Pejabat Maya

Pada masa lalu, mungkin mustahil untuk membayangkan bekerja tanpa perlu pergi ke pejabat, atau memiliki pejabat satu bilik tanpa sebarang pekerja langsung. Kini, kita boleh memiliki semua ini jika kita menggunakan pejabat berservis atau dengan peralatan tertentu – “pejabat maya.” Ini ialah salah satu keajaiban yang dijanjikan oleh teknologi. Dengan pejabat jenis ini, seorang eksekutif boleh lebih mudah bergerak kerana pejabat mayanya diuruskan dengan baik.

“Dengan pejabat maya, seorang CEO atau mana-mana pekerja boleh bekerja dari mana-mana sahaja,” kata Goenawam Loekito, pengurus pemasaran PT SAP Indonesia. Pada asasnya, pejabat berservis atau pejabat maya ialah perkhidmatan yang menyediakan pejabat segera lengkap dengan perkhidmatan kesetiausahaan, sambungan telefon, faks dan perkhidmatan lain. Dengan menggunakan perkhidmatan ini, penyewa benar-benar berasa seperti memiliki pejabat sendiri.

Selepas sesebuah syarikat atau kumpulan menjadi penyewa penyedia perkhidmatan pejabat berservis, mereka akan diberikan nombor telefon tertentu yang berbeza daripada penyewa lain. Oleh itu, nombor telefon tersebut boleh dicetak pada kad perniagaan mereka.

Nama syarikat kumpulan itu juga boleh dimasukkan ke dalam perisian khusus supaya apabila terdapat panggilan masuk untuk mereka, nama syarikat akan dipaparkan pada konsol bersama-sama orang untuk dihubungi dan nombor telefon yang boleh dihubungi

Dengan petunjuk ini, operator boleh menjawab panggilan masuk dengan nama syarikat seperti yang dipaparkan pada konsol dan akan menghubungi orang yang diperlukan. Jika orang itu tidak dapat dihubungi atau tidak mahu menjawab, panggilan akan dimasukkan ke dalam mel suara. Penyewa juga boleh mengakses mel suara dari mana-mana sahaja dan pada bila-bila masa yang mereka mahu. Jadi, jika ada mesej penting daripada pelanggan, mereka boleh membuat tindakan susulan dengan segera, jelas Jenny Tjendana, Pengarah Jualan dan Pemasaran CEO Suite, sebuah syarikat yang mengendalikan perniagaan ini.

Pada asasnya, perkhidmatan perniagaan pejabat terbahagi kepada dua: pejabat fizikal, juga dikenali sebagai pejabat berservis, dan pejabat maya. Dari sudut perniagaan, pejabat berservis ialah perniagaan utama dan pejabat maya ialah perniagaan sampingan. Namun, biasanya setiap penyedia pejabat berservis juga mempunyai perniagaan pejabat maya.

Pejabat fizikal atau pejabat berservis, seperti namanya, ialah pejabat fizikal yang hanya dilengkapi secara minimum. Pejabat yang disediakan oleh pengendali pejabat berservis hanya terdiri daripada pejabat yang tidak begitu besar, tetapi dilengkapi perabot, rangkaian telefon, internet, malah bantuan pejabat dan perkhidmatan pembersihan. Pengguna pejabat jenis ini biasanya pejabat yang mempunyai pekerja yang agak sedikit atau pejabat perwakilan syarikat yang berpangkalan di luar negara

Perkhidmatan kedua ialah pejabat maya. Dengan pejabat maya, elemen fizikal pejabat tidak lagi diperlukan. Secara mudahnya, ini bermakna menggunakan nombor telefon dan alamat penyedia pejabat berservis. Jenis kedua ini biasanya digunakan oleh syarikat atau orang yang tinggal di kawasan terpencil. Tujuan mereka memiliki pejabat maya adalah untuk memudahkan apabila mereka mengadakan mesyuarat atau sebarang urusan perniagaan dengan pelanggan mereka.

Dengan menggunakan pejabat maya, mereka hanya perlu menempah tempat untuk mesyuarat. Selepas itu, segala-galanya disediakan oleh pengendali perkhidmatan. Selain itu, syarikat pengendali pejabat berservis biasanya terletak di daerah perniagaan yang mudah diakses. “Sebaliknya, sukar bagi mereka untuk membuat sebarang urusan di pejabat mereka yang jauh dan sukar diakses,” kata Jenny.

Tujuan lain adalah untuk meningkatkan prestij. Jika mereka menggunakan alamat dan nombor telefon pejabat maya serta mengadakan mesyuarat di tempat itu, pelanggan mereka akan menganggap mereka boleh dipercayai dan berprestij.

