Menjalankan bisnis sangat mirip dengan bermain sulap bola. Sebagai wirausahawan, Anda menangani begitu banyak hal sekaligus sehingga Anda mungkin merasa tidak punya waktu untuk tidur atau makan. Namun, kita semua tahu hal itu tidak dapat bertahan lama. Ketika Anda lelah dan stres, hal-hal penting terabaikan dan bola-bola pun berjatuhan. Lalu, apa solusinya?
Teknik manajemen waktu dapat membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu lebih singkat. Dengan mengikuti beberapa kebiasaan sederhana, Anda akan melihat peningkatan efisiensi. Anda juga akan menjadi lebih mahir dalam membuat keputusan cepat tentang apa yang layak mendapatkan waktu Anda dan apa yang dapat didelegasikan kepada orang lain. Jika Anda mengikuti kiat manajemen waktu sederhana untuk wirausahawan berikut, Anda akan melihat peningkatan dalam semua aspek kehidupan Anda.
- Awali hari kerja Anda dengan sesi perencanaan singkat. Para ahli manajemen waktu mengatakan bahwa baik Anda meluangkan waktu 30 menit maupun 5 menit, perencanaan awal untuk hari Anda akan selalu membuahkan hasil. Anda dapat melakukan perencanaan ini saat naik kereta bawah tanah ke tempat kerja, pada pagi hari sebelum berangkat kerja, atau di kantor segera setelah Anda tiba. Anda dapat menggunakan aplikasi, perangkat lunak penjadwalan, atau agenda kertas klasik untuk menentukan apa yang ingin Anda capai setiap hari dan kapan Anda berencana melakukannya.
- Jadwalkan waktu “tanpa gangguan” dalam minggu kerja Anda. Dengan cara ini, Anda dapat sepenuhnya mendalami proyek-proyek intensif tanpa harus berganti fokus. Berpindah dari satu tugas ke tugas lain sangat membuang waktu. Sebuah studi tentang produktivitas kerja yang dilakukan di University of California menemukan bahwa dibutuhkan rata-rata 25 setengah menit untuk kembali ke suatu tugas setelah Anda terganggu. Jika Anda mempertimbangkan berapa banyak gangguan dalam satu hari kerja biasa, Anda mulai melihat ke mana waktu Anda pergi. Beberapa perusahaan menerapkan hari “tanpa rapat” sekali seminggu agar semua karyawan dapat menikmati hari kerja tanpa gangguan.
- Matikan notifikasi media sosial dan bisukan ponsel saat rapat. Minimalkan gangguan selama jam kerja Anda dan Anda akan mendapati bahwa Anda dapat menyelesaikan jauh lebih banyak hal. Saat rapat, tetapkan kebijakan perusahaan untuk tidak memeriksa ponsel pintar. Hal ini merupakan bentuk sopan santun kepada pembicara, dan juga baik untuk bisnis. Sungguh mengherankan betapa banyak rapat yang berlarut-larut hanya karena satu orang tidak memperhatikan sepenuhnya dan akhirnya membutuhkan penjelasan tentang suatu masalah di kemudian hari. Setelah Anda menetapkan kebijakan ini untuk semua karyawan, Anda akan melihat bahwa rapat menjadi lebih produktif.
- Jadwalkan waktu untuk proyek-proyek besar. Banyak orang melakukan kesalahan dengan membiarkan tuntutan harian menghabiskan hari kerja mereka, lalu ketika tiba waktunya membayar pajak atau menyerahkan laporan kepada investor, mereka panik dan bekerja semalam suntuk agar selesai tepat waktu. Daripada bekerja dalam mode krisis, sisihkan beberapa jam setiap minggu untuk mengerjakan proyek-proyek yang lebih besar ini. Jika menurut Anda tidak mungkin meluangkan waktu dalam hari kerja biasa, berkomitmenlah untuk mulai bekerja beberapa jam lebih awal satu atau dua hari dalam seminggu hingga proyek selesai, atau rencanakan untuk bekerja lembur sekali seminggu.
- Adakan rapat yang lebih singkat. Jika rapat staf Anda rutin berlangsung lebih dari 45 menit, rapat tersebut terlalu lama. Rapat dengan klien mungkin perlu lebih lama, tetapi rapat dengan tim Anda harus singkat dan langsung ke pokok persoalan. Jika rapat melewati waktu yang ditentukan, pertimbangkan untuk memecah rapat dan bertemu dengan beberapa orang secara terpisah. Rapat tim kecil mingguan umumnya lebih produktif daripada rapat besar seluruh perusahaan. Anda dapat melacak berapa biaya rapat bagi perusahaan Anda dengan kalkulator biaya rapat.
- Delegasikan lebih awal. Rencanakan tugas mana yang dapat dikerjakan oleh orang lain (seperti mengatur katering untuk rapat mendatang, atau menyediakan layanan penerjemahan). Sebisa mungkin, hindari “permintaan mendadak” yang sangat dibenci, yang membuat sekretaris dan staf berlarian ke seluruh kota untuk mengurus sesuatu yang akhirnya tidak sempat Anda tangani. Hal ini membuang waktu mereka dan menambah stres yang tidak perlu di lingkungan kerja.
- Bekerja jarak jauh untuk meminimalkan gangguan di kantor. Banyak orang yang sangat senang bersosialisasi mendapati bahwa bekerja dari rumah beberapa hari dalam seminggu meningkatkan produktivitas kerja. Sebuah studi produktivitas kerja terbaru yang dilakukan oleh Ctrip, agen perjalanan asal Tiongkok yang tercatat di NASDAQ dengan 16.000 karyawan, menemukan bahwa karyawan yang bekerja dari rumah mengalami peningkatan kinerja sebesar 13% dibandingkan karyawan yang bekerja di pusat panggilan.
Dengan mengikuti kiat-kiat dari CEO SUITE ini, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk menyelesaikan hal-hal terpenting setiap hari. Anda dapat mengatur ruang konferensi sesuai permintaan, dukungan administratif, katering, dan banyak lagi melalui tim kami yang sangat terlatih di lokasi-lokasi kantor berlayanan CEO SUITE. Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana staf kami dapat membantu bisnis Anda berjalan lebih efisien. Suka dengan tips ini? Kunjungi kembali dalam beberapa minggu untuk tips manajemen waktu lainnya bagi wirausahawan.
