ビジネスの運営は、ジャグリングによく似ています。起業家として、あまりにも多くのことを同時に回しているため、寝る時間も食べる時間もないと感じるかもしれません。しかし、それが長く続かないことは誰もが知っています。疲れてストレスがたまると、重要なことを見落とし、ボールは崩れ落ちてしまいます。では、どうすればよいのでしょうか。
時間管理のテクニックを使えば、より短い時間でより多くのことを成し遂げられます。いくつかのシンプルな習慣を実践するだけで、効率の向上を実感できるでしょう。また、何に自分の時間を使うべきか、何を他の人に任せられるかを素早く判断することも上手になります。起業家のためのこれらのシンプルな時間管理のヒントを実践すれば、生活のあらゆる面で改善が見られるでしょう。
- 短い計画の時間から1日の仕事を始めましょう。 時間管理の専門家によれば、30分でも5分でも、1日の計画を事前に立てることは必ず報われるといいます。この計画は、地下鉄で通勤している間や、朝出勤する前、あるいはオフィスに着いてすぐに行うことができます。アプリ、スケジュール管理ソフト、または昔ながらの紙の手帳を使って、毎日何を達成するのか、いつそれを行うのかを整理しましょう。
- 1週間の中に「中断なし」の時間を設けましょう。 こうすることで、頭を切り替えることなく集中的なプロジェクトに没頭できます。あるタスクから別のタスクへ切り替えることは、大きな時間の無駄です。カリフォルニア大学が行った業務生産性に関するある研究では、作業を中断された後、元の作業に戻るまでに平均25分半かかることがわかりました。一般的な1日の業務でどれほど中断があるかを考えると、時間がどこへ消えているのかが見えてきます。一部の企業では、全従業員が中断のない1日を過ごせるよう、週に1回「会議なし」の日を設けています。
- SNSの通知をオフにし、会議中は電話を消音にしましょう。 勤務時間中の気が散る要素を最小限に抑えれば、はるかに多くのことを達成できるはずです。会議中はスマートフォンを確認しないという社内ルールを定めましょう。話し手に対して礼儀正しいだけでなく、ビジネスにとってもプラスになります。1人がしっかり注意を払っていなかったために、後で問題について説明が必要になり、会議が長引いてしまうことは驚くほど多いものです。このルールを全従業員に定着させれば、会議の生産性が高まることに気づくでしょう。
- 大きなプロジェクトのための時間を確保しましょう。 多くの人は日々の要求に1日の仕事を奪われるままにしてしまい、納税の期限が来たり、投資家向けの報告書を提出しなければならなくなったりすると、慌てて徹夜で間に合わせるという過ちを犯します。危機対応モードで動くのではなく、毎週数時間をこうした大きなプロジェクトに充てるようにしましょう。通常の勤務時間内に時間を捻出できないと思うなら、プロジェクトが完了するまで週に1〜2日、数時間早く仕事を始めるか、週に1回遅くまで働く計画を立てましょう。
- 会議を短くしましょう。 スタッフミーティングが常に45分を超えているなら、それは長すぎます。顧客との打ち合わせは長くなることもありますが、チーム内の会議は短く要点を絞ったものにすべきです。会議が時間を超過しているなら、会議を分割し、数人と個別に会うことを検討しましょう。一般的に、週1回の小規模なチームミーティングの方が、大規模な全社会議よりも生産的です。会議コスト計算ツールを使えば、会議が会社にどれだけのコストをもたらしているかを把握できます。
- 前もって仕事を任せましょう。 他の人に任せられるタスク（今後の会議のケータリング手配や翻訳サービスの提供など）を計画しておきましょう。可能な限り、結局自分では手が回らなかった用事のために秘書やスタッフを街中走り回らせる、嫌われがちな「直前の依頼」は避けましょう。これは彼らの時間を無駄にし、職場環境に余計なストレスをもたらします。
- リモートワークでオフィスでの気が散る要素を最小限に。 社交的な人の多くは、週に数日在宅勤務をすることで業務の生産性が高まることに気づいています。 最近の業務生産性に関する研究 は、従業員16,000人を擁するNASDAQ上場の中国の旅行会社 Ctrip が実施したもので、在宅勤務の従業員はコールセンターで働く従業員に比べて業績が13%向上したことがわかりました。
CEO SUITEのこれらのヒントを実践すれば、毎日最も重要なことを確実に成し遂げられるようになるでしょう。CEO SUITEのサービスオフィス拠点では、高度な訓練を受けたチームを通じて、オンデマンドの会議室、事務サポート、ケータリングなどを手配いただけます。 お問い合わせ ください。当社のスタッフが、あなたのビジネスをより効率的に運営するためにどのようにお手伝いできるかをご案内します。これらのヒントは役に立ちましたか？数週間後に、起業家のための時間管理のヒントをさらにご紹介しますので、またご覧ください。
