虛擬辦公室

過去，不用去辦公室就能工作，或者只有一間辦公室卻完全沒有員工，也許是難以想象的事。如今，只要利用服務式辦公室或藉助某些設備——「虛擬辦公室」，這一切都能實現。這是科技帶來的奇蹟之一。有了這類辦公室，高管可以更加靈活地移動辦公，因為他們的虛擬辦公室有人妥善打理。「有了虛擬辦公室，CEO 或任何員工都可以隨時隨地工作，」PT SAP Indonesia 市場經理 Goenawam Loekito 說。基本上，服務式辦公室或虛擬辦公室是一種提供即時辦公室的服務，配有秘書服務、電話線路、傳真及其他服務。使用這項服務，租戶確實會感覺擁有了自己的辦公室。一家公司或團體成為服務式辦公室供應商的租戶後，會獲得一個與其他租戶不同的專屬電話號碼，因此可以把這個號碼印在名片上。團體的公司名稱也可以錄入特定軟件，這樣當有來電找他們時，控制檯上會顯示公司名稱，以及聯繫人和聯絡電話。憑藉這些提示，接線員可以按照控制檯顯示的公司名稱接聽來電，並聯系相應人員。如果此人無法聯繫上或不便接聽，來電將轉入語音信箱。租戶也可以隨時隨地訪問語音信箱。因此，如果客戶留下重要資訊，他們可以立即跟進，經營這項業務的 CEO Suite 銷售與市場總監 Jenny Tjendana 解釋道。基本上，辦公服務業務分為兩種：實體辦公室（又稱服務式辦公室）和虛擬辦公室。從業務角度看，服務式辦公室是主營業務，虛擬辦公室是附屬業務。不過，通常每家服務式辦公室供應商也都經營虛擬辦公業務。實體辦公室，顧名思義，就是一間實體辦公室，只配備最基本的設施。服務式辦公室運營商提供的辦公室面積不大，但配有傢俱、電話網絡、互聯網，甚至辦公助理和清潔服務。這類辦公室的用戶通常是員工相對較少的公司，或總部設在海外的公司代表處。第二種服務是虛擬辦公室。有了虛擬辦公室，就不再需要實體辦公空間。簡單地說，就是使用服務式辦公室供應商的電話號碼和地址。這種方式通常為身處偏遠地區的公司或個人所用。他們使用虛擬辦公室的目的，是方便與客戶開會或洽談業務。使用虛擬辦公室，他們只需預訂會議場地，其餘一切均由服務運營商提供。此外，服務式辦公室運營商通常位於交通便利的商務區。「反過來說，如果辦公室位置偏遠、交通不便，他們就很難談成生意，」Jenny 說。另一個目的是提升聲望。如果他們使用虛擬辦公室的地址和電話號碼，並在該場地開會，客戶會認為他們可靠且有實力。海外的服務式辦公室業務發展迅速，眾多運營商中有幾家頂尖品牌。成立於 1997 年的服務式辦公室運營商 PT CEO SUITE 在雅加達有 2 個地點，在吉隆坡有 1 個。甚至在考察合適地點時，他們也專門請教了來自香港的風水專家。「我們相信藉助風水，租戶的生意會興旺發達，」CEO Suite 銷售與市場總監 Jenny Tjendana 說。目前，CEO SUITE 提供高度整合的服務式辦公室，從電郵到短訊、傳真、語音信箱等一應俱全，還提供視像會議等多種服務。在技術方面，CEO 不與任何特定供應商合作，而是自主開發技術。前景光明：服務式辦公室和虛擬辦公室業務在印尼前景光明，每家服務式辦公室供應商超過 60% 的入駐率便是證明。以 JACSO 為例，今年年初入駐率達 87%，現有 40 間房中只有 5 間空置。同樣，CEO Suite 的入駐率也非常理想：雅加達證券交易所大樓為 80%，GKBI 則接近 100%。相反，Viera Djawahir 承認，Executive Center 今年的入駐率較去年有所下降，去年曾達到 100%。不過，Viera 深信這項業務的前景相當可觀。Indra 也發表了同樣的看法。他說，儘管印尼經濟面臨下滑，仍會有很多人使用這類服務。Jenny 也樂觀地認為服務式辦公室業務有很強的賣點。「證據就是，我們能同時在雅加達開設兩家分部，並在吉隆坡開設一家，」她說。她補充說，無論經濟形勢好壞，這項業務都會持續增長。如果印尼經濟不景氣，許多公司會縮減規模，儘量壓低辦公空間開支；如果印尼經濟向好，就會有許多外國投資者前來印尼開設代表處，而大多數代表處都會使用服務式辦公室。因此，服務式辦公室能夠幫助政府吸引外國投資者。「此外，也能幫助中小企業和正在縮編的公司，」Jenny 說。另一方面，互聯網營銷服務商 www.ikonsel.com 的 Akino W. Azzaro 也看到了服務式辦公室業務未來的新氣象，並認為其利潤空間很大。不過他認為，需要改變仍然固守傳統思維的印尼社會觀念。此外，信譽也是關鍵因素，尤其是在虛擬辦公室業務中。據資訊科技觀察人士 Mas Wigrantoro Roes Setyadi 介紹，服務式辦公室最初的用戶是準備進入印尼的外國公司，在正式運營或找到固定辦公空間之前使用。不過他認為，隨著印尼盾貶值，他們可能會改為租用可兼作辦公室的住宅，因為費用更低。他還表示，目前服務式辦公室業務的利潤率並不高，約為 10% 至 12%，最大的開支是場地租金和人力資源。他認為，這項業務很難恢復到金融危機前的規模。「金融危機前總是供不應求，而如今恰恰相反，供過於求，」Mas Wigrantoro 說。