Bisnis Fleksibilitas

Setelah bertahun-tahun menjadi karyawan, May Leong akhirnya memutuskan untuk berdiri sendiri dengan memulai bisnis konsultansinya. Meskipun ia tidak terlalu pemilih soal lokasi bisnisnya, keterbatasan keuangan membuat menyewa kantor, melengkapinya dengan perabot, dan merekrut staf menjadi hal yang mustahil.

Sementara itu, sebuah perusahaan telekomunikasi di Eropa ingin menjajaki pasar Malaysia. Perusahaan tersebut mengirim salah satu manajer puncaknya, Peter Graves, untuk mendirikan kantor di sini.

Namun, Graves ingin segera mulai bekerja dan lebih memilih berlokasi di Kuala Lumpur City Centre. Sebagai orang asing, ia tidak yakin dengan prosedur pendirian perusahaan dan penyewaan kantor di sini, dan ia juga tidak ingin direpotkan dengan hal itu – setidaknya tidak pada tahap awal ini.

Karena itu, baik Leong maupun Graves memutuskan untuk beralih ke perusahaan penyedia kantor berlayanan, solusi sempurna bagi kebutuhan mereka.

Kantor berlayanan?

Apa itu, mungkin Anda bertanya. Menurut Filippo Sarti, kantor berlayanan menyediakan ruang kantor yang sepenuhnya dilengkapi perabot, bersama dengan layanan administrasi dan infrastruktur lainnya bagi perusahaan yang mencari fleksibilitas dalam operasional mereka. Kantor-kantor ini juga dikenal sebagai suite berlayanan atau pusat bisnis.

Pandangan Sarti juga dimiliki oleh Rina Ho, yang menunjukkan bahwa kantor berlayanan sangat cocok bagi mereka yang tidak ingin dibebani detail-detail kecil dalam mendirikan kantor.

Ia mengatakan bahwa berlawanan dengan anggapan umum, kantor berlayanan bukanlah hal baru di Malaysia karena sudah ada sejak 15 tahun terakhir. Menurut Ho, orang-orang saat itu memiliki anggapan keliru bahwa kantor berlayanan mahal dan hanya melayani ekspatriat atau korporasi kelas atas, sementara para pengusaha lokal pada waktu itu lebih memilih beroperasi dari tempat mereka sendiri.

Kenyataannya, kantor berlayanan dapat menghemat banyak uang, waktu, dan kerepotan bagi perusahaan, ujarnya, seraya menambahkan bahwa kini persepsi tersebut mulai berubah dan orang-orang perlahan menyadari manfaat yang dapat dinikmati oleh sebagian besar bisnis.

Hal ini tentu tecermin dalam angka tingkat hunian, terutama di Segitiga Emas Kuala Lumpur. Q serviced office, yang berlokasi di dekat Jalan Sultan Ismail, misalnya, mencatat tingkat hunian rata-rata 80 persen dari total 41 suite yang tersedia. Pusat bisnis lain di Menara Kembar Petronas hampir terisi penuh dengan tingkat hunian 90 persen, sedangkan CEO SUITE di Menara Maxis, KLCC, telah terisi penuh sejak Agustus tahun ini.

Sarti mengatakan bahwa selama lima bulan terakhir, terjadi lonjakan permintaan akan kantor berlayanan. Ia mengatakan pusatnya mengalami peningkatan pertanyaan sebesar 25 persen, dengan penjualan naik 40 persen.

“Banyak perusahaan melakukan perampingan dan mereka lebih memilih kantor berlayanan daripada kantor konvensional karena kantor konvensional menanggung banyak biaya tetap. Dalam kondisi ekonomi saat ini, sebagian besar perusahaan lebih suka biaya mereka bersifat variabel,” katanya.

Jenis layanan kantor
Manajer pusat CEO SUITE, Carrie Law, menguraikan kategori layanan kantor yang disediakan oleh sebuah Pusat Bisnis, yaitu kantor instan dan kantor virtual.

Ia mengatakan kantor instan ditujukan bagi mereka yang perlu mendirikan kantor fisik secepat mungkin, sedangkan kantor virtual lebih cocok bagi mereka yang selalu berpindah-pindah.

“Kantor instan populer di kalangan perusahaan multinasional, kantor perwakilan, perusahaan dengan jumlah staf kecil, dan bahkan perusahaan rintisan lokal yang baru,” katanya.

Law mengatakan kantor virtual ideal bagi mereka yang bekerja dari rumah. Klien biasanya tidak menempati ruang fisik, tetapi bisnis dapat difasilitasi secara efisien melalui saluran telepon khusus dan alamat korespondensi yang bergengsi.

“Di CEO SUITE, panggilan untuk klien kami dijawab dengan cepat dan profesional setiap saat, bahkan ketika mereka sedang di luar. Untuk panggilan penting, panggilan langsung diteruskan kepada mereka dari resepsionis kami,” jelasnya.

