กลัวการเดินทางหรือ? ลองใช้การประชุมทางวิดีโอ

ด้วยข่าวการก่อการร้ายและโรคทางเดินหายใจเฉียบพลันรุนแรง (ซาร์ส) ที่เป็นพาดหัวข่าว การเดินทางเพื่อธุรกิจจึงไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไปสำหรับหลายองค์กร ถึงกระนั้น การพบปะกันแบบเห็นหน้าก็ยังมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเริ่มต้นและรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจ สิ่งสำคัญไม่ใช่เพียงการได้ยินเสียง แต่คือการได้เห็นภาษากาย การเคลื่อนไหวเพียงเล็กน้อยของบุคคลหนึ่งอาจบ่งบอกได้มากมายสำหรับผู้ที่มีสายตาเชี่ยวชาญ

แล้วทำไมไม่ใช้การประชุมทางวิดีโอ? ผู้คนมักมองข้ามเทคโนโลยีการสื่อสารผ่านวิดีโอ โดยกล่าวว่ายังไม่พร้อมสำหรับการใช้งานจริง แต่หากวางแผนอย่างเหมาะสม ก็สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงได้ นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายของการประชุมทางวิดีโอแต่ละครั้งยังต่ำกว่าการเดินทางเพื่อธุรกิจอย่างมาก ซึ่งรวมถึงค่าธรรมเนียมวีซ่า ค่าตั๋วเครื่องบิน ค่าโรงแรม และผลิตภาพที่สูญเสียไประหว่างการเดินทาง

แล้วทำไมไม่ลองดูล่ะ?

มีสถานที่หลายแห่งในจาการ์ตาที่ให้บริการสิ่งอำนวยความสะดวกด้านการประชุมทางวิดีโอ เช่น CEO SUITE (www.ceosuite.com) Maya Kandou ผู้จัดการทั่วไปของ CEO SUITE กล่าวว่า CEO SUITE ได้จัดการประชุมทางวิดีโอมาแล้วหลายสิบครั้งภายในสถานที่ของบริษัท ด้วยความร่วมมือกับ Indosat เธอสามารถรองรับคำขอจัดประชุมทางวิดีโอใด ๆ จากลูกค้า และช่วยวางแผนการประชุมได้

การประชุมทางวิดีโอประกอบด้วยอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์สองชุดที่สื่อสารกันผ่านสายโทรศัพท์ความเร็วสูง เทคโนโลยีนี้พัฒนาจนสมบูรณ์แล้ว และมาพร้อมคุณสมบัติหลากหลายที่ช่วยถ่ายทอดสารสำคัญไปยังลูกค้าหรือพันธมิตร

ประเทศส่วนใหญ่มีสิ่งอำนวยความสะดวกด้านการประชุมทางวิดีโอ จึงไม่น่าจะยากนักที่จะหาศูนย์ธุรกิจหรือศูนย์สื่อสารที่เหมาะสมใกล้กับอีกฝ่าย ตรวจสอบทางอินเทอร์เน็ตหากลูกค้าหรือพันธมิตรในต่างประเทศของคุณต้องการความช่วยเหลือ ผู้ให้บริการโทรคมนาคมมักมีบริการนี้อยู่แล้ว

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการสำหรับการเป็นเจ้าภาพ (หรือผู้รับ) การประชุมทางวิดีโอ:

“ตรวจสอบขีดความสามารถของฮาร์ดแวร์ของอีกฝ่ายและตกลงเรื่องแบนด์วิดท์ ยิ่งแบนด์วิดท์สูง (เช่น 384 Kbps) คุณภาพของภาพก็ยิ่งดี อย่างไรก็ตาม หากฮาร์ดแวร์ของคุณรองรับแบนด์วิดท์ที่สูงกว่า ขณะที่อีกฝ่ายรองรับได้เพียงระดับต่ำกว่า การเชื่อมต่อจะปรับลงไปที่ระดับต่ำสุดที่ทั้งสองฝ่ายรองรับได้” ควรมีหมายเลขติดต่อของอีกฝ่ายในต่างประเทศไว้หลายหมายเลขเสมอ (โทรศัพท์พื้นฐานหากเป็นไปได้ เนื่องจากโทรศัพท์มือถือบางครั้งติดต่อไม่ได้) ในกรณีที่การเชื่อมต่อมีปัญหา

