Mesyuarat secara umumnya memang sukar untuk dilaksanakan dengan betul. Daripada menetapkan masa, mematuhi jadual, hingga cuba untuk kekal berjaga sepanjang mesyuarat, seolah-olah terdapat stigma terhadapnya yang menghalang ramai orang daripada mengadakan mesyuarat yang produktif. Ironinya, konsepnya sangat mudah. Jadi mengapa banyak perniagaan gagal mengadakan mesyuarat yang produktif secara berkala? Mengapa mesyuarat terkenal sebagai sekadar alasan untuk menghabiskan masa? Dan bagaimanakah anda menjadikannya benar-benar produktif?
Mungkin sebab mesyuarat sering tidak produktif ialah ramai orang memandang rendah kesannya terhadap pasukan atau perniagaan. Namun dengan hanya mendekati mesyuarat seperti proses penting yang lain dan bukan sekadar rehat daripada kerja pukul sembilan hingga lima, anda boleh mengadakan mesyuarat yang produktif sepanjang masa. Tambahan pula, peraturannya mudah.
Mulakan tepat pada masanya
Ramai orang memandang rendah kepentingan dan kesan keseluruhan memulakan segala-galanya tepat pada masanya. Walaupun ia hanya mesyuarat 10 minit, apabila anda bermula tepat pada masanya, anda pada dasarnya menegaskan kepentingan masa setiap orang dan mengukuhkan bahawa mesyuarat ini bukan sekadar rehat tetapi juga bahagian penting dalam hari bekerja. Anda juga memulakan dengan baik apabila bermula tepat pada masanya, terutamanya jika anda telah menyenaraikan perkara untuk dibincangkan, yang membawa saya kepada peraturan nombor dua.
Nyatakan objektif dan perkara untuk dibincangkan
Ada kalanya mesyuarat cenderung berlarutan untuk masa yang lama dan orang yang membuat pembentangan menyimpang daripada objektif. Dalam keadaan ini, peserta lain dalam mesyuarat mungkin tidak dapat mengikuti perbincangan dengan betul dan hanya berkhayal sepanjang mesyuarat. Dengan menyatakan objektif anda pada permulaan sesi, anda menetapkan suasana mesyuarat dan memastikan semua orang kekal di landasan tentang perkara yang perlu anda bincangkan sebagai satu pasukan.
Pastikan mesyuarat anda ringkas
Jika boleh, jangan jadualkan mesyuarat lebih lama daripada yang sepatutnya. Sesetengah orang cenderung menjadualkan mesyuarat selama empat jam bukan kerana pembentangan mengambil masa selama itu untuk dibincangkan, tetapi hanya kerana mereka mahukan sedikit kelonggaran sekiranya mereka tersasar daripada perkara yang perlu dibincangkan. Namun mesyuarat yang paling produktif bukanlah yang paling lama. Tidak kira sama ada anda menjadualkan mesyuarat 10 minit atau mesyuarat sepanjang hari, pastikan setiap minit masa itu digunakan dengan betul. Jika boleh, pastikan mesyuarat sesingkat mungkin untuk mengelakkan peserta berasa terkurung kerana terlalu lama berada di bilik mesyuarat atau hanya kerana bosan.
Minta pandangan daripada semua orang
Dan semasa membincangkan tentang orang yang bosan, satu cara pasti untuk memastikan semua orang sentiasa peka dalam mesyuarat ialah dengan meminta pandangan daripada semua peserta mesyuarat. Tidak kira betapa kecilnya komen mereka atau sejauh mana mereka tidak bersetuju tentang sesuatu perkara yang dibincangkan, setiap orang harus diberi masa untuk menyuarakan pendapat mereka. Lagipun, mereka berada dalam mesyuarat, iaitu situasi yang ideal untuk berkongsi pandangan mereka tentang sesuatu perkara.
Buat rumusan sama ada anda telah mencapai objektif awal anda
Bersikap sistematik tentang cara mengendalikan mesyuarat benar-benar membantu mencapai objektif anda. Dan peraturan terakhir tentang cara mengadakan mesyuarat yang produktif ialah membuat imbasan ringkas tentang semua yang telah anda bincangkan setakat ini dan membandingkannya dengan senarai objektif awal anda pada permulaan mesyuarat. Dengan itu, apabila anda meninggalkan bilik mesyuarat, anda tidak akan tertanya-tanya sama ada anda benar-benar telah mencapai sesuatu kerana anda akan tahu daripada imbasan ringkas anda bahawa anda telah mencapainya.
