Ang pagpapatakbo ng negosyo ay tulad ng pag-juggle. Bilang negosyante, napakaraming bagay ang sabay-sabay ninyong pinatatakbo kaya maaaring pakiramdam ninyo ay wala na kayong oras para matulog o kumain. Ngunit alam nating lahat na hindi ito tumatagal nang maayos. Kapag pagod at stressed kayo, nakaliligtaan ang mahahalagang bagay at bumabagsak ang mga bola. Kaya ano ang sagot?
Makatutulong ang mga pamamaraan sa pamamahala ng oras upang mas marami kayong magawa sa mas maikling panahon. Sa pagsunod sa ilang simpleng gawi, makikita ninyo ang pagtaas ng kahusayan. Gagaling din kayo sa mabilis na pagpapasya kung ano ang karapat-dapat sa inyong oras at kung ano ang maaaring ipasa sa iba. Kapag sinunod ninyo ang mga simpleng tip na ito sa pamamahala ng oras para sa mga negosyante, makikita ninyo ang pagbuti sa lahat ng aspekto ng inyong buhay.
- Simulan ang inyong araw ng trabaho sa isang maikling sesyon ng pagpaplano. Ayon sa mga eksperto sa pamamahala ng oras, 30 minuto man o 5 ang ilaan ninyo, palaging may kapalit na pakinabang ang maagang pagpaplano ng inyong araw. Magagawa ninyo ang pagpaplanong ito habang sakay ng subway papuntang trabaho, sa umaga bago kayo umalis papasok, o sa opisina pagdating na pagdating ninyo. Maaari kayong gumamit ng mga app, scheduling software, o klasikong papel na planner upang matukoy kung ano ang balak ninyong magawa bawat araw at kung kailan ninyo ito gagawin.
- Mag-iskedyul ng mga oras na “walang abala” sa inyong linggo ng trabaho. Sa ganitong paraan, lubos kayong makatututok sa masinsinang mga proyekto nang hindi kailangang magpalit ng direksiyon. Ang paglipat mula sa isang gawain patungo sa iba ay malaking pag-aaksaya ng oras. Natuklasan ng isang pag-aaral tungkol sa produktibidad sa trabaho na isinagawa sa University of California na inaabot nang average na 25 at kalahating minuto bago makabalik sa isang gawain matapos kayong maabala. Kapag inisip ninyo kung gaano karaming abala ang mayroon sa isang karaniwang araw ng trabaho, makikita ninyo kung saan napupunta ang inyong oras. May ilang kompanyang nagpapatupad ng araw na “walang pulong” minsan sa isang linggo upang mabigyan ang lahat ng empleyado ng pakinabang ng isang araw ng trabahong walang abala.
- Patayin ang mga notification ng social media at i-mute ang mga telepono sa mga pulong. Bawasan ang mga abala sa inyong oras ng trabaho at matutuklasan ninyong mas marami kayong nagagawa. Kapag nasa pulong kayo, magtatag ng patakaran ng kompanya na hindi pagtingin sa smart phone. Paggalang ito sa nagsasalita, at mabuti rin ito para sa negosyo. Nakagugulat kung gaano karaming pulong ang humahaba dahil lamang hindi lubos na nakikinig ang isang tao at kinakailangan pa niya ng paglilinaw sa isang isyu sa bandang huli. Kapag naitatag na ninyo ang patakarang ito para sa lahat ng inyong empleyado, mapapansin ninyong mas produktibo ang mga pulong.
- Mag-iskedyul ng oras para sa malalaking proyekto. Maraming tao ang nagkakamaling hayaang ubusin ng pang-araw-araw na pangangailangan ang kanilang araw ng trabaho, at pagkatapos, kapag dapat nang bayaran ang buwis o kailangan nang isumite ang ulat sa mga mamumuhunan, oras na ng pagkataranta at nagpupuyat sila buong magdamag upang matapos ito sa oras. Sa halip na kumilos na parang laging may krisis, maglaan ng ilang oras bawat linggo para sa malalaking proyektong ito. Kung sa tingin ninyo ay hindi kayo makapaglalaan ng oras sa inyong karaniwang araw ng trabaho, mangakong magsimulang magtrabaho nang ilang oras na mas maaga isa o dalawang araw bawat linggo hanggang matapos ninyo ang proyekto, o magplanong magtrabaho nang gabi minsan sa isang linggo.
- Magsagawa ng mas maiikling pulong. Kung regular na lumalampas sa 45 minuto ang mga pulong ng inyong mga kawani, masyado na itong mahaba. Maaaring kailangang mas mahaba ang mga pulong sa kliyente, ngunit ang mga pulong kasama ang inyong koponan ay dapat maikli at tuwiran. Kung lumalampas sa oras ang mga pulong, isaalang-alang ang paghahati sa pulong at pakikipagkita sa ilang tao nang isa-isa. Karaniwang mas produktibo ang maliliit na lingguhang pulong ng koponan kaysa sa malalaking pulong ng buong kompanya. Masusubaybayan ninyo kung magkano ang nagagastos ng inyong kompanya sa mga pulong gamit ang isang meeting cost calculator.
- Magpasa ng gawain nang maaga. Planuhin kung aling mga gawain ang maipagagawa ninyo sa iba (gaya ng pag-aayos ng catering para sa isang paparating na pulong, o pagbibigay ng serbisyo sa pagsasalin). Hangga’t maaari, iwasan ang kinasusuklamang “huling-minutong kahilingan” na nagpapatakbo sa mga sekretarya at kawani sa buong bayan upang asikasuhin ang isang bagay na hindi ninyo nagkaroon ng oras gawin. Inaaksaya nito ang kanilang oras at nagdaragdag ng hindi kinakailangang stress sa kapaligiran ng trabaho.
- Magtrabaho nang malayuan upang mabawasan ang mga abala sa opisina. Maraming napakapalakaibigang tao ang nakatutuklas na ang pagtatrabaho mula sa bahay nang ilang araw bawat linggo ay nagpapataas ng produktibidad sa trabaho. Isang kamakailang pag-aaral sa produktibidad sa trabaho na isinagawa ng Ctrip, isang Chinese travel agency na may 16,000 empleyado at nakalista sa NASDAQ, ang nakatuklas na ang mga empleyadong nagtrabaho mula sa bahay ay nagkaroon ng 13% na pagtaas sa performance kumpara sa mga empleyadong nagtatrabaho sa call centre.
Sa pagsunod sa mga tip na ito mula sa CEO SUITE, magiging nasa tamang landas kayo upang magawa ang pinakamahahalagang bagay araw-araw. Maaari kayong magsaayos ng mga on-demand na conference room, suportang administratibo, catering, at iba pa sa pamamagitan ng aming lubos na sanay na koponan sa mga lokasyon ng serviced office ng CEO SUITE. Makipag-ugnayan sa amin upang malaman kung paano matutulungan ng aming mga kawani na mas mahusay na tumakbo ang inyong negosyo. Nagustuhan ba ninyo ang mga tip na ito? Bumalik sa loob ng ilang linggo para sa higit pang mga tip sa pamamahala ng oras para sa mga negosyante.
