バーチャルオフィスへの切り替えには長所と短所があります。もしあなたのビジネスが従来の形態ではなくバーチャルな形態でも生き残るだけでなく成長できると考えるなら、たとえ全員が世界中に散らばってリモートで働いていても、バーチャルチームがスムーズに協力できるようにしておく価値があります。
しかし、バーチャル企業が抱える最も一般的な懸念の一つは、チーム全員と適切かつ効果的なコミュニケーションを維持することです。同僚間の誤解のよくある原因は、曖昧なメールや、他のチームメンバーが電話やメールにすぐに応答できないことです。こうした簡単に避けられる問題を解決するために、チームとの信頼関係を高め、あなたのバーチャルな「我が子」の成長を続けるためのシンプルな方法をご紹介します。
プロセスではなく結果に注目する
バーチャルオフィスに切り替える際にビジネスが直面するもう一つの一般的なリスクは、上司が従業員を監視しがちになり、細かく管理し始めることです。しかし、信頼と権限委譲は、全員がそれぞれの仕事を適切に行うために役立つ2つの重要な要素です。不必要なマイクロマネジメントをせずにこれを確実にする方法の一つは、プロセスや全員の分刻みの行動にあら探しをするのではなく、期待される結果に注目することです。8時間ぶっ通しでパソコンの前に座っているほうが生産的な人もいれば、短い休憩を何度も取るほうがよく働き、より良い結果を出す人もいます。上司として、一人ひとりのやり方を尊重し、成果を出してくれると信頼する必要があります。
適切なメールのエチケットを守る
Skype などのインスタントメッセージに加えて、メールは主要なコミュニケーション手段の一つになります。だからこそ、メールで適切にコミュニケーションを取る方法をチームに教えることに投資する価値があるのです。対面のコミュニケーションには、文章でのコミュニケーションにはない多くのニュアンスがあるため、メールで皮肉を込めた言い方をしても、うまく伝わらないかもしれません。よく考えずに言った冗談が不快に受け取られることもあります。また、本来は率直なだけのメールが、冷たすぎると誤解されることもあります。チームの全員が社内メールを送る際に互いの癖を把握し、特に見込み客や既存のクライアントにメールを送る際には、適切なメールのエチケットを厳守しなければなりません。
定期的な対面ミーティングを続ける
リモートワークとチームメイトとの定期的なコミュニケーションの間で、ようやく完璧なバランスを見つけられれば、バーチャルオフィス全体の運営が楽になります。しかし、だからといって対面での打ち合わせをなくすべきだというわけではありません。年に数回であっても、全員の様子を確認し、各自の業務の方向性が揃っていることを確かめ、ただおしゃべりして交流するために、定期的なミーティングは引き続き必要です。
