何年も前、ビジネスプロフェッショナルが整理整頓しておくべきデスクトップは1つだけでした。タイプライター、ペン、紙、マグカップ、電話が置かれた物理的なデスクです。コンピューターがなかったので、整理しておくべきコンピューターのデスクトップもありませんでした。オフィスはほとんどの場合、従来型のオフィスビルにありました。自分のタイプライターを持っている幸運な人は、夜に自宅で少し仕事をすることもありました。これらの重くてかさばる道具は、多くの場合クローゼットやテーブルの上に置かれ、たまにしか使われませんでした。ほとんどの人は急ぎの仕事のためにオフィスに残らなければならず、自宅で仕事をする機会はあまりなかったからです。
テクノロジーのおかげで、私たちはかつてほどデスクに縛られなくなり、プロフェッショナルは自宅、移動中、地下鉄の駅、飛行機の中、さらには休暇中でも仕事ができるようになりました。教育を受けた高度なスキルを持つプロフェッショナルは、私たちの社会においてかつてないほどの機動性を手にしています。しかし、この機動性は同時に、整理整頓しておくべきデスクトップが今や数多くあることも意味します。ある日は自宅のホームオフィスで、別の日はシェアオフィスのスペースで、そして月に一度は出張しながら本社で仕事をしているなら、物理的なデスクと仮想のデスクトップの両方を含め、整理整頓しておくべきデスクがたくさんあることになります。
職場を整理する取り組みを次の3つの分野に集中させれば、生産性が向上し、ストレスが軽減されるでしょう。
1. デスクと作業スペースを整理する
デスク周りを見てみましょう。見苦しい書類の山、散らばった機器、無造作に置かれた本などが目に入るなら、作業スペースが生産性を低下させている可能性があります。風水の原則によれば、気が散ることなく仕事ができ、創造性を高めるために、仕事用のデスクは散らかっていない状態であるべきです。散らかったデスクよりも、きちんと整理されたデスクのほうが効率的に仕事ができます。デスクの上に本当に必要なものは何でしょうか？手の届く範囲に置いておく必要があるものは何で、不要なものは何でしょうか？書類や重要な物をきちんと収納するためのオフィス用収納家具が必要でしょうか？最近のいくつかの研究では、散らかった職場環境が仕事での成功を妨げる可能性があることが示唆されており、昔ながらの風水の原則を現代の研究が裏付けています。複数の場所で仕事をしている場合は、生産性を最大限に高めるために、それぞれの場所を整理しておきましょう。
2. 生産性を高めるためにパソコンのデスクトップを最適化する
ノートパソコンを開いたり、パソコンにログオンしたりしたとき、どれだけのファイルがあなたの注意を引こうと飛び込んできますか？今日実際にアクセスする必要がある以上のファイルがデスクトップにあるなら、フォルダを作って整理を始める時です。デスクトップ上のファイルを目で探して仕分けるたびに、他のことにもっと有意義に使えたはずの時間を無駄にしているのです。写真ファイル、文書ファイル、その他の主な種類のファイルごとに別々のフォルダを作りましょう。これらのフォルダの中に、「作業中の文書」と「アーカイブ済みの文書」のフォルダを作成します。ファイルを適切な場所に入れましょう。
3. スマートフォンとタブレット・iPad を整理する
スマートフォンやタブレットに、実際には普段使っていないアプリがありませんか？こうしたアプリは画面を散らかす（仕事に必要なプロジェクト管理アプリにたどり着くまでに3～4画面もスワイプしなければならなくなる）だけでなく、デバイスのメモリ容量も占有しています。1か月以上使っておらず、今月も使う予定がないアプリなら、削除する時です。このルールにはいくつか例外があるかもしれません（たとえば、香港ディズニーランドを訪れるときに使うアトラクション計画アプリなど、たまにしか使わない有料アプリ）が、一般的には、普段使っていないアプリのほとんどは単にスマートフォンを散らかしているだけです。無料のアプリで今使っていないのであれば削除しましょう。再び必要になったら後でダウンロードでき、確実に最新バージョンを入手できます。
生産性を最大限に高めるには、職場環境をできるだけ清潔で散らかっていない状態に保ち、気が散るものを最小限にし、作業スピードを上げ、創造性を高めるべきです。そのためには多くの場合、仕事の日に使うさまざまな「デスクトップ」、つまりメインオフィスのデスクそのもの、パソコンのデスクトップ、タブレットのデスクトップ、スマートフォンのメイン画面、ノートパソコンのデスクトップ、上の階のオフィスのデスク、さらには東京の本社にいるときにたまに使うワークステーションまで、毎週時間をかけて手入れする必要があります。仕事をするために入る（物理的または仮想の）各エリアには、気が散って生産性が低下する可能性が伴います。整理整頓を心がければ、各タスクに費やせる時間が増えるため、大事な電話の最中にペンを探して慌てたり、必要なファイル1つを見つけるために散らかったパソコンのファイルの山をかき分けたりすることがなくなります。
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