灵活性的生意

打了多年工之后，May Leong 终于要自立门户，创办自己的咨询公司。虽然她对公司设在哪里并不太挑剔，但有限的资金意味着租用办公室、添置家具和聘请员工都不在考虑之列。

与此同时，一家欧洲电信公司正打算试水马来西亚市场。公司派出一位高层经理 Peter Graves 来这里设立办公室。

然而，Graves 希望立即开始工作，并希望办公地点位于吉隆坡城中城。作为外国人，他不清楚在这里注册公司和租赁办公室的程序，也不想为此操心——至少在初期阶段不想。

因此，Leong 和 Graves 都决定求助于提供服务式办公室的公司，这正是满足他们需求的完美方案。

服务式办公室？

你可能会问，这是什么？据 Filippo Sarti 介绍，服务式办公室为追求运营灵活性的公司提供家具齐全的办公空间，以及其他行政和基础设施服务。这类办公室也被称为服务式套房或商务中心。

Rina Ho 也认同 Sarti 的看法。她指出，对于不想被设立办公室的琐碎细节缠身的人来说，服务式办公室再合适不过了。

她说，与普遍看法相反，服务式办公室在马来西亚并不新鲜，已经存在了 15 年。据 Ho 介绍，当时人们误以为服务式办公室价格昂贵，只面向外籍人士或高端企业，而当时的本地商人更喜欢在自己的场所经营。

她说，实际上，服务式办公室可以为公司节省大量资金、时间和麻烦，并补充说，如今观念正在改变，人们逐渐认识到大多数企业都能享受到的好处。

这一点在入驻率数据中得到了明显体现，尤其是吉隆坡黄金三角区的服务式办公室。例如，位于 Jalan Sultan Ismail 附近的 Q 服务式办公室，41 间套房的平均入驻率为 80%；双子塔的另一家商务中心入驻率高达 90%，几乎全满；而吉隆坡城中城 Menara Maxis 的 CEO SUITE 自今年八月以来一直满租。

Sarti 说，过去五个月来，服务式办公室的需求激增。他说，他的中心咨询量增加了 25%，销售额增长了 40%。

“很多公司都在缩减规模，它们宁愿选择服务式办公室，而不是传统办公室，因为后者有许多固定成本。在当今的经济环境下，大多数公司更希望成本是可变的，”他说。

办公服务的类型：CEO SUITE 中心经理 Carrie Law 详细介绍了商务中心提供的办公服务类别，即即时办公室和虚拟办公室。

她说，即时办公室适合需要尽快设立实体办公室的人，而虚拟办公室更适合经常外出奔波的人。

“即时办公室深受跨国公司、代表处、员工人数较少的公司，甚至本地新创企业的欢迎，”她说。

Law 说，虚拟办公室非常适合在家工作的人。客户通常不占用实体空间，但可以通过专用电话线和显赫的通讯地址高效开展业务。

“在 CEO SUITE，客户的来电随时都会得到及时、专业的处理，即使他们外出也不例外。对于重要来电，前台会立即转接给他们，”她解释说。

Sarti 说，服务式办公室尤其适合两类客户：一类是考虑扩展到另一个市场并希望在当地设立据点的公司，另一类是希望拥有显赫地址的独立企业。

对于第一类，公司可能还没有发展到值得设立完整分公司的阶段，因此在这种环境中设立代表处是次优选择。

而对于第二类，显赫的地址不仅能赢得尊重、塑造公司希望推广的形象，还能让公司去争取它想要服务的特定客户群。

服务式办公室的特点

灵活性是服务式办公室的关键词。公司可以选择短至一小时、长至数年的租期，不像传统办公室那样要求租户签订两到三年的租约。

Sarti 说，大多数公司选择的平均租期为八个月至一年，而且大多数会以相近的期限至少续约一次。

“我们发现，越来越多的公司希望利用服务式办公室提供的灵活性——尤其是在过去五六年间——以防范不可预见的经济变化，”他说。

他说，在一般办公室经营的企业还需要大量资本投入，而且让办公室投入运作非常耗时，有时长达六个月。“然而，使用服务式办公室，客户只需走进来、坐下，就能立即开始工作，”他说。

Ho 说，服务式办公室不同于单人家庭办公室（SOHO）的概念，因为服务式办公室除了拥有专业地址外，还提供商务化的工作环境。

服务式办公室的灵活性也延伸到楼面空间。Law 说，根据经济状况和整体商业氛围，服务式办公室的客户可以相应地扩大或缩小办公空间。

“同样，在传统办公室你做不到这一点，因为业主要求你在固定期限内确定所需的空间大小。如果公司扩张，你将被迫寻找更大的场所；如果公司缩编，就会造成空间浪费，”Sarti 说。

