Pejabat Segera

Mee Kim, Presiden dan pemilik CEO SUITE Group, memberitahu Chris Hanrahan bagaimana menyewa pejabat berservis dapat membantu syarikat bertapak dengan lancar di Jakarta dan terus beroperasi sejak hari pertama.

Membuka pejabat baharu boleh menjadi mimpi ngeri bagi mana-mana syarikat, sama ada syarikat permulaan satu orang atau syarikat multinasional yang memasuki pasaran baharu. Namun, banyak kesulitan dapat dielakkan jika syarikat itu berpindah ke pejabat berservis. Pejabat “segera” sebegini disertakan dengan sokongan penuh kakitangan kesetiausahaan serta infrastruktur IT dan kemudahan mesyuarat yang lengkap.

“Suite pejabat berservis menyediakan pilihan yang sangat mudah dan menjimatkan kos bagi pendatang baharu ke pasaran yang mungkin tidak mengetahui pasaran hartanah atau tidak pasti tentang keperluan tenaga kerja masa depan mereka,” kata Mee Kim. “Dan kelebihan terbesar pilihan pejabat berservis ialah fleksibilitinya yang membolehkan syarikat menyesuaikan keperluan tenaga kerja dan ruang jangka panjang mereka berdasarkan kadar pertumbuhan perniagaan.

Mee ialah pengasas, Presiden dan pemilik CEO SUITE Group berbangsa Korea Selatan yang menarik, dinamik dan rajin. Misi syarikatnya adalah untuk menyediakan penyelesaian perniagaan sehenti bagi syarikat yang memerlukan sokongan operasi dan penyelesaian teknologi tanpa menanggung pelaburan modal yang besar dan komitmen pajakan. Senarai pelanggannya termasuk Exxon Mobil, Freeport Indonesia dan Etihad Airways.

Selepas berkahwin dengan ahli perniagaan Indonesia, Joseph Siswanto, Mee mengasaskan syarikatnya di Jakarta pada 1997 dan sejak itu telah berkembang ke Singapura, Kuala Lumpur, Shanghai dan Beijing. “Saya sangat bertuah dengan suami saya,” katanya sambil tersenyum. “Dia membebaskan saya untuk mengejar impian saya.”

Di Jakarta, CEO SUITE mempunyai kira-kira 300 pelanggan secara keseluruhan (70 peratus daripadanya syarikat asing) di dua lokasi di Sudirman: tingkat 39 Wisma GKBI, dari mana “pada hari yang cerah anda boleh melihat laut”, kata Mee, dan tingkat 17 Menara 2 di bangunan Bursa Saham Jakarta. Kedua-dua lokasi pejabat ini bertaraf dunia – kemas dan dihias dengan citarasa tinggi menggunakan perabot berjenama yang serba baharu – dan sewanya berkisar daripada US$700 untuk ruang kecil satu orang hingga $4,000 sebulan untuk ruang yang cukup besar bagi 20 orang.

Perkhidmatan yang disediakan termasuk operator telefon dwibahasa peribadi, pemindahan panggilan, penulisan salinan dan penyuntingan, perkhidmatan setiausaha eksekutif dan terjemahan. Peralatan yang disediakan merangkumi kemudahan audio visual dan pembentangan standard hinggalah pencetak laser berwarna, pengimbas, mesin salin digital dan kemudahan penerbitan desktop.

Di pusat Wisma GKBI, pembantu-pembantu Mee dengan bangga menunjukkan kepada PRESTIGE sebuah bilik lembaga pengarah mewah yang digunakan oleh pelanggan untuk mesyuarat perniagaan, persidangan video dan persidangan telefon tiga dan lima hala. Turut tersedia: sebuah ruang rehat elegan dengan pemandangan panorama bandar, ruang rehat Zen dan kafe siber yang bergaya, pusat kecergasan, malah sebuah landasan helikopter.

“Kami berhasrat menyediakan pelanggan asing kami persekitaran di mana kejutan budaya langsung tidak wujud sebaik sahaja mereka melangkah masuk ke CEO SUITE,” kata Mee. “Kami membantu mereka menubuhkan perniagaan di sini dengan segera dan tanpa masalah, memastikan mereka dapat menyesuaikan diri dengan bandar ini tanpa kerumitan. Dalam beberapa minit selepas masuk, mereka boleh mengatur pejabat tepat seperti yang mereka mahukan. Mengapa menghabiskan berhari-hari atau berminggu-minggu mencari pejabat atau sokongan kakitangan yang cekap?”

Mee mengakui bahawa pejabat berservis mahal dari segi kos setiap meter persegi. “Tetapi memandangkan sewanya merangkumi yuran pengurusan, utiliti, penyelenggaraan am pejabat, sokongan penuh kakitangan kesetiausahaan, infrastruktur perniagaan dan IT yang lengkap serta kemudahan mesyuarat, ia menyediakan pilihan yang sangat mudah dan menjimatkan kos bagi pendatang baharu ke pasaran,” tegas beliau.

Beliau berkata adalah penting bagi syarikat untuk jelas tentang matlamat strategik dan rancangan perniagaan jangka panjang mereka, kerana komitmen ruang yang berlebihan atau kekurangan ruang dalam komitmen tempoh tetap konvensional boleh menjadi faktor yang mengehadkan pertimbangan perniagaan masa depan.

