虚拟办公室
过去，不用去办公室就能工作，或者只有一间办公室却完全没有员工，也许是难以想象的事。如今，只要利用服务式办公室或借助某些设备——“虚拟办公室”，这一切都能实现。这是科技带来的奇迹之一。有了这类办公室，高管可以更加灵活地移动办公，因为他们的虚拟办公室有人妥善打理。“有了虚拟办公室，CEO 或任何员工都可以随时随地工作，”PT SAP Indonesia 市场经理 Goenawam Loekito 说。基本上，服务式办公室或虚拟办公室是一种提供即时办公室的服务，配有秘书服务、电话线路、传真及其他服务。使用这项服务，租户确实会感觉拥有了自己的办公室。一家公司或团体成为服务式办公室供应商的租户后，会获得一个与其他租户不同的专属电话号码，因此可以把这个号码印在名片上。团体的公司名称也可以录入特定软件，这样当有来电找他们时，控制台上会显示公司名称，以及联系人和联络电话。凭借这些提示，接线员可以按照控制台显示的公司名称接听来电，并联系相应人员。如果此人无法联系上或不便接听，来电将转入语音信箱。租户也可以随时随地访问语音信箱。因此，如果客户留下重要信息，他们可以立即跟进，经营这项业务的 CEO Suite 销售与市场总监 Jenny Tjendana 解释道。基本上，办公服务业务分为两种：实体办公室（又称服务式办公室）和虚拟办公室。从业务角度看，服务式办公室是主营业务，虚拟办公室是附属业务。不过，通常每家服务式办公室供应商也都经营虚拟办公业务。实体办公室，顾名思义，就是一间实体办公室，只配备最基本的设施。服务式办公室运营商提供的办公室面积不大，但配有家具、电话网络、互联网，甚至办公助理和清洁服务。这类办公室的用户通常是员工相对较少的公司，或总部设在海外的公司代表处。第二种服务是虚拟办公室。有了虚拟办公室，就不再需要实体办公空间。简单地说，就是使用服务式办公室供应商的电话号码和地址。这种方式通常为身处偏远地区的公司或个人所用。他们使用虚拟办公室的目的，是方便与客户开会或洽谈业务。使用虚拟办公室，他们只需预订会议场地，其余一切均由服务运营商提供。此外，服务式办公室运营商通常位于交通便利的商务区。“反过来说，如果办公室位置偏远、交通不便，他们就很难谈成生意，”Jenny 说。另一个目的是提升声望。如果他们使用虚拟办公室的地址和电话号码，并在该场地开会，客户会认为他们可靠且有实力。海外的服务式办公室业务发展迅速，众多运营商中有几家顶尖品牌。成立于 1997 年的服务式办公室运营商 PT CEO SUITE 在雅加达有 2 个地点，在吉隆坡有 1 个。甚至在考察合适地点时，他们也专门请教了来自香港的风水专家。“我们相信借助风水，租户的生意会兴旺发达，”CEO Suite 销售与市场总监 Jenny Tjendana 说。目前，CEO SUITE 提供高度整合的服务式办公室，从电子邮件到短信、传真、语音信箱等一应俱全，还提供视频会议等多种服务。在技术方面，CEO 不与任何特定供应商合作，而是自主开发技术。前景光明：服务式办公室和虚拟办公室业务在印尼前景光明，每家服务式办公室供应商超过 60% 的入驻率便是证明。以 JACSO 为例，今年年初入驻率达 87%，现有 40 间房中只有 5 间空置。同样，CEO Suite 的入驻率也非常理想：雅加达证券交易所大楼为 80%，GKBI 则接近 100%。相反，Viera Djawahir 承认，Executive Center 今年的入驻率较去年有所下降，去年曾达到 100%。不过，Viera 深信这项业务的前景相当可观。Indra 也发表了同样的看法。他说，尽管印尼经济面临下滑，仍会有很多人使用这类服务。Jenny 也乐观地认为服务式办公室业务有很强的卖点。“证据就是，我们能同时在雅加达开设两家分部，并在吉隆坡开设一家，”她说。她补充说，无论经济形势好坏，这项业务都会持续增长。如果印尼经济不景气，许多公司会缩减规模，尽量压低办公空间开支；如果印尼经济向好，就会有许多外国投资者前来印尼开设代表处，而大多数代表处都会使用服务式办公室。因此，服务式办公室能够帮助政府吸引外国投资者。“此外，也能帮助中小企业和正在缩编的公司，”Jenny 说。另一方面，互联网营销服务商 www.ikonsel.com 的 Akino W. Azzaro 也看到了服务式办公室业务未来的新气象，并认为其利润空间很大。不过他认为，需要改变仍然固守传统思维的印尼社会观念。此外，信誉也是关键因素，尤其是在虚拟办公室业务中。据信息技术观察人士 Mas Wigrantoro Roes Setyadi 介绍，服务式办公室最初的用户是准备进入印尼的外国公司，在正式运营或找到固定办公空间之前使用。不过他认为，随着印尼盾贬值，他们可能会改为租用可兼作办公室的住宅，因为费用更低。他还表示，目前服务式办公室业务的利润率并不高，约为 10% 至 12%，最大的开支是场地租金和人力资源。他认为，这项业务很难恢复到金融危机前的规模。“金融危机前总是供不应求，而如今恰恰相反，供过于求，”Mas Wigrantoro 说。
