หลายปีก่อน ผู้ประกอบวิชาชีพทางธุรกิจมีโต๊ะทำงานเพียงแห่งเดียวที่ต้องดูแลให้สะอาด นั่นคือพื้นที่โต๊ะทำงานจริงที่วางเครื่องพิมพ์ดีด ปากกา กระดาษ แก้วน้ำ และโทรศัพท์ ไม่มีเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ที่ต้องจัดระเบียบ เพราะยังไม่มีคอมพิวเตอร์ สำนักงานแทบจะตั้งอยู่ในอาคารสำนักงานแบบดั้งเดิมเสมอ บางครั้งผู้คนก็ทำงานที่บ้านบ้างในตอนเย็น หากโชคดีพอที่จะมีเครื่องพิมพ์ดีดเป็นของตนเอง สิ่งของที่หนักและเทอะทะเหล่านี้มักถูกเก็บไว้ในตู้หรือบนโต๊ะ และใช้งานเป็นครั้งคราวเท่านั้น เนื่องจากคนส่วนใหญ่ต้องอยู่ที่สำนักงานเพื่อทำงานเร่งด่วน และโอกาสในการทำงานจากบ้านก็ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยนัก
ด้วยเทคโนโลยี เราไม่ได้ผูกติดกับโต๊ะทำงานเหมือนแต่ก่อนอีกต่อไป และผู้ประกอบวิชาชีพสามารถทำงานที่บ้าน ระหว่างการเดินทาง ในสถานีรถไฟฟ้า บนเครื่องบิน และแม้แต่ในช่วงวันหยุดพักผ่อน ผู้ประกอบวิชาชีพที่มีการศึกษาและทักษะสูงในสังคมของเรามีความคล่องตัวมากกว่าที่เคยมีมาในอดีต อย่างไรก็ตาม ความคล่องตัวนี้ยังหมายความว่าเรามีโต๊ะทำงานหลายแห่งที่ต้องดูแลให้สะอาดและเป็นระเบียบ หากบางวันคุณทำงานที่โฮมออฟฟิศ บางวันทำงานในพื้นที่สำนักงานแบบแชร์ และไปสำนักงานใหญ่ของบริษัทเดือนละครั้งในระหว่างการเดินทาง คุณก็มีโต๊ะทำงานหลายแห่งที่ต้องดูแลให้สะอาด ทั้งโต๊ะทำงานจริงและเดสก์ท็อปเสมือน
ทุ่มเทความพยายามในการจัดระเบียบที่ทำงานทั้งหมดไปที่สามด้านนี้ แล้วคุณจะพบว่าประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นและความเครียดลดลง
1. จัดระเบียบโต๊ะทำงานและพื้นที่ทำงานของคุณ
ลองมองดูบริเวณโต๊ะทำงานของคุณ หากคุณเห็นกองกระดาษรกตา อุปกรณ์วางกระจัดกระจาย หนังสือวางไม่เป็นที่ หรือสิ่งอื่นๆ ทำนองนี้ พื้นที่ทำงานของคุณอาจกำลังลดประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ตามหลักฮวงจุ้ย โต๊ะทำงานควรปราศจากความรกรุงรังเพื่อส่งเสริมการทำงานที่ไม่มีสิ่งรบกวนและความคิดสร้างสรรค์ที่สูงขึ้น คุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นที่โต๊ะที่เรียบร้อยและเป็นระเบียบมากกว่าโต๊ะที่รก คุณต้องการอะไรบนโต๊ะทำงานจริงๆ? อะไรที่ต้องอยู่ใกล้มือ และอะไรที่ไม่จำเป็น? คุณต้องการเฟอร์นิเจอร์สำหรับจัดเก็บในสำนักงานเพื่อเก็บเอกสารและสิ่งของสำคัญอย่างเป็นระเบียบหรือไม่? งานวิจัยล่าสุดหลายชิ้นชี้ว่าสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่เป็นระเบียบอาจขัดขวางความสำเร็จทางอาชีพ ซึ่งสนับสนุนหลักฮวงจุ้ยที่มีมาแต่โบราณด้วยงานวิจัยสมัยใหม่ หากคุณทำงานจากหลายสถานที่ คุณควรจัดระเบียบแต่ละพื้นที่เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด
2. ปรับเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ให้เอื้อต่อประสิทธิภาพการทำงาน
