Việc giảm chi phí khi thuê văn phòng, hoặc ít nhất là khi tìm thuê văn phòng, là vô cùng quan trọng đối với mọi công ty và doanh nghiệp. Thực tế đã chứng minh chi phí bất động sản là một trong những khoản chi lớn nhất của các công ty và doanh nghiệp. Khi đọc bài viết này, bạn sẽ học được một số trong nhiều kỹ thuật có thể áp dụng cho công ty/doanh nghiệp của mình, rất phù hợp cho giai đoạn đầu tìm kiếm không gian văn phòng tại Xin-ga-po. Đây là những kỹ thuật chủ động giúp bạn giảm thiểu chi phí nhiều nhất có thể.
- Trong quá trình trao đổi về hợp đồng thuê với chủ nhà tiềm năng, đừng ngần ngại nhấn mạnh các rủi ro khi đàm phán, dù là thuê văn phòng mới tại bất kỳ địa điểm nào ở Xin-ga-po, hay gia hạn và đàm phán lại hợp đồng cho văn phòng hiện có ở bất kỳ địa điểm nào ở Xin-ga-po. Một cách để làm điều này là tạo cho chủ nhà hoặc chủ nhà tiềm năng ấn tượng rằng doanh nghiệp hay công ty của bạn đang cân nhắc không chỉ một văn phòng. Thực tế, bạn nên làm rõ rằng doanh nghiệp hay công ty của bạn sẵn sàng mở rộng toàn bộ hoạt động kinh doanh, đến mức bạn sẵn sàng thuê nhiều văn phòng. Tuy nhiên, bạn cũng cần thận trọng với những thông tin đang hoặc sẽ cung cấp cho chủ nhà hoặc chủ nhà tiềm năng. Việc cung cấp quá nhiều thông tin về kế hoạch thuê văn phòng thường là không cần thiết, và thực tế còn có thể gây bất lợi cho bạn. Về cơ bản, tất cả những gì bạn cần nói với chủ nhà là có những khả năng và lựa chọn bạn đang đưa ra đủ để họ thu được lợi nhuận.
- Làm việc với chuyên gia quy hoạch không gian. Việc này quan trọng không kém việc tìm được một văn phòng thực sự trong một tòa nhà văn phòng thực sự tại Xin-ga-po. Quy hoạch không gian rất quan trọng với hầu hết công ty và doanh nghiệp, vì diện tích phù hợp tính bằng mét vuông phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Trong một số trường hợp, ngay cả khi có hai văn phòng cùng diện tích, bạn cũng không thể tùy tiện chọn bất kỳ cái nào. Không phải 100 m² nào cũng giống nhau, bởi có thể có bố cục khác nhau và khoảng cách khác nhau tới các khu vực thiết yếu như nhà vệ sinh, phòng pantry, quầy lễ tân, v.v. Có một chuyên gia quy hoạch không gian đồng hành sẽ giúp văn phòng bạn nhắm tới được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
- Dành đủ thời gian cho việc tìm kiếm văn phòng và chuyển vào. Dù doanh nghiệp hay công ty của bạn có quy mô nhỏ, vừa hay lớn, việc dành đủ thời gian cho tìm kiếm, đàm phán, quyết định và thống nhất, cũng như chuyển đi và chuyển đến đều quan trọng như nhau. Mặc dù việc chuyển văn phòng có thể hơi phiền phức với hầu hết doanh nghiệp và công ty, vẫn có những lựa chọn khác giúp mọi thứ thuận tiện và dễ dàng hơn, đó là văn phòng trọn gói tại Xin-ga-po và văn phòng ảo tại Xin-ga-po mà bạn cũng có thể cân nhắc.
- Đưa chi phí xây dựng và thi công nội thất vào ngân sách. Hãy tỉ mỉ với những chi phí này vì chúng sẽ ảnh hưởng đến kết quả của việc chuyển văn phòng hoặc khởi sự của bạn. Đây là những chi phí thường gặp ở không gian làm việc truyền thống. Nhiều khách thuê văn phòng tại Xin-ga-po, một quốc gia không ngừng phát triển, gặp phải những trách nhiệm tài chính bất ngờ vì họ thường quên tính đến các chi phí này. Do đó, họ không còn đủ thời gian để nhiều nhà cung cấp mà họ lựa chọn chào giá cho những hạng mục này. Một cách để trút bỏ gánh nặng này là chọn văn phòng trọn gói, nơi đáp ứng đầy đủ nhu cầu kinh doanh, hoặc chọn văn phòng ảo tại Xin-ga-po. Một điểm cộng của những loại văn phòng này tại Xin-ga-po là thỏa thuận của bạn có thể linh hoạt và được điều chỉnh theo nhu cầu kinh doanh, dù là về điều khoản thanh toán, không gian, lịch trình, v.v.
