수년 전만 해도 비즈니스 전문가들이 깨끗하게 관리해야 할 데스크톱은 하나뿐이었습니다. 타자기, 펜, 종이, 머그잔, 전화기가 놓인 물리적인 책상이었지요. 컴퓨터가 없었으니 정리할 컴퓨터 바탕화면도 없었습니다. 사무실은 거의 언제나 전통적인 오피스 빌딩에 있었습니다. 운 좋게 자기 타자기를 가진 사람은 가끔 저녁에 집에서 일을 조금 하기도 했습니다. 대부분의 사람은 급한 업무 때문에 사무실에 남아 있어야 했고 재택근무할 일도 그리 자주 생기지 않았기 때문에, 무겁고 다루기 힘든 이 물건들은 대개 벽장이나 탁자 위에 보관되었다가 가끔씩만 사용되었습니다.
기술 덕분에 우리는 더 이상 예전처럼 책상에 얽매이지 않으며, 전문가들은 집에서, 이동 중에, 지하철역에서, 비행기 안에서, 심지어 휴가 중에도 일할 수 있습니다. 교육 수준이 높고 숙련된 전문가들은 오늘날 사회에서 과거 어느 때보다 이동성이 높습니다. 하지만 이러한 이동성은 이제 깨끗하고 깔끔하게 관리해야 할 데스크톱이 많아졌다는 뜻이기도 합니다. 어떤 날은 집의 홈 오피스에서, 또 어떤 날은 공유 오피스에서, 그리고 출장 중 한 달에 한 번은 본사에서 일한다면, 관리해야 할 책상이 많은 셈입니다. 물리적인 책상과 가상의 바탕화면 모두 말이지요.
업무 공간 정리에 들이는 노력을 다음 세 가지 영역에 집중하면 생산성은 높아지고 스트레스는 줄어들 것입니다.
1. 책상과 업무 공간 정리하기
책상 주변을 살펴보십시오. 보기 흉하게 쌓인 서류 더미, 여기저기 흩어진 기기, 아무렇게나 놓인 책 같은 것들이 보인다면, 업무 공간이 생산성을 떨어뜨리고 있을 수 있습니다. 풍수 원리에 따르면, 방해 요소 없이 일하고 창의성을 높이려면 업무용 책상에 잡동사니가 없어야 합니다. 지저분한 책상보다 깔끔하게 정리된 책상에서 더 효과적으로 일할 수 있습니다. 책상 위에 정말 필요한 것은 무엇입니까? 손이 닿는 곳에 두어야 할 것은 무엇이고, 불필요한 것은 무엇입니까? 중요한 서류와 물품을 깔끔하게 보관할 사무용 수납 가구가 필요합니까? 최근 여러 연구에 따르면 어수선한 업무 환경은 직업적 성공을 저해할 수 있으며, 이는 오래된 풍수 원리를 현대 연구로 뒷받침하는 결과입니다. 여러 장소에서 일한다면, 생산성을 극대화할 수 있도록 각 공간을 모두 정리해야 합니다.
2. 생산성을 위해 컴퓨터 바탕화면 최적화하기
노트북을 열거나 컴퓨터에 로그인할 때 얼마나 많은 파일이 여러분의 시선을 끌려고 아우성칩니까? 오늘 실제로 열어 볼 파일보다 더 많은 파일이 바탕화면에 있다면, 폴더를 만들고 정리를 시작할 때입니다. 바탕화면의 파일을 눈으로 훑어 찾을 때마다, 다른 곳에 더 가치 있게 쓸 수 있는 시간을 낭비하고 있는 것입니다. 사진 파일, 문서 파일, 그리고 기타 주요 파일 유형별로 별도의 폴더를 만드십시오. 이 폴더 안에 “작업 중인 문서”와 “보관 문서” 폴더를 만드십시오. 파일을 각각 알맞은 위치에 넣으십시오.
3. 휴대폰과 태블릿/iPad 정리하기
스마트폰이나 태블릿에 평소 잘 사용하지 않는 앱이 있습니까? 이런 앱은 화면을 어지럽힐 뿐만 아니라(업무에 필요한 프로젝트 관리 앱을 찾으려면 화면을 3~4번 넘겨야 합니다), 기기의 메모리 공간까지 차지합니다. 한 달 넘게 사용하지 않았고 이번 달에도 사용할 계획이 없는 앱이라면 삭제할 때입니다. 이 규칙에는 몇 가지 예외가 있을 수 있지만(예를 들어 홍콩 디즈니랜드를 방문할 때 쓰는 놀이기구 계획 앱처럼 가끔만 사용하는 유료 앱), 일반적으로 평소 사용하지 않는 앱 대부분은 휴대폰을 어지럽힐 뿐입니다. 무료 앱인데 지금 사용하지 않는다면 삭제하십시오. 다시 필요하면 나중에 다운로드하면 되고, 그러면 최신 버전을 받을 수 있습니다.
생산성을 극대화하려면 업무 환경을 최대한 깨끗하고 깔끔하게 유지하여 방해 요소를 최소화하고, 작업 속도를 높이고, 창의성을 향상시켜야 합니다. 이는 대개 매주 시간을 내어 업무 중에 사용하는 여러 “데스크톱”을 관리해야 한다는 뜻입니다. 주 사무실 책상 자체, 컴퓨터 바탕화면, 태블릿 바탕화면, 스마트폰 홈 화면, 노트북 바탕화면, 위층 사무실 책상, 그리고 도쿄 본사에 갈 때 가끔 사용하는 업무 공간까지 말입니다. 업무를 위해 들어가는 각 공간(물리적이든 가상이든)에는 주의를 산만하게 하고 생산성을 떨어뜨릴 가능성이 있습니다. 정리된 상태를 유지하면 각 업무에 쓸 수 있는 시간이 늘어나, 중요한 전화 통화 중에 펜을 찾아 허둥대거나 뒤죽박죽된 컴퓨터 파일 속에서 필요한 파일 하나를 찾아 헤매지 않게 됩니다.
CEO SUITE에서는 1주일부터 2년 이상까지 유연한 계약 조건으로 완벽하게 정돈된 사무실 워크스테이션을 임대하실 수 있습니다. 가상 오피스를 선택할 수도 있으며, 이를 통해 고급 사무실 주소(더 이상 고객이 여러분의 아파트에 불쑥 찾아올 걱정이 없습니다!)와 임원용 VIP 라운지 및 우편 서비스를 이용할 수 있습니다. 아시아 최고의 다국적 서비스드 오피스 기업(7개국에 지점 보유)으로서 법인 설립 서비스도 제공합니다. CEO SUITE에 문의하여 지금 바로 사무 공간 임대, 컨퍼런스 시설, 또는 비즈니스 확장을 위한 가상 오피스 예약에 대해 자세히 알아보세요.