Sarti mengatakan kantor berlayanan sangat cocok untuk dua jenis klien, yaitu perusahaan yang berencana berekspansi ke pasar lain dan ingin membangun kehadiran di sana, serta bisnis independen yang ingin memiliki alamat bergengsi.

Pada kategori pertama, perusahaan mungkin belum mencapai tahap di mana kantor cabang penuh dapat dibenarkan. Jadi, kantor perwakilan di tempat seperti itu menjadi pilihan terbaik berikutnya.

Sementara itu, pada kategori kedua, alamat yang bergengsi tidak hanya mendatangkan rasa hormat dan menciptakan citra yang ingin ditampilkan perusahaan, tetapi juga memungkinkannya bersaing untuk mendapatkan klien spesifik yang ingin dilayaninya.

Fitur kantor berlayanan

Fleksibilitas adalah kata kunci bagi kantor berlayanan, di mana perusahaan dapat memilih masa sewa mulai dari sesingkat satu jam hingga selama beberapa tahun, tidak seperti kantor konvensional yang mengharuskan penyewa menandatangani kontrak sewa dua hingga tiga tahun.

Sebagian besar perusahaan memilih masa sewa rata-rata delapan bulan hingga satu tahun, dan sebagian besar memperpanjangnya setidaknya untuk satu periode lagi dengan durasi serupa, kata Sarti.

“Kami mendapati bahwa semakin banyak perusahaan ingin memanfaatkan fleksibilitas yang ditawarkan kantor berlayanan – terutama dalam lima hingga enam tahun terakhir – untuk berjaga-jaga terhadap perubahan ekonomi yang tak terduga,” katanya.

Ia mengatakan bisnis yang beroperasi dari kantor biasa juga memerlukan investasi modal yang tinggi, dan membuat kantor siap beroperasi memakan waktu, terkadang hingga enam bulan. “Namun, dengan kantor berlayanan, yang perlu dilakukan klien hanyalah masuk, duduk, dan langsung mulai bekerja,” katanya.

Ho mengatakan kantor berlayanan berbeda dari konsep Single Operator Home Office (SOHO), karena kantor berlayanan menawarkan lingkungan kerja yang profesional selain memiliki alamat yang profesional.

Fleksibilitas kantor berlayanan juga mencakup luas ruang. Law mengatakan bahwa tergantung pada kondisi ekonomi dan sentimen bisnis secara umum, klien kantor berlayanan dapat menambah atau mengurangi ruang kantor mereka sesuai kebutuhan.

“Sekali lagi, di kantor konvensional, Anda tidak dapat melakukannya karena pemilik gedung mengharuskan Anda menentukan berapa luas ruang yang Anda butuhkan untuk jangka waktu tertentu. Jika perusahaan Anda berkembang, Anda terpaksa mencari tempat yang lebih besar, atau jika perusahaan Anda melakukan perampingan, akan ada ruang yang terbuang,” kata Sarti.

Selain itu, keamanan juga sangat penting, di mana beberapa kantor berlayanan dilengkapi kamera CCTV yang ditempatkan di lokasi-lokasi strategis. Klien diberi kartu pintar agar dapat mengakses kantor mereka kapan pun mereka membutuhkannya.

Law mengatakan setiap klien CEO SUITE diberi ID dan kartu pintar sendiri yang diprogram untuk akses masuk ke CEO SUITE maupun ke kantornya. Untuk keamanan yang lebih baik, CEO SUITE memiliki sistem akses sidik jari yang hanya mengizinkan orang-orang berwenang masuk ke Pusat.

CEO SUITE juga menyediakan perlengkapan kantor lainnya yang membuat penyewaan salah satu suite-nya begitu bebas repot: perabot kantor desainer seperti meja eksekutif, kursi eksekutif, dan lemari, infrastruktur TI tercanggih, staf pendukung yang terlatih penuh seperti sekretaris dan penerjemah, serta teh dan kopi seduh sepuasnya. Terlebih lagi, utilitas seperti listrik, air, dan pendingin udara, bersama dengan kebersihan harian dan pemeliharaan umum, disediakan secara gratis.

Namun, Ho mengatakan operator kantor berlayanan tetap mengenakan biaya untuk barang habis pakai lainnya berdasarkan pemakaian aktual. Ini mencakup layanan pencetakan dan fotokopi, biaya telepon, serta fasilitas ruang rapat/ruang direksi.

Mengenai tarif sewa, ketiga operator mengatakan hal itu bergantung pada kebutuhan klien, seperti jenis dan ukuran kantor, masa sewa, dan layanan yang dibutuhkan. Semua ini akan dikemas sesuai kebutuhan masing-masing.

Law mengatakan tarif sewa di CEO SUITE berkisar antara RM2,500 hingga RM5,000 per bulan, sementara Q centre mengenakan tarif RM400 per bulan untuk kantor virtual hingga sekitar RM2,500 untuk ruang kantor kecil.

Sarti menambahkan bahwa mereka yang memilih sewa satu tahun di kantor berlayanan dibandingkan kantor konvensional dapat menghemat hingga 50 persen.