เมื่อคุณเปิดแล็ปท็อปหรือล็อกอินเข้าคอมพิวเตอร์ มีไฟล์กี่ไฟล์ที่แย่งชิงความสนใจของคุณ? หากคำตอบคือคุณมีไฟล์บนเดสก์ท็อปมากกว่าที่จำเป็นต้องใช้ในวันนี้ ก็ถึงเวลาเริ่มสร้างโฟลเดอร์และจัดระเบียบ ทุกครั้งที่คุณต้องไล่หาไฟล์บนเดสก์ท็อปด้วยสายตา คุณกำลังเสียเวลาที่สามารถนำไปใช้ทำสิ่งอื่นที่มีคุณค่ากว่า สร้างโฟลเดอร์แยกสำหรับไฟล์รูปภาพ ไฟล์เอกสาร และไฟล์ประเภทหลักอื่นๆ ที่คุณมี ภายในโฟลเดอร์เหล่านี้ ให้สร้างโฟลเดอร์ “เอกสารที่กำลังดำเนินการ” และ “เอกสารที่เก็บถาวร” แล้วนำไฟล์ไปวางในตำแหน่งที่เหมาะสม
3. จัดระเบียบโทรศัพท์และแท็บเล็ต/iPad
สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตของคุณมีแอปที่คุณไม่ได้ใช้เป็นประจำหรือไม่? แอปเหล่านี้ไม่เพียงทำให้หน้าจอรก (ทำให้คุณต้องปัดผ่าน 3 หรือ 4 หน้าจอกว่าจะถึงแอปบริหารโครงการที่ต้องใช้ทำงาน) แต่ยังกินพื้นที่หน่วยความจำของอุปกรณ์ด้วย หากคุณไม่ได้ใช้แอปใดมานานกว่าหนึ่งเดือน และไม่คาดว่าจะใช้ในเดือนนี้ ก็ถึงเวลาลบทิ้ง อาจมีข้อยกเว้นบางประการสำหรับกฎนี้ (เช่น แอปแบบเสียเงินบางแอปที่คุณอาจใช้เป็นครั้งคราว อย่างแอปวางแผนการเล่นเครื่องเล่นเมื่อคุณไปเที่ยว Hong Kong Disneyland) แต่โดยทั่วไป แอปส่วนใหญ่ที่คุณไม่ได้ใช้เป็นประจำก็เพียงแต่ทำให้โทรศัพท์ของคุณรก หากเป็นแอปฟรีและคุณไม่ได้ใช้อยู่ในตอนนี้ ให้ลบทิ้ง และหากต้องการใช้อีกครั้งก็สามารถดาวน์โหลดใหม่ได้ภายหลัง ซึ่งจะได้เวอร์ชันล่าสุดอย่างแน่นอน
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด คุณควรรักษาสภาพแวดล้อมในที่ทำงานให้สะอาดและเป็นระเบียบที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อลดสิ่งรบกวน เพิ่มความเร็วในการทำงาน และส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ ซึ่งมักหมายความว่าคุณต้องใช้เวลาทุกสัปดาห์ดูแล “เดสก์ท็อป” ต่างๆ ที่คุณใช้ในวันทำงาน ได้แก่ โต๊ะทำงานหลักในสำนักงาน เดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ เดสก์ท็อปแท็บเล็ต หน้าจอหลักของสมาร์ทโฟน เดสก์ท็อปแล็ปท็อป โต๊ะในห้องทำงานชั้นบน และแม้แต่สถานีงานที่คุณใช้เป็นครั้งคราวเมื่ออยู่ที่สำนักงานใหญ่ในโตเกียว ทุกพื้นที่ (ทั้งจริงและเสมือน) ที่คุณเข้าไปทำงานล้วนมีโอกาสเกิดสิ่งรบกวนและประสิทธิภาพการทำงานลดลง การจัดระเบียบอยู่เสมอจะช่วยให้คุณใช้เวลากับแต่ละงานได้มากขึ้น คุณจะได้ไม่ต้องควานหาปากการะหว่างการโทรศัพท์สำคัญ หรือไล่หาไฟล์ที่ต้องการในกองไฟล์คอมพิวเตอร์ที่ไม่เป็นระเบียบ
คุณสามารถเช่าสถานีงานในสำนักงานที่จัดระเบียบอย่างสมบูรณ์แบบได้ที่ CEO SUITE พร้อมสัญญาที่ยืดหยุ่นตั้งแต่หนึ่งสัปดาห์ถึง 2 ปีหรือมากกว่า คุณยังสามารถเลือกเวอร์ชวลออฟฟิศ ซึ่งมอบที่อยู่สำนักงานอันทรงเกียรติ (ไม่ต้องกังวลว่าลูกค้าจะแวะมาที่อพาร์ตเมนต์ของคุณอีกต่อไป!) พร้อมสิทธิ์เข้าใช้เลานจ์ VIP สำหรับผู้บริหารและบริการจัดการจดหมาย ในฐานะบริษัทเซอร์วิสออฟฟิศข้ามชาติที่ดีที่สุดในเอเชีย (ด้วยสาขาใน 7 ประเทศ) เรายังให้บริการจดทะเบียนบริษัทอีกด้วย ติดต่อ CEO SUITE วันนี้ เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเช่าพื้นที่สำนักงาน สิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการประชุม หรือการจองเวอร์ชวลออฟฟิศสำหรับการขยายธุรกิจของคุณ
