Kantor Virtual

Dahulu, mungkin tak terbayangkan bekerja tanpa harus pergi ke kantor, atau memiliki kantor satu ruangan tanpa karyawan sama sekali. Kini, kita bisa memiliki semua itu jika memanfaatkan kantor berlayanan atau, dengan peralatan tertentu, “kantor virtual”. Inilah salah satu keajaiban yang dijanjikan teknologi. Dengan jenis kantor ini, seorang eksekutif dapat lebih leluasa bergerak karena kantor virtualnya terurus dengan baik.

“Dengan kantor virtual, seorang CEO atau karyawan mana pun dapat bekerja dari mana saja,” kata Goenawam Loekito, manajer pemasaran PT SAP Indonesia. Pada dasarnya, kantor berlayanan atau kantor virtual adalah layanan yang menyediakan kantor instan lengkap dengan layanan kesekretariatan, sambungan telepon, faks, dan layanan lainnya. Dengan layanan ini, para penyewa benar-benar merasa memiliki kantor sendiri.

Setelah sebuah perusahaan atau kelompok menjadi penyewa penyedia kantor berlayanan, mereka akan diberi nomor telepon tertentu yang berbeda dari penyewa lain. Dengan demikian, nomor telepon tersebut dapat dicantumkan pada kartu nama mereka.

Nama perusahaan atau kelompok tersebut juga dapat dimasukkan ke dalam perangkat lunak khusus sehingga ketika ada panggilan masuk untuk mereka, nama perusahaan akan ditampilkan di konsol bersama dengan narahubung dan nomor telepon yang dapat dihubungi

Dengan petunjuk ini, operator dapat menjawab panggilan masuk dengan menyebutkan nama perusahaan seperti yang tertera di konsol dan akan menghubungi orang yang dituju. Jika orang tersebut tidak dapat dihubungi atau tidak bersedia menjawab, panggilan akan dialihkan ke pesan suara. Para penyewa juga dapat mengakses pesan suara dari mana saja dan kapan saja mereka mau. Jadi, jika ada pesan penting dari klien, mereka dapat segera menindaklanjutinya, jelas Jenny Tjendana, Director of Sales and Marketing CEO Suite, perusahaan yang menangani bisnis ini.

Pada dasarnya, bisnis layanan perkantoran terbagi menjadi dua: kantor fisik, yang juga dikenal sebagai kantor berlayanan, dan kantor virtual. Dari sudut pandang bisnis, kantor berlayanan adalah bisnis utama dan kantor virtual adalah bisnis sampingan. Namun, biasanya setiap penyedia kantor berlayanan juga memiliki bisnis kantor virtual.

Kantor fisik atau kantor berlayanan, sesuai namanya, adalah kantor fisik yang hanya dilengkapi secara minimal. Kantor yang disediakan operator kantor berlayanan hanya terdiri atas ruang kantor yang tidak terlalu besar, tetapi dilengkapi perabot, jaringan telepon, internet, bahkan asisten kantor dan layanan kebersihan. Pengguna jenis kantor ini biasanya adalah kantor dengan jumlah karyawan yang relatif sedikit atau kantor perwakilan dari perusahaan yang berbasis di luar negeri

Layanan kedua adalah kantor virtual. Dengan kantor virtual, unsur fisik kantor tidak lagi diperlukan. Sederhananya, layanan ini berarti menggunakan nomor telepon dan alamat penyedia kantor berlayanan. Jenis kedua ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau orang yang berada di daerah terpencil. Tujuan mereka memiliki kantor virtual adalah untuk memudahkan ketika mengadakan pertemuan atau kesepakatan bisnis dengan klien.

Dengan menggunakan kantor virtual, mereka hanya perlu memesan tempat untuk pertemuan. Setelah itu, semuanya disediakan oleh operator layanan. Selain itu, perusahaan operator kantor berlayanan biasanya berlokasi di kawasan bisnis yang mudah dijangkau. “Sebaliknya, akan sulit bagi mereka untuk membuat kesepakatan di kantor mereka yang jauh dan sulit dijangkau,” kata Jenny.

Tujuan lainnya adalah meningkatkan gengsi. Jika mereka menggunakan alamat dan nomor telepon kantor virtual serta mengadakan pertemuan di tempat tersebut, klien akan menganggap mereka kredibel dan bergengsi.

Bisnis kantor berlayanan di luar negeri telah berkembang pesat. Dari sejumlah operator kantor berlayanan, ada beberapa nama papan atas.

