害怕出行？试试视频会议

恐怖主义和严重急性呼吸综合征（SARS）占据新闻头条，对许多企业来说，商务旅行已不再是一个选项。然而，面对面会谈对于建立和维持业务关系至关重要。关键不在于听到声音，而在于看到肢体语言。在行家眼里，一个人最细微的动作也能传达大量信息。那么，为什么不试试视频会议呢？人们一直对视频通讯技术不屑一顾，认为它还不够成熟，但只要规划得当，它可以成为一个非常有效的工具。此外，一场视频会议的费用远低于商务旅行，后者包括签证费、机票、酒店费用以及旅途中损失的生产力。那么，何不试一试？雅加达有好几个地方提供视频会议设施，例如 CEO SUITE（www.ceosuite.com）。CEO SUITE 总经理 Maya Kandou 表示，CEO SUITE 已在其场所举办过数十场视频会议。通过与 Indosat 合作，她可以满足客户的任何视频会议需求，并协助规划会议。视频会议是通过高速电话线路在两台硬件设备之间进行通讯。这项技术已经成熟，并配有多种功能，可以帮助向客户或合作伙伴传达关键信息。大多数国家都有视频会议设施，因此在对方附近找到合适的商务或通讯中心应该不难。如果您的海外客户或合作伙伴需要协助，可以上网查询。电信供应商通常都会提供这类设施。以下是主持（或接收）视频会议的几点建议：• 了解对方的硬件性能，并商定带宽。带宽越高（例如 384 Kbps），画面质量越好。但是，如果您的硬件支持较高带宽，而对方只能维持较低带宽，连接将默认采用双方都能支持的最低带宽。• 务必准备好海外对方的几个联系电话（尽可能包括固定电话，手机有时会联系不上），以防连接出现问题。• 通话前几天，坚持先致电对方测试视频会议设备。双方都应进行拨出和接听测试，找到最佳的音频和视频水平。• 确保双方对通话时间没有误会。视频通话要接通，两端都必须开启设备。有相当多的视频会议未能接通，原因是其中一方没有准备好接听。• 大多数视频会议按小时收费（如果由您发起通话），因此务必事先拟定并确认议程。• 有些视频会议硬件具有旋转摄像头和变焦等特殊功能，让两端的用户都能清楚地看到谁在说话。此外，高级设施还允许您连接笔记本电脑，与所有人共享演示文稿。请充分利用这些功能！• 安排一名技术人员（或熟悉系统的人）在会议室待命，确保视频会议顺利进行。至少，他们可以操作摄像头，适时转向并放大正在发言的人（如适用）。这对于传达肢体语言非常有效。• 说话时，请面向通常位于电视屏幕旁的摄像头，营造面对面交谈的感觉（放大画面效果更好）。• 视频会议的麦克风通常非常灵敏，能捕捉到最轻微的低语。避免不必要地翻动纸张。• 如果有其他视觉材料，例如书籍或产品样品，请把它们放在摄像头可以放大拍摄的特定区域，并准备充足的照明。• 务必准备好备用电话会议设备和一条国际长途线路，以防视频会议无法接通或中途断线。虽然一开始可能难以适应这种新技术，但视频会议确实带来了巨大的好处。更多人可以参加会议，而不受差旅预算的限制；不再需要为签证或安检排长队，也肯定不会有航班延误或行李丢失！当然，会后您没法去观光，但在这样的危机时期，安全总比后悔好。