“Antara faktor perancangan pejabat yang lain, keupayaan strategik untuk mengenal pasti bangunan pejabat yang tepat, menguji kesesuaian ruang pejabat yang berpotensi, dan menggunakan tema reka bentuk khusus untuk identiti korporat dan konfigurasi ruang yang tepat akan memastikan peluang yang lebih tinggi untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja berprestasi tinggi,” sambung Mee.

Kami ialah pilihan ideal bagi perniagaan yang mencari terma pajakan yang fleksibel, dan kemudahan kami amat sesuai untuk pejabat perwakilan dan operasi dengan bilangan kakitangan yang kecil. Dalam pasaran matang yang dicirikan oleh bekalan pejabat yang terhad dan sewa yang semakin meningkat, pejabat berservis menyediakan pilihan yang realistik untuk semua pertimbangan dalam perpindahan pejabat. Sebagai komitmen jangka lebih pendek yang berisiko rendah, pilihan suite pejabat berservis membolehkan firma terus beroperasi dengan lancar sejak hari pertama.

Apakah yang perlu dicari oleh syarikat dalam sesebuah pejabat berservis? Mee berkata lokasi ialah pertimbangan yang paling penting. “Mengenal pasti pejabat berservis di bangunan Gred A di lokasi pusat dalam daerah perniagaan pusat bandar akan memastikan kemudahan akses, keselesaan dan prestij menyeluruh bagi syarikat anda,” tambah beliau.

Adalah juga penting untuk menilai kualiti dan komitmen pasukan pengurusan dan sokongan. “Daripada penyambut tetamu hinggalah setiausaha, mereka akan menjadi pasukan sokongan lanjutan anda yang bekerja bersama anda setiap hari,” kata Mee. “Penampilan, kelayakan, kecekapan: itulah tanggapan pertama yang akan diberikan oleh syarikat anda kepada pelanggan.”

Mee memiliki Ijazah Sarjana Muda Sastera dari Yonsei University, salah sebuah universiti terbaik di Korea Selatan, dan Ijazah Sarjana Perdagangan dari University of New South Wales di Australia. “Ayah saya ialah pendorong saya,” kata Mee.

“Dia mahu saya belajar di universiti terbaik dan kemudian berkahwin dengan lelaki kaya. Tetapi saya mempunyai idea sendiri, dan memilih untuk melanjutkan pelajaran di Australia.” Beliau bekerja dengan Servcorp, yang mengendalikan rangkaian global pejabat berservis, selama enam tahun. Beliau mula-mula ditempatkan di Thailand, kemudian di Indonesia dan Australia sebelum keluar untuk memulakan syarikatnya sendiri.

Mee menyifatkan dirinya sebagai pengurus yang terlibat secara langsung dan sangat berhati-hati semasa memilih kakitangannya. “Tiada seorang pun kakitangan kami ialah graduan universiti yang baru tamat pengajian,” katanya. “Setiap orang adalah unik dari segi pengalaman mereka dalam industri ini. Malah penyambut tetamu kami mempunyai sekurang-kurangnya 10 tahun pengalaman bekerja.” Beliau memerhatikan bahawa perniagaan pejabat berservis memerlukan pelaburan modal yang besar dan merupakan industri yang sangat kompetitif. “Saya harus katakan, kami telah bekerja keras setiap hari sepanjang sembilan tahun lalu untuk berada di tahap kami sekarang.”

Akhirnya, katanya, kualiti pasukan pengurusannyalah yang paling penting. “Mereka perlu mempunyai sifat seorang yang mampu bertahan “ tanpa melupakan, sudah tentu, sifat-sifat yang telah teruji seperti kerja keras, optimisme dan kebolehan merebut peluang,” tambah beliau. “Tetapi yang paling utama, faktor terpenting ialah tahap pendidikan mereka yang tinggi, yang digabungkan dengan pengalaman luas mereka berurusan dengan syarikat multinasional dari pelbagai negara, akan menjadikan mereka sangat tabah.”

Selain perniagaan, Mee melaburkan sebahagian besar sumber syarikatnya untuk tujuan sosial. Dengan kerjasama organisasi World Education, CEO SUITE telah melancarkan Learning Farm, sebuah program inovatif yang direka khas untuk menyediakan peluang pendidikan dan pembelajaran bagi kanak-kanak dan belia yang terdedah di jalanan. Dilaksanakan oleh yayasan Karang Widya, program ini menggalakkan sara diri dalam persekitaran ladang organik di Puncak. “Saya sangat berbangga dengan program ini kerana ia telah menyelamatkan 40 kanak-kanak dari jalanan,” kata Mee.

Mee merancang untuk menambah dua lagi pusat CEO SUITE tahun depan, satu di Bangkok dan satu lagi di Vietnam. “Saya yakin kami mampu menguruskan pengembangan ini,” katanya. “Ia terlalu berat untuk dikendalikan oleh seorang, tetapi kini saya mempunyai tiga pengarah yang baik untuk membantu saya.”

Mee menyimpulkan: “Saya boleh mendakwa dua pencapaian dalam hidup saya. Pertama ialah anak lelaki saya yang berusia lapan tahun, Eugene; dan yang kedua ialah CEO SUITE, yang bagi saya ibarat seorang anak yang telah saya besarkan dan asuh dalam susah dan senang.”