バーチャルオフィス

かつては、オフィスに行かずに仕事をすることや、従業員を一人も置かずに一部屋だけのオフィスを持つことなど、想像もできなかったかもしれません。今日では、サービスオフィスや特定の機器、すなわち「バーチャルオフィス」を活用すれば、こうしたことがすべて可能です。これはテクノロジーがもたらす奇跡の一つです。この種のオフィスがあれば、バーチャルオフィスがしっかりと管理されているため、エグゼクティブはより自由に動き回ることができます。

「バーチャルオフィスがあれば、CEOでも従業員でも、どこからでも働けます」と、PT SAP Indonesiaのマーケティングマネージャー、Goenawam Loekito氏は語りました。基本的に、サービスオフィスやバーチャルオフィスとは、秘書サービス、電話回線、ファクスなどのサービスを完備したインスタントオフィスを提供するサービスです。このサービスを利用すれば、テナントはまさに自分のオフィスを所有しているように感じられます。

企業やグループがサービスオフィス事業者のテナントになると、他のテナントとは異なる専用の電話番号が割り当てられます。そのため、その電話番号を名刺に記載することができます。

企業やグループの名称を専用ソフトウェアに登録することもでき、そうすれば着信があった際に、担当者名や連絡先の電話番号とともに社名がコンソールに表示されます

この表示によって、オペレーターはコンソールに表示された社名で着信に応答し、必要な担当者に取り次ぐことができます。担当者に連絡がつかない場合や応答を望まない場合は、通話はボイスメールに転送されます。テナントはいつでもどこからでもボイスメールにアクセスできます。そのため、顧客から重要なメッセージがあれば、すぐに対応することができると、この事業を手がける企業CEO Suiteのセールス＆マーケティング担当ディレクター、Jenny Tjendana氏は説明しました。

基本的に、オフィスサービス事業は2つに分かれます。サービスオフィスとも呼ばれる物理的なオフィスと、バーチャルオフィスです。ビジネスの観点からは、サービスオフィスが本業で、バーチャルオフィスは副業です。しかし通常、サービスオフィス事業者はいずれもバーチャルオフィス事業も手がけています。

物理的なオフィス、すなわちサービスオフィスは、その名のとおり物理的なオフィスであり、最低限の設備のみを備えています。サービスオフィス運営会社が提供するオフィスは、それほど広くない一室のみですが、家具、電話回線、インターネット、さらにはオフィスアシスタントや清掃サービスまで備えています。この種のオフィスの利用者は、通常、従業員が比較的少ないオフィスや、海外に本拠を置く企業の駐在員事務所です

2つ目のサービスはバーチャルオフィスです。バーチャルオフィスでは、オフィスの物理的な要素はもはや必要ありません。簡単に言えば、サービスオフィス事業者の電話番号と住所を利用するものです。この2つ目のタイプは、通常、遠隔地に住む企業や個人が利用します。彼らがバーチャルオフィスを持つ目的は、顧客との会議や商談をしやすくすることです。

バーチャルオフィスを利用すれば、会議の場所を予約するだけで済みます。その後はすべて運営会社が用意してくれます。それに加え、サービスオフィス運営会社は通常、アクセスしやすいビジネス街に位置しています。「逆に、遠くてアクセスしにくいオフィスでは、商談をまとめるのは難しいでしょう」とJenny氏は語りました。

もう一つの目的は、威信を高めることです。バーチャルオフィスの住所と電話番号を使い、その場所で会議を行えば、顧客は彼らを信頼できる格式ある企業とみなすでしょう。

海外のサービスオフィス事業は急速に発展しています。数あるサービスオフィス運営会社の中には、いくつかのトップブランドがあります。

1997年に設立されたサービスオフィス運営会社PT CEO SUITEは、ジャカルタに2拠点、クアラルンプールに1拠点を展開しています。適切な立地を調査する際にも、香港の風水専門家に特別に相談しました。「風水を取り入れることで、テナントのビジネスが繁栄すると信じています」と、CEO Suiteのセールス＆マーケティング担当ディレクター、Jenny Tjendana氏は語りました。

現在、CEO SUITEは、メールからSMS、ファクス、ボイスメールなどに至るまで、しっかりと統合されたサービスオフィスを提供しています。ビデオ会議などのさまざまなサービスも提供しています。技術面では、CEOは特定のベンダーと提携せず、独自の技術を開発しています。

明るい見通し

サービスオフィスとバーチャルオフィスの事業は、インドネシアで明るい未来を迎える可能性があります。それは、各サービスオフィス事業者の入居率が60 %を超えていることからも証明されています。例えばJACSOは、今年初めの入居率が87%でした。既存の40室のうち、空室はわずか5室です。

同様に、CEO Suiteも非常に満足のいく入居率を誇っています。ジャカルタ証券取引所ビルでは入居率80%、GKBIではほぼ100%です。

一方、Viera Djawahir氏は、Executive Centerの今年の入居率が、100%に達することもあった前年に比べて低下していることを認めました。それでもViera氏は、この事業の将来は十分に有望だと確信していました。

Indra氏も同様のコメントをしています。同氏によれば、インドネシア経済が低迷していても、この種のサービスを利用する人は多いだろうとのことです。Jenny氏もまた、サービスオフィス事業には高いセールスポイントがあると楽観的でした。「その証拠に、ジャカルタで2拠点、クアラルンプールで1拠点を同時に開設することができました」と同氏は語りました。さらに同氏は、この事業は経済状況の良し悪しにかかわらず成長し続けるだろうと付け加えました。インドネシアの経済状況が悪ければ、多くの企業が事業を縮小し、オフィススペースの費用を可能な限り削減するでしょう。インドネシア経済が好調であれば、多くの外国人投資家がやってきて、インドネシアに駐在員事務所を開設するでしょう。駐在員事務所の多くはサービスオフィスを利用します。したがって、サービスオフィスは政府が外国人投資家を呼び込む手助けにもなるのです。「それだけでなく、中小企業や事業を縮小する企業の支援にもなります」とJenny氏は語りました。

一方、インターネットマーケティング事業者www.ikonsel.comのAkino W. Azzaro氏も、サービスオフィス事業の将来に新たな風を感じています。大きな利益率も見込んでいます。しかし同氏によれば、必要なのは、いまだに従来型の考え方をするインドネシア社会の意識を変えることです。それに加え、特にバーチャルオフィス事業においては信頼性も極めて重要な要素です。

IT分野の専門家であるMas Wigrantoro Roes Setyadi氏によると、サービスオフィスの利用者はもともと、インドネシアに進出する外国企業が事業を開始する前や常設のオフィススペースを確保する前に利用するものでした。しかし同氏によれば、ルピアの価値が下落したことで、費用がより安い、オフィスとしても機能する住宅の賃貸に切り替える可能性もあるとのことです。

同氏はまた、現在のサービスオフィス事業の利益率はそれほど大きくなく、10%～12 %程度で、最大の費用は賃借スペースと人件費だと述べました。同氏の見方では、この事業が通貨危機以前のような規模に戻るのは難しいとのことです。「通貨危機の前は常に需要過多でしたが、今日は逆に供給過多です」とMas Wigrantoro氏は明かしました。