Văn phòng ảo đã thực sự xuất hiện

Văn phòng ảo và văn phòng sẵn sàng vẫn còn tương đối mới mẻ ở nước này, nhưng nhu cầu đối với dịch vụ này đang ngày càng tăng. Cộng tác viên Rudy Madanir của tờ The Jakarta Post có bài phân tích cận cảnh xu hướng này.

Gia-các-ta: Hãy thử làm khách của ông Michael Sinjorgo. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ được hai cô lễ tân xinh đẹp, tươi cười chào đón nồng nhiệt ngay khi bước vào khu vực tiếp tân. Chỉ một phút sau, bạn đã ngồi trong sảnh rộng rãi với tách trà hoặc cà phê, tận hưởng không gian tiện nghi và sang trọng của một văn phòng nằm trong tòa nhà Sở Giao dịch Chứng khoán Gia-các-ta trên đường Jl. Sudirman, một địa chỉ kinh doanh danh giá trong thành phố.

“Chà, ông có một văn phòng thật lớn”, ông Sinjorgo nói, nhại lại những lời nhận xét thường gặp của khách. “Họ nghĩ tôi là ông chủ lớn của cả nơi này”, ông vừa nói vừa cười. Trước sự ngạc nhiên của khách, ông Sinjorgo giải thích rằng văn phòng không phải của ông, ông chỉ thuê một phần để tiếp khách.

Ông Sinjorgo, 59 tuổi, tóc bạc trắng, quốc tịch Canada, là chủ tịch kiêm giám đốc của PT. Usaha Tepat Guna, một công ty tư vấn quản lý rủi ro bảo hiểm. Ông điều hành công việc kinh doanh chỉ với năm nhân viên địa phương và công ty của ông gần như không cần đến không gian văn phòng cố định quanh năm. Do đặc thù công việc, với ông Sinjorgo, người làm việc với các công ty lớn, việc có chỗ làm việc ngay trong văn phòng của khách hàng sẽ thiết thực hơn. “Nhân viên của chúng tôi di chuyển rất nhiều, họ có thể ở một công ty bốn tiếng rồi chuyển sang công ty khác thêm ba tiếng nữa. Điều đó có nghĩa là chúng tôi không nhất thiết cần văn phòng riêng”, ông nói.

Ông Sinjorgo là khách hàng của một trung tâm văn phòng sẵn sàng áp dụng mô hình văn phòng ảo – “một văn phòng khi người ta không có văn phòng thực”. Với khoảng Rp.1 triệu mỗi tháng, ông Sinjorgo sử dụng gói văn phòng ảo cơ bản, bao gồm một đường dây điện thoại riêng, lễ tân trả lời điện thoại dưới tên công ty ông, một giờ sử dụng văn phòng mỗi ngày, và quan trọng nhất là sử dụng trung tâm văn phòng sẵn sàng làm địa chỉ kinh doanh.

Số công ty dùng chung địa chỉ với ông Sinjorgo có thể lên tới 140, vì trung tâm không chỉ phục vụ khách hàng văn phòng ảo mà còn phục vụ 40 khách hàng thuê văn phòng tại chỗ. Chiếm nửa tầng hoặc cả tầng tại một số tòa nhà mới nhất dọc các trục đường chính của Gia-các-ta, các trung tâm này giờ đây đang đáp ứng nhu cầu của cộng đồng doanh nghiệp, mang lại hình ảnh doanh nghiệp và hiệu quả chi phí cùng nhiều dịch vụ khác.

Cùng với sự phục hồi của nền kinh tế Indonesia, ngày càng nhiều công ty tìm đến các trung tâm, nơi cố gắng đáp ứng những nhu cầu chung lẫn riêng của từng khách hàng. Khách hàng có thể là một nhà đầu tư nước ngoài mới đến đang tìm kiếm cơ hội kinh doanh, hoặc cũng có thể là một công ty đang thu hẹp quy mô, bị khủng hoảng kinh tế buộc phải rời khỏi khu thương mại danh giá.

Một tập đoàn đa quốc gia mới đến có thể thuê một văn phòng nhỏ có sẵn nội thất trong trung tâm, dùng chung thư ký, lễ tân và phòng họp, trước khi thành lập văn phòng hoặc nhà máy riêng. Bằng cách đó, công ty có thể tập trung vào hoạt động khởi đầu mà không phải bận tâm đến những phiền phức khi lập văn phòng và tuyển dụng nhân viên. Sau vài tháng, công ty có thể rời văn phòng tạm thời để thành lập văn phòng riêng, hoặc có thể lập văn phòng đại diện và tiếp tục ở lại trung tâm, hoặc nếu không thành công thì rời khỏi đất nước.

Một công ty đang thu hẹp quy mô vẫn có thể duy trì hình ảnh kinh doanh bằng cách trở thành khách hàng của một trong các trung tâm văn phòng ảo. Trở thành khách hàng không có nghĩa là công ty phải thuê một văn phòng trong trung tâm. Công ty có thể thuê địa chỉ của trung tâm kèm dịch vụ trả lời điện thoại riêng mang tên công ty mình. Nhờ đó, công ty tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng ở khu vực đắt đỏ. Và quan trọng hơn, công ty có thể giữ gìn hình ảnh của mình bằng cách không phải dùng địa chỉ ruko (nhà phố kết hợp cửa hàng) ở Tangerang hay Bekasi làm văn phòng đại diện. Dù là thực (tại chỗ) hay ảo, nhu cầu về văn phòng sẵn sàng đang ngày càng tăng.

CEO, một trong những nhà vận hành văn phòng sẵn sàng chính, đã kín chỗ cả với khách hàng thuê văn phòng tại chỗ lẫn khách hàng văn phòng ảo tại trung tâm ở tòa nhà Sở Giao dịch Chứng khoán Gia-các-ta. Do đó, nhà vận hành này đã mở trung tâm thứ hai tại tòa nhà GKBI. Cạnh nút giao Semangi

Khác với văn phòng truyền thống, các trung tâm mang lại sự linh hoạt nhất định cho khách hàng thuê tại chỗ về thanh toán tiền thuê, từ theo tháng đến theo giờ nếu cần.

Diện tích phòng tại hai trung tâm dao động từ nhỏ nhất 12 mét vuông đến 70 mét vuông. Một số phòng được thiết kế để mở rộng hoặc thu nhỏ chỉ với một cửa thông và vách ngăn, vì nhu cầu có thể thay đổi chỉ sau một đêm.

Khi nền kinh tế Indonesia không còn bị chi phối bởi các doanh nghiệp lớn, sẽ có thêm nhiều công ty vừa và nhỏ cần không gian văn phòng dưới 100 mét vuông nhờ sự hỗ trợ của Internet và công nghệ cao.