“สองสามวันก่อนการประชุม ควรยืนยันให้มีการทดสอบอุปกรณ์ประชุมทางวิดีโอด้วยการโทรหาอีกฝ่าย ทั้งสองฝ่ายควรทดสอบการโทรออกและรับสายเพื่อหาระดับเสียงและภาพที่เหมาะสมที่สุด” ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีความสับสนเรื่องเวลาของการประชุม เพื่อให้การประชุมทางวิดีโอเชื่อมต่อได้ ทั้งสองฝั่งต้องเปิดอุปกรณ์ไว้ การประชุมทางวิดีโอจำนวนมากอย่างน่าประหลาดใจเชื่อมต่อไม่สำเร็จ เพราะฝ่ายหนึ่งไม่พร้อมรับสาย

“ค่าบริการประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่คิดเป็นรายชั่วโมง (หากคุณเป็นฝ่ายเริ่มการโทร) ดังนั้นควรจัดทำวาระการประชุมและให้ได้รับการอนุมัติล่วงหน้า

“ฮาร์ดแวร์ประชุมทางวิดีโอบางรุ่นมีคุณสมบัติพิเศษ เช่น กล้องที่หมุนได้และความสามารถในการซูม ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ทั้งสองฝั่งเห็นได้ชัดเจนว่าใครกำลังพูด นอกจากนี้ สิ่งอำนวยความสะดวกระดับพรีเมียมยังให้คุณเชื่อมต่อแล็ปท็อปเพื่อแชร์การนำเสนอให้ทุกคนได้ชม ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติเหล่านี้ให้เต็มที่!

“ให้มีช่างเทคนิค (หรือผู้ที่คุ้นเคยกับระบบ) ประจำอยู่ในห้องเพื่อให้การประชุมทางวิดีโอดำเนินไปอย่างราบรื่น อย่างน้อยที่สุด พวกเขาก็สามารถควบคุมกล้องให้แพนและซูมไปยังผู้พูดที่เหมาะสมได้ (หากมี) ซึ่งได้ผลดีมากในการถ่ายทอดภาษากาย

“เมื่อพูด ให้หันหน้าเข้าหากล้องซึ่งมักติดตั้งอยู่ข้างจอโทรทัศน์ เพื่อสร้างภาพลวงว่ากำลังสนทนากันแบบเห็นหน้า (การซูมเข้าจะช่วยได้ดี)

“โดยทั่วไป ไมโครโฟนสำหรับการประชุมทางวิดีโอมีความไวสูงมากและอาจจับเสียงกระซิบเพียงเบา ๆ ได้ หลีกเลี่ยงการขยับกระดาษโดยไม่จำเป็น

“หากคุณมีสื่อภาพอื่น ๆ เช่น หนังสือหรือตัวอย่างสินค้า ให้เตรียมไว้ในบริเวณเฉพาะที่กล้องสามารถซูมเข้าไปได้ และจัดเตรียมแสงสว่างให้เพียงพอ

“ควรมีฮาร์ดแวร์สำหรับการประชุมทางโทรศัพท์สำรองและสายโทรศัพท์ทางไกลระหว่างประเทศ (IDD) ไว้ เผื่อในกรณีที่การประชุมทางวิดีโอเชื่อมต่อไม่ได้หรือหลุดก่อนเวลา

แม้ในช่วงแรกอาจเป็นเรื่องยากที่จะคุ้นเคยกับเทคโนโลยีรูปแบบใหม่นี้ แต่การประชุมทางวิดีโอก็มอบประโยชน์มหาศาล ผู้คนสามารถเข้าร่วมการประชุมได้มากขึ้นโดยไม่ถูกจำกัดด้วยงบประมาณการเดินทาง ไม่ต้องต่อแถวยาวเพื่อขอวีซ่าหรือผ่านการตรวจรักษาความปลอดภัยอีกต่อไป และแน่นอนว่าไม่มีเที่ยวบินล่าช้าหรือกระเป๋าเดินทางสูญหาย! แน่นอนว่าคุณไม่สามารถไปเที่ยวชมสถานที่หลังการประชุมได้ แต่ในยามวิกฤตเช่นนี้ กันไว้ดีกว่าแก้