Rapat secara umum memang sulit dijalankan dengan benar. Mulai dari menentukan waktu, menaati jadwal, hingga berusaha tetap terjaga selama rapat berlangsung, tampaknya ada stigma yang menghalangi banyak orang untuk mengadakan rapat yang produktif. Ironisnya, konsepnya sangat sederhana. Lalu mengapa banyak bisnis sering gagal mengadakan rapat yang produktif secara rutin? Mengapa rapat terkenal hanya sebagai alasan untuk menghabiskan waktu? Dan bagaimana cara menjadikannya benar-benar produktif?
Mungkin alasan rapat sering tidak produktif adalah karena banyak orang meremehkan dampaknya bagi tim atau bisnis. Namun dengan memperlakukan rapat seperti proses penting lainnya dan bukan sekadar jeda dari pekerjaan kantor sehari-hari, Anda dapat selalu mengadakan rapat yang produktif. Selain itu, aturannya sederhana.
Mulai tepat waktu
Banyak orang meremehkan pentingnya dan dampak keseluruhan dari memulai segala sesuatu tepat waktu. Meskipun hanya rapat 10 menit, ketika Anda memulai tepat waktu, pada dasarnya Anda menegaskan pentingnya waktu setiap orang dan menekankan bahwa rapat ini bukan sekadar jeda, melainkan bagian penting dari hari kerja. Anda juga mengawali dengan baik saat memulai tepat waktu, terutama jika Anda sudah menyusun poin-poin pembahasan, yang membawa saya ke aturan nomor dua.
Sampaikan tujuan dan poin-poin pembahasan Anda
Ada kalanya rapat cenderung berlarut-larut dan orang yang melakukan presentasi menyimpang dari tujuannya. Dalam situasi seperti ini, peserta rapat lainnya mungkin tidak dapat mengikuti diskusi dengan baik dan hanya melamun sepanjang rapat. Dengan menyampaikan tujuan di awal sesi, Anda menentukan suasana rapat dan menjaga semua orang tetap fokus pada apa yang harus dibahas sebagai tim.
Buat rapat Anda singkat
Jika memungkinkan, jangan menjadwalkan rapat lebih lama dari yang seharusnya. Sebagian orang cenderung menjadwalkan rapat empat jam bukan karena presentasinya memerlukan waktu selama itu, melainkan hanya karena mereka ingin ada kelonggaran jika pembahasan melenceng. Namun rapat yang paling produktif bukanlah yang paling lama. Terlepas dari apakah Anda menjadwalkan rapat 10 menit atau rapat seharian, pastikan setiap menit dari waktu tersebut dimanfaatkan dengan baik. Jika bisa, buatlah rapat sesingkat mungkin agar peserta tidak merasa jenuh karena terlalu lama berada di ruang rapat atau sekadar merasa bosan.
Mintalah masukan dari semua orang
Dan berbicara soal peserta yang bosan, salah satu cara pasti untuk membuat semua orang tetap waspada dalam rapat adalah meminta masukan dari semua peserta. Sekecil apa pun komentar mereka atau sebesar apa pun ketidaksetujuan mereka terhadap suatu poin pembahasan, setiap orang harus diberi waktu untuk menyampaikan pendapatnya. Bagaimanapun, mereka sedang berada dalam rapat, yang merupakan situasi ideal untuk berbagi pandangan tentang berbagai hal.
Rangkum apakah Anda telah mencapai tujuan awal
Bersikap sistematis dalam menjalankan rapat sangat membantu mencapai tujuan Anda. Dan aturan terakhir untuk menjalankan rapat yang produktif adalah membuat rangkuman singkat dari semua yang telah dibahas dan membandingkannya dengan daftar tujuan awal Anda di awal rapat. Dengan begitu, saat Anda meninggalkan ruang rapat, Anda tidak akan bertanya-tanya apakah Anda benar-benar telah mencapai sesuatu, karena rangkuman Anda akan menunjukkan bahwa Anda telah mencapainya.
