多年前，商务人士只需保持一个桌面的整洁——那就是摆放着打字机、笔、纸、杯子和电话的实体办公桌。那时没有需要整理的电脑桌面，因为根本没有电脑。办公室几乎总是位于传统写字楼中。有时，如果有幸拥有自己的打字机，人们会在晚上在家做一点工作。这些笨重的物件通常放在壁橱里或桌子上，只是偶尔使用，因为大多数人必须留在办公室完成紧急工作任务，在家工作的机会并不多。
得益于科技，我们不再像过去那样被束缚在办公桌前，专业人士可以在家中、出差途中、地铁站、飞机上，甚至在度假时工作。在我们的社会中，受过良好教育、技能娴熟的专业人士拥有前所未有的流动性。然而，这种流动性也意味着我们现在有许多桌面需要保持整洁有序。如果您有时在家庭办公室工作，有时在共享办公空间工作，出差时每月还要去一次公司总部，那么您就有许多桌面需要保持整洁——既包括实体办公桌，也包括虚拟桌面。
把您所有的工作空间整理工作集中在以下三个方面，您将体验到效率的提升和压力的减轻。
1. 整理您的办公桌和工作空间
看看您的办公桌周围。如果您看到的是杂乱的成堆文件、随意摆放的设备、零散的书籍或其他类似的东西，那么您的工作空间可能正在降低您的效率。根据风水原则，办公桌应保持整洁无杂物，以便专心工作、激发更高的创造力。在整洁有序的办公桌前工作，效率会比在凌乱的办公桌前更高。您的桌面上真正需要什么？哪些东西需要伸手可及，哪些又是不必要的？您是否需要一些办公收纳家具，把文件和重要物品整齐地存放起来？近期的多项研究表明，杂乱的工作环境可能会阻碍职业成功，这以现代研究印证了古老的风水原则。如果您在多个地点工作，则应将每个区域都整理好，以实现最高效率。
2. 优化电脑桌面，提升效率
当您打开笔记本电脑或登录电脑时，有多少文件在争夺您的注意力？如果答案是桌面上的文件比您今天真正需要打开的还多，那么是时候开始创建文件夹、整理有序了。每次您不得不用眼睛在桌面上逐一翻找文件时，都在浪费原本可以花在更有价值事情上的时间。为照片文件、文档文件以及您拥有的其他主要文件类型分别创建文件夹。在这些文件夹中，再创建“工作文档”和“归档文档”文件夹。把文件放到相应的位置。
3. 清理手机和平板电脑 / iPad
您的智能手机或平板电脑上是否有并不经常使用的应用？这些应用不仅让屏幕显得杂乱（让您不得不滑过三四个屏幕才能找到工作所需的项目管理应用），还会占用设备的存储空间。如果某个应用您已经一个多月没用过，而且预计这个月也不会用，那就是时候删掉它了。这条规则也有一些例外（比如某些您可能只是偶尔使用的付费应用，例如游玩香港迪士尼乐园时用的游乐规划应用），但总的来说，大多数不经常使用的应用只会让手机变得杂乱。如果是免费应用，而您现在用不到，就删掉它；如果以后再需要，可以重新下载，还能确保获得最新版本。
为了最大限度地提高效率，您应尽可能保持工作环境整洁有序，以减少干扰、加快工作速度并增强创造力。这通常意味着您每周都需要花些时间整理工作中使用的各种“桌面”：您的主办公桌、电脑桌面、平板电脑桌面、智能手机主屏幕、笔记本电脑桌面、楼上的办公桌，甚至是您偶尔去东京公司总部时使用的工位。您进入工作状态的每一个区域（无论是实体的还是虚拟的）都可能带来干扰、降低效率。保持条理清晰会增加您在每项任务上投入的时间，这样您就不会在重要电话中手忙脚乱地找笔，也不必在杂乱无章的电脑文件中翻找所需的那一个。
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