는 유연성이다. 임차인에게 2~3년 임대 계약을 요구하는 일반 사무실과 달리, 기업은 짧게는 1시간부터 길게는 수년까지 임차 기간을 선택할 수 있다.

Sarti는 대부분의 기업이 평균 8개월에서 1년의 임차 기간을 택하며, 대다수는 최소한 비슷한 기간으로 한 차례 더 갱신한다고 말했다.

그는 “특히 지난 5~6년 사이에 예상치 못한 경제 변화에 대비하기 위해 서비스드 오피스의 유연성을 활용하려는 기업이 점점 늘고 있다는 것을 알게 됐습니다”라고 말했다.

그는 일반 사무실에서 사업을 운영하려면 높은 자본 투자가 필요하고, 사무실을 가동하기까지 시간이 많이 걸려 때로는 6개월이 소요되기도 한다고 말했다. 그는 “하지만 서비스드 오피스에서는 고객이 들어와 앉아서 곧바로 일을 시작하기만 하면 됩니다”라고 말했다.

Ho는 서비스드 오피스가 전문적인 주소를 제공할 뿐 아니라 비즈니스다운 업무 환경을 제공한다는 점에서 1인 운영 홈오피스(SOHO) 개념과 다르다고 말했다.

서비스드 오피스의 유연성은 면적에도 적용된다. Law는 경제 상황과 전반적인 경기 심리에 따라 서비스드 오피스 고객은 사무 공간을 적절히 늘리거나 줄일 수 있다고 말했다.

Sarti는 “다시 말하지만, 일반 사무실에서는 임대인이 일정 기간 동안 필요한 공간의 크기를 정하도록 요구하기 때문에 그렇게 할 수 없습니다. 회사가 커지면 더 넓은 사업장을 찾아야 하고, 회사가 축소되면 공간이 낭비됩니다”라고 말했다.

그 밖에 보안도 매우 중요하다. 일부 서비스드 오피스는 전략적 위치에 CCTV를 갖추고 있다. 고객에게는 필요할 때마다 사무실에 출입할 수 있도록 스마트카드가 지급된다.

Law는 CEO SUITE의 각 고객에게 CEO SUITE와 자신의 사무실 모두에 출입할 수 있도록 프로그래밍된 개인 ID와 스마트카드가 제공된다고 말했다. 보안 강화를 위해 CEO SUITE는 승인된 사람만 센터에 출입할 수 있는 지문 인식 출입 시스템을 갖추고 있다.

CEO SUITE는 스위트 임차를 매우 간편하게 해 주는 다른 사무 지원 요소들도 제공한다. 임원용 책상, 임원용 의자, 캐비닛 등 디자이너 사무 가구, 최첨단 IT 인프라, 비서와 통역사 등 충분한 교육을 받은 지원 인력, 무제한 차와 원두커피가 그것이다. 게다가 전기, 수도, 냉방 등 공공 서비스와 매일 청소 및 일반 유지 관리가 무료로 제공된다.

그러나 Ho는 서비스드 오피스 운영업체들이 그 밖의 소모성 서비스에 대해서는 실사용량에 따라 요금을 부과한다고 말했다. 여기에는 인쇄 및 복사 서비스, 전화 요금, 회의실·이사회실 시설이 포함된다.

임대료에 대해 세 운영업체 모두 사무실의 유형과 크기, 임차 기간, 필요한 서비스 등 고객의 요구 사항에 따라 달라진다고 말했다. 이 모든 것은 개별 요구에 맞춰 패키지로 구성된다.

Law는 CEO SUITE의 임대료가 월 RM2,500에서 RM5,000 사이라고 말했으며, Q 센터는 가상 오피스에 월 RM400, 소형 사무 공간에 약 RM2,500을 부과한다.

Sarti는 일반 사무실 대신 서비스드 오피스를 1년 임차하는 사람은 최대 50%까지 비용을 절감할 수 있다고 덧붙였다.

입지, 입지, 입지

입지가 고객에게 중요한 요소인지를 묻는 질문에 Sarti와 Law 모두 그렇다고 답했다.

Sarti는 입지가 의사 결정 과정의 주요 요소 중 하나라고 말했고, Law는 올바른 이미지를 보여 주는 것이 기업에 매우 중요하며 이를 위해서는 적절한 입지에 자리 잡고 현대적인 인프라 시설에 둘러싸여 있어야 한다고 설명했다.

