Điều hành doanh nghiệp rất giống tung hứng. Là một doanh nhân, bạn phải xoay xở quá nhiều việc cùng lúc đến mức có thể cảm thấy không có thời gian để ngủ hay ăn. Nhưng ai cũng biết cách đó không thể kéo dài. Khi mệt mỏi và căng thẳng, những việc quan trọng bị bỏ sót và mọi quả bóng đều rơi xuống. Vậy giải pháp là gì?
Các kỹ thuật quản lý thời gian có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Áp dụng một vài thói quen đơn giản, bạn sẽ thấy hiệu quả tăng lên. Bạn cũng sẽ giỏi hơn trong việc nhanh chóng quyết định việc gì đáng để bạn dành thời gian và việc gì có thể giao cho người khác. Khi áp dụng những mẹo quản lý thời gian đơn giản dành cho doanh nhân này, bạn sẽ thấy mọi khía cạnh trong cuộc sống đều được cải thiện.
- Bắt đầu ngày làm việc bằng một buổi lập kế hoạch ngắn. Các chuyên gia quản lý thời gian cho rằng dù bạn dành 30 phút hay 5 phút, việc lập kế hoạch trước cho một ngày luôn mang lại hiệu quả. Bạn có thể lập kế hoạch khi đi tàu điện ngầm đến chỗ làm, vào buổi sáng trước khi rời nhà, hoặc tại văn phòng ngay khi vừa đến. Bạn có thể dùng ứng dụng, phần mềm lập lịch hoặc một cuốn sổ kế hoạch giấy truyền thống để xác định những gì bạn định hoàn thành mỗi ngày và khi nào bạn sẽ thực hiện.
- Lên lịch những khoảng thời gian “không bị làm phiền” trong tuần làm việc. Bằng cách này, bạn có thể hoàn toàn đắm mình vào những dự án đòi hỏi sự tập trung cao mà không phải chuyển đổi qua lại. Chuyển từ việc này sang việc khác là một sự lãng phí thời gian lớn. Một nghiên cứu về năng suất làm việc do Đại học California thực hiện cho thấy trung bình phải mất 25 phút rưỡi để quay lại một công việc sau khi bị gián đoạn. Khi bạn xem xét một ngày làm việc điển hình có bao nhiêu lần bị gián đoạn, bạn sẽ bắt đầu thấy thời gian của mình đang đi đâu. Một số công ty áp dụng một ngày “không họp” mỗi tuần để tất cả nhân viên được hưởng lợi từ một ngày làm việc không bị gián đoạn.
- Tắt thông báo mạng xã hội và để điện thoại ở chế độ im lặng khi họp. Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao nhãng trong giờ làm việc và bạn sẽ thấy mình hoàn thành được nhiều việc hơn hẳn. Khi họp, hãy thiết lập chính sách công ty về việc không kiểm tra điện thoại thông minh. Điều đó thể hiện sự lịch sự với người nói và cũng tốt cho công việc kinh doanh. Thật đáng ngạc nhiên khi có biết bao cuộc họp bị kéo dài chỉ vì một người không hoàn toàn chú ý và sau đó cần được giải thích lại về một vấn đề. Khi bạn áp dụng chính sách này cho tất cả nhân viên, bạn sẽ nhận thấy các cuộc họp hiệu quả hơn.
- Dành thời gian cho các dự án lớn. Nhiều người mắc sai lầm khi để những yêu cầu hằng ngày chiếm hết ngày làm việc, rồi khi đến hạn nộp thuế hoặc cần gửi báo cáo cho nhà đầu tư, họ hoảng loạn và phải thức trắng đêm để hoàn thành kịp thời hạn. Thay vì làm việc trong trạng thái khủng hoảng, hãy dành ra vài giờ mỗi tuần cho những dự án lớn này. Nếu bạn không nghĩ mình có thể sắp xếp thời gian trong ngày làm việc thông thường, hãy cam kết bắt đầu làm việc sớm hơn vài giờ vào một hoặc hai ngày mỗi tuần cho đến khi hoàn thành dự án, hoặc lên kế hoạch làm muộn một lần mỗi tuần.
- Tổ chức các cuộc họp ngắn hơn. Nếu các cuộc họp nhân viên của bạn thường xuyên kéo dài quá 45 phút, chúng đã quá dài. Các cuộc họp với khách hàng có thể cần dài hơn, nhưng cuộc họp với đội ngũ của bạn nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Nếu các cuộc họp vượt quá thời gian, hãy cân nhắc chia nhỏ cuộc họp và gặp riêng từng vài người. Các cuộc họp nhóm nhỏ hằng tuần thường hiệu quả hơn các cuộc họp lớn toàn công ty. Bạn có thể theo dõi chi phí mà các cuộc họp gây ra cho công ty bằng một công cụ tính chi phí cuộc họp.
- Giao việc từ trước. Hãy lên kế hoạch những công việc bạn có thể giao cho người khác (chẳng hạn như sắp xếp dịch vụ ăn uống cho một cuộc họp sắp tới, hoặc cung cấp dịch vụ dịch thuật). Bất cứ khi nào có thể, hãy tránh những “yêu cầu phút chót” bị ghét cay ghét đắng, khiến thư ký và nhân viên phải chạy khắp thành phố để lo liệu việc mà bạn rốt cuộc không có thời gian làm. Điều này lãng phí thời gian của họ và gây thêm căng thẳng không đáng có cho môi trường làm việc.
- Làm việc từ xa để giảm thiểu những yếu tố gây xao nhãng ở văn phòng. Nhiều người rất thích giao tiếp nhận thấy rằng làm việc tại nhà vài ngày mỗi tuần giúp tăng năng suất làm việc. Một nghiên cứu gần đây về năng suất làm việc do Ctrip, một công ty du lịch Trung Quốc niêm yết trên NASDAQ với 16,000 nhân viên, thực hiện đã phát hiện rằng những nhân viên làm việc tại nhà có hiệu suất tăng 13% so với những nhân viên làm việc tại trung tâm chăm sóc khách hàng qua điện thoại.
Bằng cách làm theo những mẹo này từ CEO SUITE, bạn sẽ đi đúng hướng để hoàn thành những việc quan trọng nhất mỗi ngày. Bạn có thể sắp xếp phòng hội nghị theo nhu cầu, hỗ trợ hành chính, dịch vụ ăn uống và nhiều dịch vụ khác thông qua đội ngũ được đào tạo bài bản của chúng tôi tại các địa điểm văn phòng trọn gói của CEO SUITE. Liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu cách đội ngũ nhân viên của chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp của bạn vận hành hiệu quả hơn. Bạn thích những mẹo này? Hãy quay lại sau vài tuần để đọc thêm các mẹo quản lý thời gian dành cho doanh nhân.
