출장이 두려운가? 화상회의를 활용하라

테러와 중증급성호흡기증후군(SARS)이 연일 헤드라인을 장식하면서 많은 기업에게 비즈니스 출장은 더 이상 선택지가 아니다. 그러나 비즈니스 관계를 시작하고 유지하려면 대면 만남이 필수적이다. 중요한 것은 목소리를 듣는 것이 아니라 몸짓 언어를 보는 것이다. 훈련된 눈에는 사람의 아주 작은 움직임도 많은 것을 말해 준다.

그렇다면 화상회의는 어떨까? 사람들은 늘 영상 통신 기술이 아직 본격적으로 쓰일 준비가 되지 않았다며 외면해 왔지만, 제대로 계획한다면 매우 효과적인 도구가 될 수 있다. 게다가 화상회의 비용은 비자 수수료, 항공권, 호텔 비용, 이동 중 생산성 손실 등을 포함하는 출장 비용보다 훨씬 적다.

그러니 한번 시도해 보는 것은 어떨까?

자카르타에는 CEO SUITE(www.ceosuite.com)처럼 화상회의 시설을 제공하는 곳이 꽤 있다. CEO SUITE의 총괄 매니저 Maya Kandou는 CEO SUITE가 자사 시설에서 수십 건의 화상회의를 진행했다고 말했다. Indosat과의 협력을 통해 그녀는 고객의 어떤 화상회의 요청도 수용할 수 있으며 회의 기획도 지원할 수 있다.

화상회의는 두 대의 하드웨어 장치가 고속 전화 회선을 통해 통신하는 방식이다. 이 기술은 이미 성숙 단계에 접어들었으며, 고객이나 파트너에게 핵심 메시지를 전달하는 데 도움이 되는 다양한 기능을 갖추고 있다.

대부분의 국가에 화상회의 시설이 있으므로 상대방 근처에서 적절한 비즈니스/통신 센터를 찾는 것은 그리 어렵지 않을 것이다. 해외 고객이나 파트너에게 도움이 필요하다면 인터넷을 확인해 보라. 통신 사업자가 대개 시설을 갖추고 있다.

화상회의를 주최하거나 받을 때 유용한 몇 가지 팁을 소개한다.

“상대방 하드웨어의 성능을 확인하고 대역폭에 합의하라. 대역폭이 높을수록(예: 384 Kbps) 화질이 좋아진다. 그러나 내 하드웨어가 더 높은 대역폭을 지원하더라도 상대방이 낮은 대역폭만 유지할 수 있다면, 연결은 양쪽이 공통으로 지원하는 가장 낮은 수준으로 맞춰진다.” 연결에 문제가 생길 경우를 대비해 해외 상대방의 연락처를 항상 몇 개 확보해 두라(가능하면 유선 전화. 휴대전화는 연결되지 않을 때가 있다).

“통화 며칠 전에 상대방에게 전화를 걸어 화상회의 장비를 반드시 테스트하라. 양측 모두 테스트 통화를 걸고 받아 최적의 음성 및 영상 수준을 찾아야 한다.” 통화 시간에 혼선이 없도록 확인하라. 화상 통화가 연결되려면 양쪽 모두 장비를 켜 두어야 한다. 의외로 많은 화상회의 통화가 한쪽이 수신 준비가 되지 않아 연결에 실패한다.

“ 대부분의 화상회의 요금은 시간 단위로 부과되므로(통화를 거는 쪽인 경우) 반드시 안건을 미리 작성하고 승인받아라.

“ 일부 화상회의 하드웨어에는 회전 카메라와 줌 기능 같은 특수 기능이 있다. 이를 통해 양쪽 사용자 모두 누가 말하고 있는지 분명히 볼 수 있다. 또한 고급 시설에서는 노트북을 연결해 모두와 프레젠테이션을 공유할 수도 있다. 이러한 기능을 최대한 활용하라!

“ 화상회의가 원활하게 진행되도록 기술자(또는 시스템에 익숙한 사람)를 회의실에 대기시켜라. 다른 역할이 없더라도 이들은 카메라를 조작해 해당 발언자를 향해 화면을 이동하고 확대할 수 있다(해당되는 경우). 이는 몸짓 언어를 전달하는 데 매우 효과적이다.

“ 말할 때는 대개 TV 화면 옆에 있는 카메라를 바라보며 이야기해 대면 대화를 하는 듯한 느낌을 주라(확대해 주면 더욱 좋다).

“ 화상회의용 마이크는 대개 감도가 매우 높아 아주 작은 속삭임까지 잡아낸다. 불필요하게 서류를 뒤적이지 마라.

“ 책이나 제품 샘플 같은 다른 시각 자료가 있다면 카메라가 확대해서 비출 수 있는 특정 구역에 준비해 두라. 조명도 충분히 마련하라.

“ 화상회의가 연결되지 않거나 도중에 끊길 경우를 대비해 예비 전화회의 장비와 국제전화(IDD) 회선을 반드시 준비해 두라.

처음에는 이런 새로운 기술에 익숙해지기 어려울 수 있지만, 화상회의는 엄청난 이점을 제공한다. 출장 예산에 제약받지 않고 더 많은 사람이 회의에 참여할 수 있고, 비자 발급이나 보안 검색을 위해 길게 줄 설 필요도 없으며, 항공편 지연이나 수하물 분실도 확실히 없다! 물론 회의가 끝난 뒤 관광은 할 수 없지만, 이런 위기의 시기에는 후회하는 것보다 안전한 편이 낫다.