此外，安全也至关重要，一些服务式办公室在战略位置安装了闭路电视。客户会获发一张智能卡，可随时进入自己的办公室。

Law 说，每位 CEO SUITE 客户都会获得专属身份证和智能卡，经编程后可进入 CEO SUITE 及其办公室。为了加强安全，CEO SUITE 设有指纹门禁系统，只允许获授权人员进入中心。

CEO SUITE 还提供其他办公配套，让租用其套房毫无麻烦：行政办公桌、行政椅和文件柜等设计师办公家具，先进的 IT 基础设施，秘书和翻译等训练有素的支持人员，以及无限量供应的茶和现煮咖啡。更重要的是，电、水和空调等公用设施，以及日常清洁和一般维护均免费提供。

不过，Ho 说，服务式办公室运营商会对其他消耗品按实际使用量收费，包括打印和复印服务、电话费以及会议室/董事会议室设施。

至于租金，三家运营商都表示取决于客户的要求，例如办公室类型和面积、租期以及所需服务。所有这些都会根据个人需求打包组合。

Law 说，CEO SUITE 的租金为每月 2,500 令吉至 5,000 令吉，而 Q 中心的虚拟办公室月费为 400 令吉，小型办公空间约为 2,500 令吉。

Sarti 补充说，与传统办公室相比，选择服务式办公室一年租约的人可以节省高达 50% 的费用。

地段、地段、地段

当被问及地段对客户是否是重要因素时，Sarti 和 Law 都给出了肯定的回答。

Sarti 说地段是决策过程中的主要因素之一，Law 则解释说，展现恰当的形象对公司非常重要，而要做到这一点，公司需要位于合适的地段，周围有现代化的基础设施。

“在黄金三角区或吉隆坡城中城一带，还有哪里能像服务式办公室这样，让公司以合理的成本经营业务呢？”她反问道。

不过，Ho 认为这取决于个人需求。

“基本上，我们属于服务业，因此更重要的是服务质量。如果不能为客户提供高效、礼貌的服务，把办公室设在显赫地段也没有意义，”她指出。

她补充说，过去的服务式办公室不太重视服务质量，而如今的客户更加见多识广、要求更高。

不容混淆

这么多公司在服务式办公室里经营，负责接听电话的前台竟能知道该把来电转给谁或引导到哪里，简直是个奇迹。她们会弄错吗？

CEO SUITE 的 Law 说，公司投入了大量资源建设良好的基础设施，以满足 21 世纪精通 IT 的客户的需求。

在 CEO SUITE，最先进的“专用自动交换分机”（PABX）系统让前台能够识别每一通来电，并具有提示前台如何为客户处理来电的功能。

Law 说，新租户签约时，公司会获得一个专属电话号码。他们会把客户的公司名称和起租日期连同电话号码一起录入 PABX 系统。

“整个过程不到 10 分钟，只要有找他们的来电，公司名称就会出现在显示器上。前台随后会把来电转接给相应的公司，”她说。

她补充说，如果客户不在办公室，也可以选择把来电转接到他们的手机。

对于上门访客，CEO SUITE 的前台会询问访客要见谁，然后致电相关客户告知有访客到访。简而言之，中心以跨国企业的方式运作，为所有客户展现恰当的企业和专业形象。

轻松设立

好的服务式办公室看起来和任何城市中央商务区里的其他办公室差不多。简洁、现代、布置雅致，如果你以为这是一家 IT 公司或国际管理咨询公司的总部，那也情有可原。

然而，区别在于看不见的地方——所提供的服务、便利和灵活性。为了更清楚地了解这些好处，《PropertyTimes》采访了这些服务式办公室的一些租户。英国电信 BT Telconsult Malaysia Sdn Bhd 总经理 Andrew Cottam：

“去年十一月初，在一位中介的推荐下，我们搬进了 CEO SUITE。

地段就在双子塔旁边，非常完美，收费在我们的预算之内，提供的设施也是一流的。

为什么我选择服务式办公室而不是传统办公室？作为一家来马来西亚开展业务的外国公司，我们希望一切都能立即到位，免去行政上的麻烦，也不必浪费时间四处寻找合适的办公空间。

如果寻找传统办公空间，我们还会在设备、家具和合适的员工上浪费时间和金钱。

我们在 CEO SUITE 找到了想要的一切，他们提供的所有设施都超出了我们的预期。

此外，与其他办公室相比，他们提供的租期更加灵活。例如，我可以先租一间小套房六个月，到时候再轻松地扩大或缩小办公室。