Perniagaan pejabat berservis di luar negara telah berkembang pesat. Daripada beberapa pengendali pejabat berservis, terdapat beberapa nama terkemuka.

PT CEO SUITE, pengendali pejabat berservis yang diasaskan pada tahun 1997, mempunyai 2 lokasi di Jakarta dan satu di Kuala Lumpur. Malah dalam meninjau lokasi yang sesuai, mereka secara khusus berunding dengan pakar Feng Shui dari Hong Kong. “Kami percaya bahawa dengan menggunakan Feng Shui, perniagaan penyewa kami akan makmur,” kata Jenny Tjendana, Pengarah Jualan dan Pemasaran CEO Suite.

Kini, CEO SUITE menyediakan pejabat berservis yang bersepadu dengan baik, daripada e-mel hingga SMS, faks, mel suara dan lain-lain. Mereka juga menyediakan pelbagai perkhidmatan seperti persidangan video. Bagi urusan teknologi, CEO tidak bekerjasama dengan mana-mana vendor tertentu tetapi membangunkan teknologinya sendiri.

Prospek Cerah

Perniagaan pejabat berservis dan pejabat maya mungkin berdepan masa depan yang cerah di Indonesia. Hal ini dibuktikan dengan kadar penghunian yang melebihi 60 % bagi setiap syarikat penyedia pejabat berservis. JACSO, sebagai contoh, pada awal tahun ini mempunyai kadar penghunian sebanyak 87%. Daripada 40 bilik yang ada, hanya lima bilik yang tidak berpenghuni.

Begitu juga, CEO Suite mempunyai kadar penghunian yang sangat memuaskan. Di bangunan Bursa Saham Jakarta, kadar penghunian ialah 80% manakala di GKBI, kadar penghunian hampir 100%.

Sebaliknya, Viera Djawahir mengakui penurunan kadar penghunian di Executive Center pada tahun ini berbanding tahun sebelumnya yang boleh mencecah 100%. Bagaimanapun, Viera yakin bahawa masa depan perniagaan ini agak menjanjikan.

Indra turut mengulas perkara yang sama. Beliau berkata walaupun ekonomi Indonesia sedang merosot, akan ada ramai yang menggunakan perkhidmatan jenis ini. Jenny juga optimis bahawa perniagaan pejabat berservis mempunyai nilai jualan yang tinggi. “Sebagai bukti, kami dapat membuka dua cawangan pada masa yang sama di Jakarta dan satu di Kuala Lumpur,” katanya. Beliau menambah bahawa perniagaan ini akan terus berkembang sama ada keadaan ekonomi baik atau buruk. Jika keadaan ekonomi di Indonesia buruk, akan ada banyak syarikat yang mengecilkan saiz operasi dan mengurangkan perbelanjaan ruang pejabat serendah mungkin. Jika ekonomi Indonesia baik, akan ada ramai pelabur asing yang datang dan membuka pejabat perwakilan mereka di Indonesia. Kebanyakan pejabat perwakilan akan menggunakan perkhidmatan pejabat berservis. Oleh itu, pejabat berservis boleh membantu kerajaan menarik pelabur asing. “Selain itu, juga untuk membantu syarikat kecil, sederhana dan syarikat yang mengecilkan saiz operasi,” kata Jenny.

Sebaliknya, Akino W. Azzaro, penyedia pemasaran internet www.ikonsel.com, juga melihat angin segar bagi masa depan perniagaan pejabat berservis. Beliau juga melihat margin keuntungan yang besar. Bagaimanapun, menurutnya, apa yang perlu dilakukan ialah mengubah pemikiran masyarakat Indonesia yang masih berfikiran konvensional. Selain itu, faktor kredibiliti juga merupakan perkara penting terutamanya dalam perniagaan pejabat maya.

Menurut pemerhati TI, Mas Wigrantoro Roes Setyadi, pada asalnya pengguna pejabat berservis ialah syarikat asing yang akan memasuki Indonesia sebelum mereka beroperasi atau mendapatkan ruang pejabat tetap. Bagaimanapun, menurutnya, dengan nilai Rupiah yang susut, terdapat kemungkinan mereka akan beralih kepada menyewa rumah yang juga boleh berfungsi sebagai pejabat kerana kosnya lebih rendah.

Beliau juga berkata margin keuntungan perniagaan pejabat berservis pada masa ini tidak begitu ketara, kira-kira 10% – 12 %, dan perbelanjaan terbesar ialah sewa ruang dan sumber manusia. Perniagaan ini, menurut pandangannya, akan sukar untuk menjadi sebesar sebelum krisis kewangan. “Sebelum krisis kewangan, permintaan sentiasa melebihi bekalan, berbeza dengan lebihan bekalan pada hari ini,” dedah Mas Wigrantoro.