Bertahun-tahun lalu, para profesional bisnis hanya memiliki satu meja yang perlu dijaga kebersihannya—ruang meja fisik tempat mesin tik, pena, kertas, cangkir, dan telepon mereka diletakkan. Tidak ada desktop komputer yang perlu ditata, karena komputer memang belum ada. Kantor hampir selalu berada di gedung perkantoran tradisional. Kadang-kadang, orang bekerja sedikit di rumah pada malam hari jika cukup beruntung memiliki mesin tik sendiri. Barang-barang yang berat dan merepotkan ini sering disimpan di lemari atau di atas meja dan hanya sesekali digunakan, karena kebanyakan orang harus tetap berada di kantor untuk pekerjaan mendesak dan kesempatan bekerja dari rumah tidak sering muncul.
Berkat teknologi, kita tidak lagi terikat pada meja seperti dulu, dan para profesional dapat bekerja di rumah, saat bepergian, di stasiun kereta, di pesawat, bahkan saat berlibur. Profesional yang berpendidikan dan sangat terampil memiliki mobilitas yang lebih tinggi di masyarakat kita dibandingkan sebelumnya. Namun, mobilitas ini juga berarti kita kini memiliki banyak desktop yang harus dijaga tetap bersih dan rapi. Jika Anda bekerja di kantor rumah pada beberapa hari, di ruang kerja bersama pada hari lainnya, dan di kantor pusat perusahaan sebulan sekali sambil bepergian, Anda memiliki banyak meja yang harus dijaga kerapiannya—baik meja fisik maupun desktop virtual.
Fokuskan seluruh upaya penataan tempat kerja Anda pada tiga area berikut, dan Anda akan merasakan peningkatan produktivitas sekaligus berkurangnya stres.
1. Tata meja dan ruang kerja Anda
Perhatikan area meja Anda. Jika Anda melihat tumpukan kertas yang tidak sedap dipandang, perangkat yang berserakan, buku-buku yang tidak beraturan, atau barang-barang sejenisnya, ruang kerja Anda bisa jadi menurunkan produktivitas Anda. Menurut prinsip Feng Shui, meja kerja harus bebas dari barang yang berantakan agar Anda dapat bekerja tanpa gangguan dan dengan tingkat kreativitas yang lebih tinggi. Anda akan bekerja lebih efektif di meja yang rapi dan teratur dibandingkan meja yang berantakan. Apa yang benar-benar Anda butuhkan di meja? Apa yang perlu berada dalam jangkauan tangan, dan apa yang tidak diperlukan? Apakah Anda memerlukan perabot penyimpanan kantor untuk menyimpan kertas dan barang-barang penting dengan rapi? Beberapa studi penelitian terbaru menunjukkan bahwa lingkungan kerja yang tidak rapi dapat menghambat kesuksesan profesional, yang mendukung prinsip-prinsip Feng Shui kuno dengan riset modern. Jika Anda bekerja dari beberapa lokasi, Anda sebaiknya menata setiap area tersebut untuk produktivitas maksimal.
2. Optimalkan desktop komputer Anda untuk produktivitas
Berapa banyak file yang berebut perhatian Anda saat Anda membuka laptop atau masuk ke komputer? Jika jawabannya adalah Anda memiliki lebih banyak file di desktop daripada yang benar-benar perlu Anda akses hari ini, saatnya mulai membuat folder dan menata semuanya. Setiap kali Anda harus memilah file secara visual di desktop, Anda membuang waktu yang bisa digunakan untuk hal yang lebih berharga. Buat folder terpisah untuk file foto, file dokumen, dan jenis file utama lainnya yang Anda miliki. Di dalam folder-folder ini, buat folder “Dokumen Kerja” dan “Dokumen Arsip”. Letakkan file di lokasi yang sesuai.
3. Rapikan ponsel dan tablet/iPad Anda
Apakah ponsel pintar atau tablet Anda memiliki aplikasi yang sebenarnya tidak Anda gunakan secara rutin? Aplikasi-aplikasi ini tidak hanya membuat layar Anda berantakan (memaksa Anda menggeser 3 atau 4 layar untuk menemukan aplikasi manajemen proyek yang Anda butuhkan untuk bekerja), tetapi juga menghabiskan ruang memori di perangkat Anda. Jika Anda belum menggunakan sebuah aplikasi selama lebih dari sebulan dan tidak berencana menggunakannya bulan ini, saatnya untuk menghapusnya. Mungkin ada beberapa pengecualian untuk aturan ini (beberapa aplikasi berbayar yang mungkin hanya sesekali Anda gunakan, misalnya aplikasi perencanaan wahana untuk saat Anda mengunjungi Hong Kong Disneyland), tetapi secara umum sebagian besar aplikasi yang tidak Anda gunakan secara rutin hanya membuat ponsel Anda berantakan. Jika itu aplikasi gratis dan Anda tidak sedang menggunakannya, hapus saja; jika Anda membutuhkannya lagi, Anda dapat mengunduhnya nanti dan dipastikan mendapatkan versi terbarunya.
Untuk memaksimalkan produktivitas, Anda sebaiknya menjaga lingkungan tempat kerja sebersih dan serapi mungkin untuk meminimalkan gangguan, meningkatkan kecepatan kerja, dan mendorong kreativitas. Hal ini sering kali berarti Anda perlu meluangkan waktu setiap minggu untuk merapikan berbagai “desktop” yang Anda gunakan dalam hari kerja: meja kantor utama Anda, desktop komputer, desktop tablet, layar utama ponsel pintar, desktop laptop, meja kantor di lantai atas, dan bahkan stasiun kerja yang sesekali Anda gunakan saat berada di kantor pusat perusahaan di Tokyo. Setiap area (fisik maupun virtual) yang Anda masuki untuk bekerja membawa potensi gangguan dan penurunan produktivitas. Tetap teratur akan meningkatkan waktu yang Anda curahkan untuk setiap tugas, sehingga Anda tidak kelabakan mencari pena saat menerima panggilan telepon penting atau memilah-milah tumpukan file komputer yang berantakan untuk menemukan file yang Anda butuhkan.
Anda dapat menyewa stasiun kerja kantor yang tertata sempurna di CEO SUITE, dengan kontrak fleksibel mulai dari satu minggu hingga 2 tahun atau lebih. Anda juga dapat memilih kantor virtual, yang memberi Anda alamat kantor bergengsi (tidak perlu lagi khawatir klien mampir ke apartemen Anda!) serta akses ke lounge VIP eksekutif dan layanan surat. Sebagai perusahaan kantor berlayanan multinasional terbaik di Asia (dengan lokasi di 7 negara), kami juga menawarkan layanan pendaftaran perusahaan. Hubungi CEO SUITE hari ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang penyewaan ruang kantor, fasilitas konferensi, atau pemesanan lokasi kantor virtual untuk ekspansi bisnis Anda.