그는 “서비스드 오피스가 제공하는 것처럼 합리적인 비용으로 골든 트라이앵글이나 KLCC 지역에서 사업을 운영할 수 있는 곳이 또 어디 있겠습니까?”라고 반문했다.

그러나 Ho는 개인의 요구 사항에 따라 다르다는 의견이다.

그는 “기본적으로 우리는 서비스업에 종사하므로 더 중요한 것은 서비스의 질입니다. 고객에게 효율적이고 정중한 서비스를 제공하지 못한다면 명망 있는 지역에 사무실을 두는 것은 의미가 없습니다”라고 지적했다.

그는 서비스의 질을 그다지 중시하지 않았던 예전의 서비스드 오피스와 달리, 지금의 고객들은 더 많이 알고 안목도 높다고 덧붙였다.

혼선은 없다

그토록 많은 기업이 서비스드 오피스에서 운영되는 상황에서, 전화를 받는 리셉셔니스트들이 어디로 전화를 돌리고 연결해야 하는지 아는 것은 기적에 가깝다. 실수하지는 않을까?

CEO SUITE의 Law는 회사가 21세기의 IT에 능숙한 고객을 위해 우수한 인프라에 막대한 자원을 투자했다고 말했다.

CEO SUITE에서는 최첨단 ‘구내 자동 교환기’(PABX) 시스템을 통해 리셉셔니스트가 각 전화를 식별할 수 있으며, 고객에게 걸려 오는 전화를 어떻게 처리해야 하는지 리셉셔니스트에게 알려 주는 기능도 갖추고 있다.

Law는 새 임차인이 계약하면 해당 회사에 고유한 전화번호가 부여된다고 말했다. 전화번호와 함께 고객의 회사명과 입주 개시일을 PABX 시스템에 입력한다.

그는 “전체 과정은 10분도 걸리지 않으며, 해당 회사로 전화가 오면 모니터에 회사 이름이 표시됩니다. 그러면 리셉셔니스트가 해당 회사로 전화를 연결합니다”라고 말했다.

그는 고객이 사무실에 없을 경우 전화를 휴대전화로 돌려받는 옵션도 있다고 덧붙였다.

사전 약속 없이 찾아온 방문객의 경우, CEO SUITE의 리셉셔니스트는 누구를 만나러 왔는지 물은 뒤 해당 고객에게 전화를 걸어 방문객이 왔음을 알린다. 요컨대 센터는 모든 고객에게 올바른 기업 이미지와 전문적인 이미지를 보여 줄 수 있도록 다국적 기업처럼 운영된다.

번거로움 없는 입주

좋은 서비스드 오피스는 어느 도시의 중심 업무 지구에서나 볼 수 있는 여느 사무실과 거의 다르지 않다. 매끈하고 현대적이며 품위 있게 꾸며져 있어, IT 기업의 본사나 국제 경영 컨설팅 회사로 착각하더라도 무리가 아니다.

그러나 차이는 눈에 보이지 않는 곳, 즉 제공되는 서비스와 편의, 유연성에 있다. 이러한 이점을 더 분명히 알아보기 위해 PropertyTimes가 이들 서비스드 오피스의 입주자 몇 명과 이야기를 나눴다.

Andrew Cottam, BT(British Telecom) Telconsult Malaysia Sdn Bhd 총괄 매니저:

“저희는 작년 11월 초 한 중개인의 추천을 받고 CEO SUITE에 입주했습니다.

페트로나스 트윈 타워 바로 옆이라는 입지는 완벽했고, 요금은 예산 범위 안이었으며, 제공되는 시설은 최고 수준이었습니다.

왜 일반 사무실 대신 서비스드 오피스를 택했느냐고요? 말레이시아에 진출해 사업을 시작하는 외국 기업으로서, 저희는 행정적인 번거로움이나 적당한 사무 공간을 찾아 이리저리 헤매며 시간을 낭비하는 일 없이 모든 것을 즉시 이용할 수 있기를 원했습니다.

일반 사무 공간을 찾는다면 장비와 가구, 적합한 직원을 구하는 데에도 시간과 돈을 낭비하게 될 것입니다.

저희는 CEO SUITE에서 원하던 것을 찾았습니다. 이곳은 저희에게 필요한 모든 시설을 기대 이상으로 제공합니다.

게다가 다른 사무실에 비해 더 유연한 임대 조건을 제공합니다. 예를 들어 소형 스위트를 6개월간 임차했다가, 때가 되면 사무실 규모를 쉽게 늘리거나 줄일 수 있습니다.