PT CEO SUITE, operator kantor berlayanan yang didirikan pada tahun 1997, memiliki 2 lokasi di Jakarta dan satu di Kuala Lumpur. Bahkan dalam menyurvei lokasi yang tepat, mereka secara khusus berkonsultasi dengan pakar Feng Shui dari Hong Kong. “Kami percaya bahwa dengan menggunakan Feng Shui, bisnis penyewa kami akan makmur,” tutur Jenny Tjendana, Director of Sales and Marketing CEO Suite.

Saat ini, CEO SUITE menyediakan kantor berlayanan yang terintegrasi dengan baik, mulai dari e-mail hingga SMS, faks, pesan suara, dan lainnya. Mereka juga menyediakan berbagai layanan seperti konferensi video. Untuk urusan teknologi, CEO tidak bekerja sama dengan vendor tertentu, melainkan mengembangkan teknologinya sendiri.

Prospek Cerah

Bisnis kantor berlayanan dan kantor virtual dapat menghadapi masa depan yang cerah di Indonesia. Hal ini terbukti dari tingkat hunian yang melebihi 60 % di setiap perusahaan penyedia kantor berlayanan. JACSO, misalnya, pada awal tahun ini memiliki tingkat hunian 87%. Dari 40 ruangan yang ada, hanya lima ruangan yang tidak terisi.

Demikian pula, CEO Suite juga memiliki tingkat hunian yang sangat memuaskan. Di gedung Bursa Efek Jakarta, tingkat huniannya 80%, sedangkan di GKBI, tingkat huniannya hampir 100%.

Sebaliknya, Viera Djawahir mengakui menurunnya tingkat hunian di Executive Center tahun ini dibandingkan tahun sebelumnya yang dapat mencapai 100%. Namun, Viera yakin bahwa masa depan bisnis ini cukup menjanjikan.

Indra juga mengomentari hal yang sama. Ia mengatakan bahwa meskipun perekonomian Indonesia sedang lesu, akan banyak pihak yang menggunakan jenis layanan ini. Jenny juga optimistis bahwa bisnis kantor berlayanan memiliki nilai jual yang tinggi. “Sebagai bukti, kami bisa membuka dua cabang sekaligus di Jakarta dan satu di Kuala Lumpur,” katanya. Ia menambahkan bahwa bisnis ini akan terus tumbuh, baik saat situasi ekonomi sedang baik maupun buruk. Jika situasi ekonomi Indonesia buruk, akan banyak perusahaan yang melakukan perampingan dan memangkas pengeluaran untuk ruang kantor serendah mungkin. Jika perekonomian Indonesia baik, akan banyak investor asing yang datang dan membuka kantor perwakilan di Indonesia. Sebagian besar kantor perwakilan akan menggunakan layanan kantor berlayanan. Dengan demikian, kantor berlayanan dapat membantu pemerintah dalam menjaring investor asing. “Selain itu, juga untuk membantu perusahaan kecil, menengah, dan perusahaan yang melakukan perampingan,” kata Jenny.

Sebaliknya, Akino W. Azzaro, penyedia pemasaran internet www.ikonsel.com, juga melihat angin segar bagi masa depan bisnis kantor berlayanan. Ia juga melihat margin keuntungan yang besar. Namun, menurutnya, yang perlu dilakukan adalah mengubah pola pikir masyarakat Indonesia yang masih konvensional. Selain itu, faktor kredibilitas juga merupakan hal krusial, terutama dalam bisnis kantor virtual.

Menurut pengamat TI, Mas Wigrantoro Roes Setyadi, pada awalnya pengguna kantor berlayanan adalah perusahaan asing yang akan masuk ke Indonesia sebelum mereka beroperasi atau mendapatkan ruang kantor permanen. Namun, menurutnya, dengan terdevaluasinya rupiah, ada kemungkinan mereka beralih menyewa rumah yang juga dapat berfungsi sebagai kantor karena biayanya lebih rendah.

Ia juga mengatakan bahwa margin keuntungan bisnis kantor berlayanan saat ini tidak terlalu signifikan, sekitar 10% – 12 %, dan pengeluaran terbesarnya adalah sewa ruang dan sumber daya manusia. Menurutnya, bisnis ini akan sulit menjadi sebesar dulu sebelum krisis moneter. “Sebelum krisis moneter, selalu terjadi kelebihan permintaan, kebalikan dari kelebihan pasokan saat ini,” ungkap Mas Wigrantoro.