轉用虛擬辦公室有利也有弊；如果你認為自己的業務採用虛擬模式而非傳統模式，不但能夠生存，更能蓬勃發展，那麼就值得確保你的虛擬團隊能夠無縫協作，即使大家分散世界各地遙距工作亦然。
然而，虛擬公司最常見的顧慮之一，就是如何與團隊中每一位成員維持恰當而有效的溝通。同事之間產生誤會的常見源頭，是含糊不清的電郵，以及其他團隊成員未能即時接聽電話或回覆電郵。要解決這些本可輕易避免的問題，以下是幾個簡單方法，讓你改善與團隊的默契，並讓你一手創立的虛擬事業持續向前。
專注成果，而非過程
企業轉用虛擬辦公室時面對的另一個常見風險，是上司往往會緊盯著員工，開始事事微觀管理。然而，信任與授權是兩件重要的事，能協助每個人妥善完成本份工作。要在沒有多餘微觀管理的情況下做到這一點，方法之一就是專注於預期成果，而不是在過程和每個人每分每秒的動態上吹毛求疵。有些人連續八小時坐在電腦前會較有效率，另一些人則在多次短暫休息之下工作得更好、成果更佳。身為上司，你需要尊重每個人的工作方式，並信任他們能夠交出成果。
遵守恰當的電郵禮儀
除了 Skype 等即時通訊之外，電郵將會是你主要的溝通方式之一。正因如此，投放資源訓練團隊如何透過電郵妥善溝通十分值得。面對面溝通中有許多微妙之處，在文字溝通中並不存在，因此在電郵中帶點揶揄語氣，未必能準確傳達。考慮不周的玩笑，可能會被視為冒犯。而一封本來直截了當的電郵，也可能被誤會為過於刻薄。團隊中每個人都必須能夠辨識彼此在發出內部電郵時的習慣，並嚴格遵守恰當的電郵禮儀，尤其在向潛在及現有客戶發送電郵時。
保持定期面對面會面
當你終於在遠程工作與和隊友保持定期溝通之間找到完美平衡時，整個虛擬辦公室的運作就會更容易管理。然而，這並不意味著面對面的會面就應該消失。你們仍然需要定期開會，哪怕一年只有幾次，以了解每個人的近況，確保大家的工作方向一致，並且可以聊聊天、增進彼此的交流。
