회의를 제대로 진행하기란 어디서나 어려운 일입니다. 시간을 정하고, 일정을 지키고, 회의 내내 졸지 않으려 애쓰는 것까지, 회의에는 많은 사람들이 생산적인 회의를 하지 못하게 만드는 부정적인 인식이 따라다니는 것 같습니다. 아이러니하게도 회의라는 개념 자체는 매우 단순합니다. 그런데 왜 많은 기업들이 번번이 생산적인 회의에 실패할까요? 왜 회의는 시간 때우기를 위한 핑계라는 악명을 얻게 되었을까요? 그리고 어떻게 해야 회의를 진정으로 생산적으로 만들 수 있을까요?
회의가 비생산적인 이유는 아마도 많은 사람들이 회의가 팀이나 비즈니스에 미치는 영향을 과소평가하기 때문일 것입니다. 하지만 회의를 9시 출근 6시 퇴근 업무 중의 휴식 시간이 아니라 다른 중요한 프로세스처럼 대하기만 해도 언제나 생산적인 회의를 할 수 있습니다. 게다가 규칙도 간단합니다.
정시에 시작하십시오
많은 사람이 모든 일을 정시에 시작하는 것의 중요성과 전반적인 영향을 과소평가합니다. 10분짜리 회의라도 정시에 시작하면 모든 사람의 시간이 소중하다는 점을 분명히 하고, 이 회의가 단순한 휴식이 아니라 근무 시간의 중요한 일부라는 점을 강조하게 됩니다. 또한 정시에 시작하면 좋은 출발을 할 수 있는데, 특히 논의할 사항을 미리 정리해 두었다면 더욱 그렇습니다. 이것이 두 번째 규칙으로 이어집니다.
목표와 논의 사항을 명확히 밝히십시오
회의가 오랫동안 지루하게 이어지고 발표자가 목표에서 벗어나는 경우가 있습니다. 이런 경우 다른 참석자들은 논의를 제대로 따라가지 못하고 회의 내내 딴생각만 하게 될 수 있습니다. 회의를 시작할 때 목표를 밝히면 회의의 분위기를 잡고, 팀으로서 논의해야 할 내용에서 모두가 벗어나지 않도록 할 수 있습니다.
회의는 짧게 하십시오
가능하다면 필요 이상으로 긴 회의 일정을 잡지 마십시오. 어떤 사람들은 발표에 그만큼 시간이 걸려서가 아니라, 논의가 옆길로 샐 경우에 대비해 여유를 두고 싶어서 네 시간짜리 회의를 잡곤 합니다. 하지만 가장 생산적인 회의가 가장 긴 회의는 아닙니다. 10분짜리 회의든 하루 종일 걸리는 회의든, 모든 시간을 제대로 활용하도록 하십시오. 가능하다면 참석자들이 회의실에 오래 머물러 답답해하거나 지루해하지 않도록 회의를 최대한 짧게 유지하십시오.
모든 사람의 의견을 구하십시오
그리고 지루함 이야기가 나온 김에 말씀드리면, 회의에서 모든 사람이 긴장을 늦추지 않게 하는 확실한 방법 하나는 모든 참석자에게 의견을 묻는 것입니다. 의견이 아무리 사소하더라도, 또 논의 사항에 대해 아무리 반대하더라도 모두에게 자신의 의견을 말할 시간이 주어져야 합니다. 결국 회의는 사안에 대한 견해를 나누기에 가장 이상적인 자리이니까요.
처음 세운 목표를 달성했는지 정리하십시오
회의를 어떻게 진행할지 체계적으로 접근하면 목표를 달성하는 데 큰 도움이 됩니다. 그리고 생산적인 회의를 위한 마지막 규칙은 지금까지 논의한 모든 내용을 빠르게 요약하고, 이를 회의 시작 때 세운 목표 목록과 비교하는 것입니다. 그러면 회의실을 나설 때 정말 무언가를 이뤘는지 궁금해할 필요가 없습니다. 요약을 통해 성과를 이뤘다는 것을 알게 되기 때문입니다.
