인스턴트 오피스, 가상 오피스, 미래의 오피스

모든 것이 “즉각적이고 실용적”이기를 기대하는 21세기에는 사무 공간을 찾을 때도 이러한 조건이 고려 사항이 됐다. 마치 팝업 카드를 펼치는 것처럼! 시간, 에너지, 비용을 절약한다. 이것이 정말 미래 오피스의 진정한 모습이 될까?

29세의 Marina는 몇몇 동료와 함께 자신의 컨설팅 지원 회사를 정식으로 자리 잡게 하고 싶어 한다. 새 회사가 아직 작은 사업체였을 때는 모든 행정 업무 등을 Kebayoran의 작은 별채에서 처리했다. 이제 회사가 성장하고 중요한 고객이 늘어나면서 그 별채는 더 이상 회의 장소로 번듯하지 않게 됐다. 새 사무실로 옮길까? 그러려면 사무 공간 임대를 위한 막대한 자본이 필요할 것이고, 요구 조건이 매우 까다로운 경우가 많은 건물 관리 측과도 상대해야 하며, 많은 사무 장비도 마련하거나 구입해야 한다. 게다가 접수 직원과 사무 보조를 채용하고 보안도 확보해야 한다. 이 모든 것은 분명 막대한 운영 예산으로 이어질 것이다. “비즈니스 지구 안의 전략적 위치에 있어 접근성이 좋고 회사 이미지를 구축하기에도 잘 어울리는 고급 회의 장소를 하나 빌리는 게 어떻게 가능하겠어요? 결국 제게 필요한 모든 것을 갖춘 새 사무실을 찾는 것 말고는 다른 선택지가 없어요. 아직은 옮길 준비가 안 된 것 같아요.” Marina는 이렇게 불평했다.

Marina의 고민은 사업을 확장하려는 전문가들, 특히 이제 막 자기 사업을 시작한 사람들에게 전형적인 문제다. 성공하려면 어디선가, 심지어 맨땅에서부터 시작해야 하는 것은 사실이다. 예전이었다면 Marina의 딜레마는 해결될 수 없었을지도 모른다. 그 때문에 제대로 뒷받침받지 못한 많은 포부가 꺾이곤 했다. 이제는 첨단 기술과 뛰어난 서비스의 지원으로 모든 것이 더 쉽고 빨라지면서 Marina의 딜레마는 더 이상 걱정거리가 아니다. 시내의 많은 오피스 제공업체가 경쟁력 있는 조건으로 도울 준비가 돼 있다.

정교한 기술과 서비스를 갖춘 대표 사무소가 필요한가? CEO SUITE를 꼭 확인해 보라. 필요한 것을 말해 보라고? 말만 하면 다 갖춰져 있다! 단 몇 시간 동안 회의실만 필요하더라도 말이다.

자카르타에 거주하는 한국인 여성 Mee Kim은 몇 년 전 이미 이 기회를 내다봤다. 5년 넘게 헌신해 온 CEO SUITE의 대표이사로서 그녀는 매일 입는 우아한 옷차림 속에 강인함과 규율을 갖추고 있다. 자카르타의 첫 두 센터에 이어 CEO SUITE가 쿠알라룸푸르, 싱가포르, 그리고 가장 최근에는 오는 10월 문을 여는 상하이로 네트워크를 확장하리라는 것은 쉽게 예측할 수 있었다. 같은 업계에서 쌓은 오랜 경험 덕분에 그녀는 아시아 시장이 더 유망하다는 것을 알아볼 수 있었다. 그 이름 CEO처럼 CEO SUITE의 오피스는 최고경영자, 의사 결정권자, 기업 리더를 대상으로 한다. 개념 자체도 간단명료하고 이해하기 쉽다. 인스턴트 오피스와 가상 오피스 개념은 세기 초에 잘 알려지고 널리 퍼졌던 1인 재택 오피스(SOHO) 개념을 손쉽게 대체할 수 있다.

