Văn phòng ảo

Trước đây, có lẽ khó mà hình dung được việc làm việc mà không cần đến văn phòng, hoặc có một văn phòng một phòng mà không hề có nhân viên nào. Ngày nay, chúng ta có thể có tất cả những điều đó nếu tận dụng văn phòng trọn gói hoặc với một số thiết bị nhất định – “văn phòng ảo”. Đây là một trong những điều kỳ diệu mà công nghệ hứa hẹn. Với loại hình văn phòng này, một nhà quản lý có thể di chuyển linh hoạt hơn vì văn phòng ảo của họ đã được chăm lo chu đáo.

“Với văn phòng ảo, một CEO hay bất kỳ nhân viên nào cũng có thể làm việc từ bất cứ đâu”, ông Goenawam Loekito, giám đốc tiếp thị của PT SAP Indonesia, cho biết. Về cơ bản, văn phòng trọn gói hay văn phòng ảo là dịch vụ cung cấp văn phòng sẵn sàng kèm đầy đủ dịch vụ thư ký, kết nối điện thoại, fax và các dịch vụ khác. Khi sử dụng dịch vụ này, khách thuê thực sự cảm thấy như đang sở hữu văn phòng riêng.

Sau khi một công ty hoặc một nhóm trở thành khách thuê của nhà cung cấp văn phòng trọn gói, họ sẽ được cấp một số điện thoại riêng, khác với các khách thuê khác. Nhờ đó, số điện thoại này có thể được in trên danh thiếp của họ.

Tên công ty của nhóm cũng có thể được nhập vào một phần mềm chuyên dụng để khi có cuộc gọi đến cho họ, tên công ty sẽ hiển thị trên bàn điều khiển cùng với người liên hệ và các số điện thoại cần liên lạc

Dựa vào thông tin hiển thị này, nhân viên trực tổng đài có thể trả lời cuộc gọi đến bằng tên công ty như hiển thị trên bàn điều khiển và sẽ liên hệ với người cần gặp. Nếu không liên lạc được với người đó hoặc người đó không muốn nghe máy, cuộc gọi sẽ được chuyển vào hộp thư thoại. Khách thuê cũng có thể truy cập hộp thư thoại từ bất cứ nơi đâu và bất cứ lúc nào họ muốn. Vì vậy, nếu có tin nhắn quan trọng từ khách hàng, họ có thể xử lý ngay lập tức, bà Jenny Tjendana, Giám đốc Kinh doanh và Tiếp thị của CEO Suite, công ty hoạt động trong lĩnh vực này, giải thích.

Về cơ bản, dịch vụ văn phòng được chia làm hai loại: văn phòng vật lý, còn gọi là văn phòng trọn gói, và văn phòng ảo. Xét từ góc độ kinh doanh, văn phòng trọn gói là mảng kinh doanh chính còn văn phòng ảo là mảng phụ. Tuy nhiên, thông thường mỗi nhà cung cấp văn phòng trọn gói đều có cả dịch vụ văn phòng ảo.

Văn phòng vật lý hay văn phòng trọn gói, đúng như tên gọi, là một văn phòng thực, chỉ được trang bị ở mức tối thiểu. Văn phòng do nhà vận hành văn phòng trọn gói cung cấp chỉ gồm một văn phòng không quá rộng nhưng được trang bị nội thất, mạng điện thoại, internet, thậm chí cả trợ lý văn phòng và dịch vụ vệ sinh. Người sử dụng loại văn phòng này thường là những văn phòng có tương đối ít nhân viên hoặc văn phòng đại diện của các công ty có trụ sở ở nước ngoài

Dịch vụ thứ hai là văn phòng ảo. Với văn phòng ảo, yếu tố vật lý của văn phòng không còn cần thiết nữa. Nói một cách đơn giản, đây là việc sử dụng số điện thoại và địa chỉ của nhà cung cấp văn phòng trọn gói. Loại hình thứ hai này thường được các công ty hoặc cá nhân sống ở vùng xa sử dụng. Mục đích của họ khi có văn phòng ảo là để thuận tiện hơn khi gặp gỡ hay giao dịch kinh doanh với khách hàng.

Khi sử dụng văn phòng ảo, họ chỉ cần đặt chỗ để họp. Sau đó, mọi thứ đều do nhà vận hành dịch vụ cung cấp. Bên cạnh đó, các công ty vận hành văn phòng trọn gói thường đặt tại khu thương mại dễ tiếp cận. “Ngược lại, sẽ rất khó để họ thực hiện bất kỳ giao dịch nào tại văn phòng ở xa và khó tiếp cận của mình”, bà Jenny nói.

Mục đích khác là nâng cao uy tín. Nếu họ sử dụng địa chỉ và số điện thoại văn phòng ảo và tổ chức cuộc họp tại đó, khách hàng sẽ đánh giá họ là đáng tin cậy và có uy tín.

Ngành kinh doanh văn phòng trọn gói ở nước ngoài đã phát triển nhanh chóng. Trong số các nhà vận hành văn phòng trọn gói, có một vài tên tuổi hàng đầu.