- Tập hợp đội ngũ chuyên gia của riêng bạn. Đừng chỉ dựa vào kiến trúc sư, nhà thiết kế nội thất và những người tương tự do chủ nhà cung cấp. Điều quan trọng là bạn cũng cần có đại diện riêng đủ năng lực cho những việc này. Như vậy bạn sẽ yên tâm rằng họ đang làm việc vì lợi ích tốt nhất của bạn. Suy cho cùng, đây là doanh nghiệp của bạn – công ty của chính bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không mấy mặn mà với những việc này và không quá bận tâm miễn là có văn phòng và giải pháp dịch vụ chất lượng, bạn cũng có thể chọn thuê văn phòng theo hình thức văn phòng trọn gói. Có rất nhiều lựa chọn, nhưng chỉ một số ít nhà cung cấp tinh tường mang đến văn phòng trọn gói chất lượng tại Xin-ga-po.
- Chú ý đến các chi tiết về lựa chọn gia hạn và cho thuê lại trong hợp đồng thuê. Ngay cả khi kế hoạch ban đầu của bạn chỉ là thuê văn phòng tại Xin-ga-po trong thời gian ngắn, đây vẫn là yếu tố có lợi về tài chính và quan trọng cần cân nhắc trong quá trình ra quyết định. Bạn cũng nên xem xét lựa chọn cho thuê lại vì nó có thể mang lại nhiều lợi nhuận hơn so với việc chỉ chia sẻ hoặc để người khác, công ty hay doanh nghiệp khác thuê lại không gian, dù bạn chọn văn phòng truyền thống tại Xin-ga-po, văn phòng trọn gói tại Xin-ga-po hay văn phòng ảo tại Xin-ga-po.
- Dành cho mình khoảng linh hoạt để điều chỉnh trong hợp đồng thuê. Hầu hết hợp đồng thuê văn phòng thường là hợp đồng dài hạn, nhưng các điều kiện khác nhau có thể thay đổi điều này theo thời gian. Việc có khoảng linh hoạt để điều chỉnh sẽ giúp bạn không tốn quá nhiều tiền bạc, công sức, thời gian hay phiền phức dù điều gì xảy ra với thời hạn thuê. Bạn cũng nên lường trước hoặc có giải pháp dự phòng trong trường hợp xấu nhất xảy ra, như thiên tai, tòa nhà bị cưỡng chế, gián đoạn dịch vụ.
- Cân nhắc không gian văn phòng phi truyền thống tại Xin-ga-po. Không gian văn phòng phi truyền thống cũng là lựa chọn đáng cân nhắc khi tìm văn phòng tại Xin-ga-po. Có rất nhiều ưu điểm và lợi ích bạn có thể tận hưởng với văn phòng phi truyền thống, mặc dù bạn có thể không tự mình lo liệu được mọi chi tiết nhỏ về thiết kế văn phòng, khả năng có sẵn của không gian và phòng. Việc bày ra đầy đủ các lựa chọn trước mặt vẫn có lợi, để bạn so sánh xem phương án nào phù hợp nhất với nhu cầu và yêu cầu của công ty. Chẳng hạn, CEO SUITE tại trung tâm Xin-ga-po là một trong số ít nhà cung cấp dịch vụ văn phòng trọn gói tại Xin-ga-po. CEO SUITE cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau cho khách hàng cần văn phòng trọn gói, văn phòng sẵn sàng sử dụng, văn phòng ảo và các dịch vụ chuyên nghiệp cho công ty của họ. Dù bạn cần thuê văn phòng tại Xin-ga-po cho ít nhất một người hay một không gian văn phòng lớn hơn cho 50 nhân viên, CEO SUITE đều có các bố cục văn phòng từ phòng riêng dành cho quản lý, bố cục không gian mở đến các phương án thiết kế theo yêu cầu kết hợp nhiều phòng. Văn phòng đầy đủ nội thất có thể được thuê theo ngày, tuần, tháng hoặc năm, tùy theo nhu cầu của bạn. Giờ đây bạn có thể phản ứng nhanh chóng và kịp thời hơn trước những thay đổi của thị trường với các cam kết văn phòng linh hoạt của CEO SUITE.