CEO SUITE가 제공하는 혜택과 시설은 무엇일까? CEO SUITE의 매니저 Nuke P. Yudaningrat의 이야기를 들어 보자.

단 몇 초 만에

왜 인스턴트일까? CEO SUITE와 계약을 마치는 순간 단 몇 분 안에 시설을 이용할 수 있다. 1~15명을 수용할 수 있는 오피스 크기를 직접 정할 수 있다. 레고 게임처럼 모든 것을 허물고 새로 지을 수 있다. 그럼에도 CEO SUITE에서는 각 오피스의 풍수도 매우 중요하게 고려한다.

Wisma GKBI 39층과 자카르타 증권거래소 Tower 2의 17층에 자리한 CEO SUITE의 각 센터는 즉시 사용 가능한 오피스를 대략 40실씩 갖추고 있다. 전략적인 입지가 아닌가? 때로는 사무실 주소 자체가 마케팅 도구가 될 수 있다. 디자인과 가구는 그다음 문제다. 자카르타의 장관을 내려다보며 컴퓨터나 기타 전자 기기가 필요하다면? 이것도 분명히, 그리고 손쉽게 마련할 수 있다.

또한 최대 20명을 수용하는 회의실도 제공되며, 프로젝터, 화상·전화 회의, 넓고 모던한 리셉션 공간, 마치 나만의 카페에 앉아 있는 듯한 세련되고 편안한 팬트리 등의 지원 시설도 갖추고 있다. 오피스는 시간, 일, 주, 연 단위로 임대할 수 있다. 사업 전망에 따라, 사업이 기대만큼 순조롭지 않으면 임대를 쉽게 해지할 수 있다. 막대한 현금을 잃을 걱정이 없다. 이제 다국적 기업의 많은 대표 사무소가 인도네시아에서 사업을 관망하는 동안 왜 이런 형태의 오피스를 찾아 머무는지 알 수 있다. 안타깝게도 인도네시아의 정치와 경제가 불안정하다는 점을 고려하면 서비스드 오피스는 완벽한 대안이 될 수 있다.

모든 비용을 하나의 청구서로

“사용한 만큼만 지불한다”는 모토 아래 각 오피스에는 지원 장비와 인력이 제공된다. 전 세계 어디로든 착신 전환할 수 있는 최소 1개의 전화 회선, 초고속 또는 전화 접속 인터넷, 가구 일체, 원하는 방식으로 친절하고 구체적으로 전화를 응대하는 이중 언어 접수 직원(예: “Good morning, Her world, how may I help you?”), 사무 보조, IT 전문가, 24시간 보안 시스템, 무료로 제공되는 생수, 차, 커피 등의 음료, 전기, 사무실 유지 관리 등이 포함된다. 어수선하거나 지저분하거나 방치된 사무실로 골치 아플 일은 전혀 없다. 해당되는 모든 요금은 매월 중순에 발송되는 하나의 청구서에 담긴다. 그렇다, 비용 효율적이다! 회사 이미지를 구축하는 일은 쉽지 않다. 모든 것이 고급스럽게 제공되는 비즈니스 지구 중심부의 사무 공간이 필요하다.

다른 입주사와 시설을 공유하더라도 고객의 기밀과 프라이버시는 철저히 보호된다. CEO SUITE에 어떤 회사가 등록돼 있는지 결코 알 수 없다. 그 결과 “집”처럼 편안하게 느끼면서도 기업 이미지를 유지할 수 있다. CEO SUITE의 고객이 되는 것은 생각만큼 쉽지 않다. 등록을 원하는 각 회사의 모든 요건과 책임은 투명해야 한다. 이는 어렵게 만들려는 것이 아니라 나쁜 의도와 불법 활동을 막기 위한 신중함에서 비롯된 것이다. 회사 소개서, 납세자 등록번호, 조직도, 명함 등의 증빙 서류를 갖춰야 한다.