PT CEO SUITE, nhà vận hành văn phòng trọn gói thành lập năm 1997, có 2 địa điểm tại Gia-các-ta và một tại Kuala Lumpur. Ngay cả khi khảo sát địa điểm phù hợp, họ cũng đặc biệt tham vấn các chuyên gia phong thủy từ Hồng Kông. “Chúng tôi tin rằng nhờ áp dụng phong thủy, công việc kinh doanh của khách thuê sẽ thịnh vượng”, bà Jenny Tjendana, Giám đốc Kinh doanh và Tiếp thị của CEO Suite, cho biết.

Hiện nay, CEO SUITE cung cấp văn phòng trọn gói được tích hợp chặt chẽ, từ e-mail đến SMS, fax, hộp thư thoại và nhiều dịch vụ khác. Họ cũng cung cấp nhiều dịch vụ như hội nghị truyền hình. Về mặt công nghệ, CEO không hợp tác với bất kỳ nhà cung cấp cụ thể nào mà tự phát triển công nghệ riêng.

Triển vọng tươi sáng

Ngành kinh doanh văn phòng trọn gói và văn phòng ảo có thể đón nhận một tương lai tươi sáng tại Indonesia. Điều này được chứng minh qua tỷ lệ lấp đầy vượt 60 % ở mỗi công ty cung cấp văn phòng trọn gói. Chẳng hạn, JACSO vào đầu năm nay có tỷ lệ lấp đầy 87%. Trong số 40 phòng hiện có, chỉ còn năm phòng trống.

Tương tự, CEO Suite cũng có tỷ lệ lấp đầy rất khả quan. Tại tòa nhà Sở Giao dịch Chứng khoán Gia-các-ta, tỷ lệ lấp đầy là 80%, còn tại GKBI, tỷ lệ lấp đầy gần 100%.

Ngược lại, bà Viera Djawahir thừa nhận tỷ lệ lấp đầy tại Executive Center năm nay giảm so với năm trước, khi có thể đạt tới 100%. Tuy nhiên, bà Viera tin rằng tương lai của ngành kinh doanh này khá hứa hẹn.

Ông Indra cũng có nhận định tương tự. Ông cho rằng dù nền kinh tế Indonesia đang đi xuống, vẫn sẽ có nhiều người sử dụng loại hình dịch vụ này. Bà Jenny cũng lạc quan rằng kinh doanh văn phòng trọn gói có sức hút lớn. “Bằng chứng là chúng tôi có thể mở hai chi nhánh cùng lúc tại Gia-các-ta và một tại Kuala Lumpur”, bà nói. Bà cho biết thêm ngành kinh doanh này sẽ tiếp tục phát triển dù tình hình kinh tế tốt hay xấu. Nếu kinh tế Indonesia khó khăn, sẽ có nhiều công ty thu hẹp quy mô và cắt giảm chi phí mặt bằng văn phòng xuống mức thấp nhất có thể. Nếu kinh tế Indonesia khởi sắc, sẽ có nhiều nhà đầu tư nước ngoài đến và mở văn phòng đại diện tại Indonesia. Phần lớn các văn phòng đại diện sẽ sử dụng dịch vụ văn phòng trọn gói. Vì vậy, văn phòng trọn gói có thể giúp chính phủ thu hút nhà đầu tư nước ngoài. “Ngoài ra, còn giúp đỡ các công ty vừa và nhỏ cũng như các công ty đang thu hẹp quy mô”, bà Jenny nói.

Ngược lại, ông Akino W. Azzaro, đơn vị cung cấp dịch vụ tiếp thị internet www.ikonsel.com, cũng nhận thấy làn gió mới cho tương lai của ngành kinh doanh văn phòng trọn gói. Ông cũng nhận thấy biên lợi nhuận lớn. Tuy nhiên, theo ông, điều cần làm là thay đổi tư duy của xã hội Indonesia vốn vẫn còn suy nghĩ theo lối truyền thống. Bên cạnh đó, yếu tố uy tín cũng là điểm then chốt, đặc biệt trong mảng kinh doanh văn phòng ảo.

Theo nhà quan sát lĩnh vực CNTT Mas Wigrantoro Roes Setyadi, ban đầu người sử dụng dịch vụ văn phòng là các công ty nước ngoài sắp vào Indonesia trước khi đi vào hoạt động hoặc có được văn phòng cố định. Tuy nhiên, theo ông, với đồng Rupiah mất giá, có khả năng họ sẽ chuyển sang thuê nhà vừa để ở vừa làm văn phòng vì chi phí thấp hơn.

Ông cũng cho biết biên lợi nhuận của ngành kinh doanh văn phòng trọn gói hiện nay không quá đáng kể, khoảng 10% – 12 %, và khoản chi lớn nhất là tiền thuê mặt bằng và nhân sự. Theo ông, ngành kinh doanh này sẽ khó có thể lớn mạnh như trước khủng hoảng tiền tệ. “Trước khủng hoảng tiền tệ, cầu luôn vượt cung, trái ngược với tình trạng cung vượt cầu như hiện nay”, ông Mas Wigrantoro cho biết.