Ang mga meeting ay karaniwang mahirap gawin nang tama. Mula sa pagtatakda ng oras, pagsunod sa iskedyul, at pagsisikap na manatiling gising sa buong tagal ng meeting, tila may stigma rito na humahadlang sa maraming tao na magkaroon ng produktibong meeting. Ang kabalintunaan ay napakasimple ng konsepto. Kaya bakit maraming negosyo ang palaging nabibigo sa pagkakaroon ng produktibong meeting? Bakit kilala ang mga meeting bilang dahilan lamang para magpalipas ng oras? At paano ninyo ito gagawing tunay na produktibo?
Marahil ang dahilan kung bakit madalas hindi produktibo ang mga meeting ay minamaliit ng maraming tao ang epekto nito sa isang team o negosyo. Ngunit sa simpleng pagtrato sa meeting na tulad ng anumang mahalagang proseso at hindi lamang bilang pahinga mula sa nine-to-five na trabaho, maaari kayong magkaroon ng produktibong meeting sa lahat ng oras. Dagdag pa, simple lang ang mga patakaran.
Magsimula sa takdang oras
Maraming tao ang minamaliit ang kahalagahan at ang kabuuang epekto ng pagsisimula ng lahat sa takdang oras. Kahit 10 minutong meeting lamang ito, kapag nagsimula kayo sa oras, ipinapakita ninyo ang halaga ng oras ng bawat isa at pinatitibay na ang meeting na ito ay hindi lamang pahinga kundi mahalagang bahagi rin ng araw ng trabaho. Maganda rin ang inyong simula kapag nagsimula kayo sa oras, lalo na kung nailista na ninyo ang mga puntong tatalakayin, na siyang nagdadala sa akin sa ikalawang patakaran.
Ilahad ang inyong mga layunin at mga puntong tatalakayin
May mga pagkakataong humahaba nang husto ang mga meeting at lumilihis sa layunin ang nagpepresenta. Sa ganitong mga kaso, maaaring hindi masundan nang maayos ng ibang dumalo ang talakayan at mangarap na lamang nang gising sa buong tagal ng meeting. Sa paglalahad ng inyong mga layunin sa simula ng sesyon, itinatakda ninyo ang tono ng meeting at pinananatili ang lahat sa tamang direksyon kung ano ang dapat ninyong pag-usapan bilang isang team.
Panatilihing maikli ang inyong mga meeting
Kung maaari, huwag mag-iskedyul ng meeting na mas mahaba kaysa nararapat. May mga taong nag-iiskedyul ng apat na oras na meeting hindi dahil ganoon katagal talakayin ang mga presentasyon, kundi dahil gusto lamang nila ng palugit sakaling lumihis sila sa kailangang pag-usapan. Ngunit ang pinakaproduktibong mga meeting ay hindi ang pinakamahahaba. Kahit 10 minutong meeting o buong-araw na meeting ang inyong iniiskedyul, tiyaking nagagamit nang maayos ang bawat minuto ng oras na iyon. Kung kaya ninyo, panatilihing kasing-ikli hangga’t maaari ang mga meeting upang hindi mainip o masikipan ang mga dumalo sa matagal na pananatili sa meeting room.
Humingi ng opinyon mula sa lahat
At habang pinag-uusapan ang pagkainip ng mga tao, isang tiyak na paraan upang manatiling alerto ang lahat sa mga meeting ay ang paghingi ng opinyon sa lahat ng dumalo. Gaano man kaliit ang kanilang komento o gaano man sila hindi sumasang-ayon sa isang puntong tinatalakay, dapat bigyan ng oras ang bawat isa na maipahayag ang kanilang opinyon. Tutal, nasa meeting sila, na siyang mainam na pagkakataon upang ibahagi ang kanilang pananaw sa mga usapin.
Balikan kung natupad ninyo ang inyong mga paunang layunin
Malaking tulong ang pagiging sistematiko sa pagsasagawa ng meeting upang makamit ang inyong mga layunin. At ang huling patakaran kung paano magkaroon ng produktibong meeting ay ang mabilis na pagbubuod ng lahat ng napag-usapan at paghahambing nito sa inyong paunang listahan ng mga layunin sa simula ng meeting. Sa gayon, paglabas ninyo ng meeting room, hindi na kayo magtataka kung may natapos ba talaga kayo dahil malalaman ninyo mula sa inyong pagbubuod na mayroon nga.
