會議這回事，人人都覺得難以做得妥當。由訂定時間、緊守時間表，以至努力在整場會議中保持清醒，它彷彿背負著一種污名，令許多人無法開一場有成效的會議。諷刺的是，這個概念其實極為簡單。那麼，為甚麼許多企業都無法經常開出有成效的會議？為甚麼會議總是惡名昭彰，被視為只是消磨時間的藉口？而你又如何令會議真正富有成效？
會議之所以往往缺乏成效，原因或許是許多人低估了它對團隊或業務的影響。但只要你把會議當作其他關鍵流程一樣看待，而不只是朝九晚五工作中的一段休息，你就可以時刻開出有成效的會議。何況，規則其實很簡單。
準時開始
許多人低估了凡事準時開始的重要性與整體影響。即使只是一場十分鐘的會議，當你準時開始，基本上就是在確立每個人時間的重要性，並強調這場會議不只是休息，而是工作日中重要的一環。準時開始亦讓你有個好開始，尤其當你已列出討論要點——這就帶到第二條規則。
說明你的目標與討論要點
有時候會議會冗長地拖下去，而作簡報的人又偏離了目標。在這些情況下，會議中的其他與會者可能無法好好跟上討論，整場會議都在發白日夢。只要在開場時說明目標，你就能定下會議的基調，讓大家都緊扣團隊應該討論的內容。
把會議時間縮短
如果可以，不要把會議安排得比所需時間更長。有些人會安排四小時的會議，並非因為簡報真的要討論那麼久，而只是想留有餘裕，以防討論內容離題。但最有成效的會議，並不是最長的那些。無論你安排的是十分鐘會議還是全日會議，都要確保當中每一分鐘都獲得妥善運用。如果情況許可，就盡量縮短會議，以免與會者長時間困在會議室而生悶氣，或純粹感到沉悶。
邀請每個人發表意見
說到有人感到沉悶，要令每個人在會議中都保持精神，其中一個必然奏效的方法，就是邀請所有與會者在會議中發表意見。無論他們的意見多微小，或對某個討論要點有多大異議，每個人都應該獲得時間表達自己的看法。畢竟他們身處會議之中，而這正是分享己見的最理想場合。
重溫你是否已達成最初訂下的目標
有系統地安排會議的進行方式，確實有助於達成目標。而關於如何開一場高效會議的最後一條規則，就是快速回顧到目前為止討論過的所有內容，並與會議開始時列出的目標清單作對比。這樣一來，當你離開會議室時，就不會懷疑自己是否真的有所收穫，因為通過回顧你就會知道，你確實做到了。