CEO SUITE는 시설 안팎에서 행사 기획자 역할도 할 수 있다. 예를 들어 고객이 5성급 호텔에서 회의나 디너/칵테일 파티를 열고 싶어 하면 CEO SUITE가 행사 기획을 맡고 행사 중에도 대기한다. 고객이 필요로 하는 것이라면 합리적인 범위 안에서 실현 가능한 한, 마다할 이유가 없다! CEO SUITE가 직접 해결할 수 없는 기타 서비스는 네트워크 내의 다른 전문가에게 도움을 요청한다. 예를 들어 공증 서비스, 세무 컨설턴트, 회계 서비스, 사무실/주택 이전, 채용, 프로젝트 관리, 우편 발송 및 그래픽 디자인 등이다. 완벽한 원스톱 서비스다!

임대료는 월 USD700에서 USD5,000까지다. 시간당 요금은 1인 오피스 기준 USD8부터 시작한다. 모든 것은 고객의 필요와 예산에 맞춰 특별히 구성되며, 하나의 매력적인 패키지로 묶인다. 백문이 불여일견이기에 잠재 고객은 직접 둘러보도록 초대받는다.

가상 오피스

집에서 일하는 것이 더 편한가? 아니면 이미 시외에 공간이 있는가? 이런 경우를 위한 가상 오피스 패키지가 있다. 사실 이것이 바로 기사 첫머리에서 설명한 Marina에게 필요했던 것이다. 그녀에게는 가끔 사용할 수 있으면서도 고객과의 회의에 번듯한 사무실 하나만 있으면 됐다. 실제 공간은 전혀 필요 없다. CEO SUITE의 주소를 사용하는 두 번째 사무실이라고 생각하면 된다. 접수 직원이 바로 연결해 주는 전용 전화 회선 1개가 제공된다. 새로운 이미지를 위한 새 명함도 마련할 수 있다. 다시 말해 비즈니스와 관련된 모든 질문과 요구에 응대할 새 매니저를 고용하는 셈이다. 역동적인 전문가에게 매우 유연한 선택지다.

이 서비스를 이용하는 회사가 많을까? Nuke에 따르면 지금까지 가상 오피스 고객은 300곳에 이른다. 일부 연예인은 “진짜” 매니저를 고용하는 대신 이 서비스를 이용하기 시작했다고 그녀는 덧붙였다.

미래의 오피스, 세계로 나아가다

지난 몇 년간 트렌드는 인스턴트 오피스와 가상 오피스를 제공하는 서비스드 오피스 업계로 옮겨 왔다. 그 유연성 덕분에 대표 사무소를 두고자 하는 신생 성장 기업과 국제 기업에 적합하다.

다른 일부 국가에서는 서비스드 오피스 개념이 이미 자리 잡아 일반적인 수요가 됐다. 이에 CEO SUITE는 이 기회를 잡아 다른 나라로 날개를 펼치기로 했다. CEO SUITE는 국내 고객을 확보하는 것 외에도, 다른 나라에서 회의를 열거나 새 지점/사무소를 내려는 국내 고객에게 시설을 제공할 수 있다고 믿는다. 고객의 편의를 위해 모든 준비는 자카르타에서 처리할 수 있다. 그만큼 간단하다!

CEO SUITE는 3개월에 한 번씩 이미 등록된 회사들을 새로 입주한 회사와 동료들에게 소개하는 특별 모임을 열기 때문에 빌딩 안에서 네트워크를 넓힐 수 있다. 새로운 사업 기회가 생길지도 모를 일이다! Nuke에게 가장 멋진 경험은 고객이 성장할 때다. 입소문이 빠르게 퍼지는 만큼 CEO SUITE도 그들과 함께 성장하기 때문이다.

손가락을 튕기듯 빠르게 새 회사를 시작하는 것은 더 이상 불가능한 일이 아니다. 할 수 있다고 생각하는 일이라면 무엇이든, 언제든 할 수 있을 때 하라. 어쨌든 시설은 이미 준비돼 있다. 큰 포부에는 큰 수단이 따른다!