Văn phòng ảo và văn phòng trọn gói mang lại những lợi thế rõ rệt cho các chủ doanh nghiệp thường làm việc tại nhà hoặc không có văn phòng ở tất cả các thành phố nơi họ có khách hàng. Những loại văn phòng này cho phép bạn thuê địa chỉ chuyên nghiệp và văn phòng hoặc phòng hội nghị sang trọng theo nhu cầu để gây ấn tượng với khách hàng. Tuy nhiên, bạn không muốn một chiếc bàn quá ngăn nắp tiết lộ với khách hàng rằng đây không phải nơi làm việc chính của bạn. Nếu bạn thuê văn phòng hoặc phòng họp, bạn có thể giúp nó không trông đơn điệu, thiếu cá tính bằng cách cá nhân hóa không gian văn phòng trọn gói của mình.
Tùy chỉnh phòng hội nghị
Cách tốt nhất để chuẩn bị cho một cuộc họp quan trọng là đặt một phòng hội nghị tại văn phòng trọn gói của bạn. Phòng hội nghị không cần mang dấu ấn cá nhân, nhưng chúng trông rất chuyên nghiệp. Khách hàng sẽ không mong đợi thấy ảnh gia đình, cây cảnh hay những món đồ trang trí và dấu ấn cá nhân khác trong một căn phòng được nhiều người sử dụng suốt cả ngày. Bạn có thể gây ấn tượng với khách hàng bằng cách mang theo một vài vật dụng có thương hiệu công ty vào phòng hội nghị, chẳng hạn như một chiếc iPad có logo công ty, hoặc những chiếc cốc in tên công ty. Nhiều văn phòng trọn gói hoặc văn phòng ảo cũng cung cấp đồ uống hoặc đồ ăn nhẹ, vì vậy bạn có thể mời khách như một cử chỉ hiếu khách. Nếu bạn biết khách hàng thích một loại đồ ăn nhẹ hoặc đồ uống nhất định, hãy liên hệ đội ngũ hỗ trợ tại văn phòng trọn gói và họ có thể phục vụ cuộc họp của bạn với đồ ăn thức uống theo yêu cầu.
Mang theo một vài vật dụng cá nhân vào phòng làm việc điều hành
Nếu bạn gặp khách hàng tại một phòng làm việc điều hành hoặc văn phòng trọn gói, bạn cần dự tính mang theo một vài vật dụng cá nhân để làm ấm cúng một văn phòng rập khuôn. Hãy đặt máy tính xách tay, giấy tờ, hồ sơ và các đồ dùng văn phòng khác trên bàn để trông như đang được sử dụng, nhưng vẫn giữ gọn gàng. Nếu có thể, hãy mang theo một hoặc hai tấm ảnh nhỏ có khung (hãy đảm bảo đó là ảnh gia đình hoặc bạn bè của bạn chứ không phải người lạ), một hộp đựng danh thiếp, một bảng tên, một chậu cây nhỏ, hoặc một hai món đồ trang trí nhỏ thể hiện sở thích hay cá tính của bạn. Một chiếc cốc cà phê trên bàn là một điểm nhấn tốt.
Thuê văn phòng theo tuần hoặc theo tháng
Việc thuê văn phòng trọn gói hoặc văn phòng ảo trong thời gian dài hơn là hợp lý nếu bạn dự định thường xuyên đến thăm hoặc làm việc tại thành phố đó. Thời hạn thuê dài hơn cũng cho phép bạn thoải mái cá nhân hóa không gian hơn. Miễn là bạn có thể mang đồ đạc đi khi hết hạn hợp đồng, bạn có thể mang chúng vào và làm cho không gian thêm sinh động. Hãy kiểm tra hợp đồng thuê để biết những quy định cụ thể về những gì được và không được mang vào, rồi thực hiện trong phạm vi đó. Các tác phẩm nghệ thuật như tranh vẽ và tượng nhỏ, ảnh, cây xanh và tạp chí chuyên ngành đều giúp không gian ấm cúng hơn và trông như bạn luôn có mặt ở đó.
Văn phòng trọn gói hoặc văn phòng ảo là lựa chọn lý tưởng khi bạn dự định mở rộng kinh doanh sang các thị trường châu Á hoặc phương Tây. Liên hệ CEO SUITE ngay hôm nay để tìm hiểu các lựa chọn của bạn.
