害怕出行？試試視像會議

恐怖主義和嚴重急性呼吸綜合徵（SARS）佔據新聞頭條，對許多企業來說，商務旅行已不再是一個選項。然而，面對面會談對於建立和維持業務關係至關重要。關鍵不在於聽到聲音，而在於看到肢體語言。在行家眼裡，一個人最細微的動作也能傳達大量資訊。那麼，為什麼不試試視像會議呢？人們一直對視像通訊技術不屑一顧，認為它還不夠成熟，但只要規劃得當，它可以成為一個非常有效的工具。此外，一場視像會議的費用遠低於商務旅行，後者包括簽證費、機票、酒店費用以及旅途中損失的生產力。那麼，何不試一試？雅加達有好幾個地方提供視像會議設施，例如 CEO SUITE（www.ceosuite.com）。CEO SUITE 總經理 Maya Kandou 表示，CEO SUITE 已在其場所舉辦過數十場視像會議。通過與 Indosat 合作，她可以滿足客戶的任何視像會議需求，並協助規劃會議。視像會議是通過高速電話線路在兩台硬件設備之間進行通訊。這項技術已經成熟，並配有多種功能，可以幫助向客戶或合作伙伴傳達關鍵資訊。大多數國家都有視像會議設施，因此在對方附近找到合適的商務或通訊中心應該不難。如果你的海外客戶或合作伙伴需要協助，可以上網查詢。電信供應商通常都會提供這類設施。以下是主持（或接收）視像會議的幾點建議：• 了解對方的硬件性能，並商定帶寬。帶寬越高（例如 384 Kbps），畫面質素越好。但是，如果你的硬件支持較高帶寬，而對方只能維持較低帶寬，連接將默認採用雙方都能支持的最低帶寬。• 務必準備好海外對方的幾個聯繫電話（儘可能包括固定電話，手機有時會聯繫不上），以防連接出現問題。• 通話前幾天，堅持先致電對方測試視像會議設備。雙方都應進行撥出和接聽測試，找到最佳的音頻和視像水平。• 確保雙方對通話時間沒有誤會。視像通話要接通，兩端都必須開啟設備。有相當多的視像會議未能接通，原因是其中一方沒有準備好接聽。• 大多數視像會議按小時收費（如果由你發起通話），因此務必事先擬定並確認議程。• 有些視像會議硬件具有旋轉攝像頭和變焦等特殊功能，讓兩端的用戶都能清楚地看到誰在說話。此外，高級設施還允許你連接筆記本電腦，與所有人共享演示文稿。請充分利用這些功能！• 安排一名技術人員（或熟悉系統的人）在會議室待命，確保視像會議順利進行。至少，他們可以操作攝像頭，適時轉向並放大正在發言的人（如適用）。這對於傳達肢體語言非常有效。• 說話時，請面向通常位於電視屏幕旁的攝像頭，營造面對面交談的感覺（放大畫面效果更好）。• 視像會議的麥克風通常非常靈敏，能捕捉到最輕微的低語。避免不必要地翻動紙張。• 如果有其他視覺材料，例如書籍或產品樣品，請把它們放在攝像頭可以放大拍攝的特定區域，並準備充足的照明。• 務必準備好備用電話會議設備和一條國際長途線路，以防視像會議無法接通或中途斷線。雖然一開始可能難以適應這種新技術，但視像會議確實帶來了巨大的好處。更多人可以參加會議，而不受差旅預算的限制；不再需要為簽證或安檢排長隊，也肯定不會有航班延誤或行李丟失！當然，會後你沒法去觀光，但在這樣的危機時期，安全總比後悔好。