Nhiều năm trước, người làm kinh doanh chỉ có một mặt bàn cần giữ gọn gàng – đó là chiếc bàn làm việc thực tế, nơi đặt máy đánh chữ, bút, giấy, cốc và điện thoại. Không có màn hình desktop máy tính nào cần sắp xếp, vì khi đó chưa có máy tính. Văn phòng hầu như luôn nằm trong một tòa nhà văn phòng truyền thống. Đôi khi, mọi người làm thêm một chút ở nhà vào buổi tối nếu may mắn có máy đánh chữ riêng. Những món đồ nặng nề, cồng kềnh này thường được cất trong tủ hoặc đặt trên bàn và chỉ thỉnh thoảng mới dùng đến, vì hầu hết mọi người phải ở lại văn phòng để giải quyết công việc gấp và dịp làm việc tại nhà không mấy khi xuất hiện.
Nhờ công nghệ, chúng ta không còn bị gắn chặt vào bàn làm việc như trước, và người đi làm có thể làm việc tại nhà, khi đang di chuyển, ở ga tàu điện, trên máy bay, thậm chí cả khi đi nghỉ. Những người có trình độ và tay nghề cao ngày nay có khả năng di chuyển linh hoạt hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, sự linh hoạt này cũng có nghĩa là giờ đây chúng ta có nhiều “mặt bàn” cần giữ sạch sẽ, gọn gàng. Nếu bạn làm việc tại văn phòng ở nhà vào một số ngày, tại văn phòng chia sẻ vào những ngày khác, và tại trụ sở công ty mỗi tháng một lần trong khi vẫn đi công tác, bạn có rất nhiều bàn làm việc cần giữ gọn gàng – cả bàn làm việc thực tế lẫn màn hình desktop ảo.
Hãy tập trung mọi nỗ lực sắp xếp nơi làm việc vào ba khía cạnh sau, bạn sẽ thấy năng suất tăng lên và căng thẳng giảm đi.
1. Sắp xếp bàn làm việc và không gian làm việc
Hãy nhìn vào khu vực bàn làm việc của bạn. Nếu bạn thấy những chồng giấy bừa bộn, các thiết bị nằm rải rác, sách vở lung tung hoặc những thứ tương tự, không gian làm việc có thể đang làm giảm năng suất của bạn. Theo các nguyên tắc phong thủy, bàn làm việc nên gọn gàng để giúp làm việc không bị xao nhãng và tăng khả năng sáng tạo. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn ở một chiếc bàn ngăn nắp, gọn gàng so với một chiếc bàn bừa bộn. Bạn thực sự cần gì trên bàn làm việc? Bạn cần có những gì trong tầm tay, và những gì là không cần thiết? Bạn có cần nội thất lưu trữ văn phòng để cất giữ gọn gàng giấy tờ và vật dụng quan trọng không? Một số nghiên cứu gần đây cho thấy môi trường làm việc bừa bộn có thể cản trở thành công trong sự nghiệp, qua đó dùng nghiên cứu hiện đại củng cố các nguyên tắc phong thủy lâu đời. Nếu bạn làm việc tại nhiều địa điểm, hãy sắp xếp từng khu vực để đạt năng suất tối đa.
2. Tối ưu hóa màn hình desktop máy tính để tăng năng suất
Có bao nhiêu tệp tin đang tranh giành sự chú ý của bạn khi bạn mở laptop hoặc đăng nhập vào máy tính? Nếu câu trả lời là bạn có nhiều tệp trên màn hình desktop hơn số bạn thực sự cần dùng hôm nay, đã đến lúc tạo thư mục và sắp xếp lại. Mỗi lần phải dò tìm tệp trên màn hình desktop, bạn đang lãng phí thời gian lẽ ra có thể dành cho những việc giá trị hơn. Hãy tạo các thư mục riêng cho tệp ảnh, tệp tài liệu và các loại tệp chính khác. Trong các thư mục này, hãy tạo thư mục “Tài liệu đang làm” và “Tài liệu lưu trữ”. Đặt tệp vào đúng vị trí của chúng.
3. Dọn dẹp điện thoại và máy tính bảng/iPad
Điện thoại thông minh hay máy tính bảng của bạn có những ứng dụng bạn không thực sự sử dụng thường xuyên không? Những ứng dụng này không chỉ làm màn hình rối mắt (khiến bạn phải vuốt qua 3 hoặc 4 màn hình mới đến được ứng dụng quản lý dự án cần cho công việc), mà còn chiếm dung lượng bộ nhớ trên thiết bị. Nếu bạn chưa dùng một ứng dụng trong hơn một tháng và không dự định dùng nó trong tháng này, đã đến lúc xóa nó đi. Có thể có một vài ngoại lệ cho quy tắc này (chẳng hạn một số ứng dụng trả phí bạn chỉ thỉnh thoảng mới dùng, như ứng dụng lên kế hoạch chơi trò chơi khi bạn đến Hong Kong Disneyland), nhưng nhìn chung hầu hết các ứng dụng bạn không dùng thường xuyên chỉ đơn giản làm rối điện thoại. Nếu đó là ứng dụng miễn phí và hiện bạn không dùng, hãy xóa nó, và nếu cần lại bạn có thể tải về sau và chắc chắn có được phiên bản mới nhất.
Để tối đa hóa năng suất, bạn nên giữ môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng nhất có thể nhằm giảm thiểu sự xao nhãng, tăng tốc độ làm việc và nâng cao khả năng sáng tạo. Điều này thường có nghĩa là mỗi tuần bạn cần dành chút thời gian chăm chút cho những “mặt bàn” khác nhau bạn sử dụng trong ngày làm việc: chính chiếc bàn làm việc chính, màn hình desktop máy tính, màn hình máy tính bảng, màn hình chính điện thoại thông minh, màn hình desktop laptop, bàn làm việc ở văn phòng trên lầu, và thậm chí cả chỗ làm việc thỉnh thoảng bạn dùng khi đến trụ sở công ty tại Tokyo. Mỗi khu vực (thực tế hay ảo) mà bạn làm việc đều tiềm ẩn nguy cơ gây xao nhãng và giảm năng suất. Giữ mọi thứ ngăn nắp sẽ tăng thời gian bạn dành cho mỗi nhiệm vụ, để bạn không phải cuống cuồng tìm bút trong một cuộc gọi quan trọng hay lục lọi đống tệp máy tính lộn xộn để tìm tệp mình cần.
Bạn có thể thuê những chỗ làm việc văn phòng được sắp xếp hoàn hảo tại CEO SUITE, với hợp đồng linh hoạt từ một tuần đến 2 năm hoặc lâu hơn. Bạn cũng có thể chọn văn phòng ảo, mang đến cho bạn một địa chỉ văn phòng danh giá (không còn lo khách hàng ghé qua căn hộ của bạn!) cùng quyền sử dụng phòng chờ VIP dành cho lãnh đạo và dịch vụ thư tín. Là công ty văn phòng trọn gói đa quốc gia tốt nhất châu Á (với các địa điểm tại 7 quốc gia), chúng tôi còn cung cấp dịch vụ đăng ký công ty. Liên hệ CEO SUITE ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về việc thuê không gian văn phòng, tiện ích hội nghị hoặc đặt trước một địa điểm văn phòng ảo cho kế hoạch mở rộng kinh doanh của bạn.