Lokasi, lokasi, lokasi

Ketika ditanya apakah lokasi merupakan faktor penting bagi klien, Sarti maupun Law sama-sama menjawab ya.

Sementara Sarti mengatakan lokasi adalah salah satu faktor utama dalam proses pengambilan keputusan, Law menjelaskan bahwa menampilkan citra yang tepat sangat penting bagi perusahaan, dan untuk mencapainya, perusahaan perlu berada di lokasi yang tepat dan dikelilingi fasilitas infrastruktur modern.

“Di mana lagi di kawasan Segitiga Emas atau KLCC sebuah perusahaan dapat menjalankan bisnisnya dengan biaya yang wajar seperti yang disediakan oleh kantor berlayanan?” tanyanya.

Namun, Ho berpendapat bahwa hal itu bergantung pada kebutuhan masing-masing.

“Pada dasarnya, kami berada di industri jasa, sehingga yang lebih penting adalah kualitas layanan. Tidak ada gunanya menempatkan kantor Anda di kawasan bergengsi jika Anda tidak dapat memberikan layanan yang efisien dan santun kepada klien Anda,” tegasnya.

Ia menambahkan bahwa tidak seperti kantor berlayanan di masa lalu yang kurang mementingkan kualitas layanan, pelanggan kini lebih berpengetahuan dan cermat dalam memilih.

Tak ada ruang untuk salah sambung

Dengan begitu banyak perusahaan yang beroperasi dari kantor berlayanan, sungguh suatu keajaiban bahwa resepsionis yang menangani saluran telepon tahu ke mana harus meneruskan atau mengarahkan panggilan. Apakah mereka pernah salah?

Law dari CEO SUITE mengatakan perusahaannya telah menginvestasikan sumber daya dalam jumlah besar untuk infrastruktur yang baik guna melayani klien abad ke-21 yang melek TI.

Di CEO SUITE, sistem “private automated branch exchange” (PABX) tercanggih memungkinkan para resepsionis mengidentifikasi setiap panggilan, dengan fitur yang memberi tahu resepsionis cara menangani panggilan masuk untuk klien mereka.

Law mengatakan ketika penyewa baru mendaftar, perusahaan tersebut akan diberi nomor telepon khusus untuk perusahaannya. Bersama dengan nomor telepon tersebut, mereka akan memprogram nama perusahaan klien dan tanggal mulai sewa ke dalam sistem PABX.

“Seluruh proses ini memakan waktu kurang dari 10 menit, dan nama perusahaan akan muncul di monitor setiap kali ada panggilan untuk mereka. Resepsionis kemudian akan meneruskan panggilan tersebut ke perusahaan yang bersangkutan,” katanya.

Ia menambahkan bahwa klien juga memiliki pilihan untuk mengalihkan panggilan ke ponsel mereka jika mereka sedang tidak berada di kantor.

Untuk pengunjung yang datang langsung, resepsionis di CEO SUITE akan menanyakan siapa yang ingin mereka temui, sebelum menelepon klien yang bersangkutan untuk memberi tahu bahwa ada tamu. Singkatnya, pusat ini dijalankan layaknya sebuah korporasi multinasional, untuk menampilkan citra korporat dan profesional yang tepat bagi semua kliennya.

Pendirian bebas repot

Kantor berlayanan yang baik tampak tidak jauh berbeda dengan kantor lain yang dapat Anda temukan di Kawasan Pusat Bisnis kota mana pun. Ramping, modern, dan ditata dengan selera tinggi, Anda bisa dimaklumi jika mengira tempat itu adalah kantor pusat perusahaan berbasis TI atau perusahaan konsultan manajemen internasional.

Namun, perbedaannya terletak pada hal-hal yang tak terlihat – layanan, kemudahan, dan fleksibilitas yang ditawarkan. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang manfaat-manfaat ini, PropertyTimes berbincang dengan beberapa penghuni kantor berlayanan tersebut.

Andrew Cottam, General Manager, BT(British Telecom) Telconsult Malaysia Sdn Bhd:

“Kami pindah ke CEO SUITE pada awal November tahun lalu setelah seorang agen merekomendasikannya kepada saya.

Lokasinya, yang berada tepat di sebelah Menara Kembar Petronas, sangat sempurna, tarif yang dikenakan sesuai dengan anggaran kami, dan fasilitas yang ditawarkan kelas satu.

Mengapa saya memilih kantor berlayanan dibandingkan kantor konvensional? Sebagai perusahaan asing yang datang ke Malaysia untuk mendirikan bisnis, kami ingin semuanya langsung tersedia tanpa kerepotan administrasi atau membuang waktu mencari ke sana kemari ruang kantor yang sesuai.

Jika mencari ruang kantor konvensional, kami juga akan membuang waktu dan uang untuk peralatan, perabot, dan staf yang sesuai.

Kami menemukan apa yang kami inginkan di CEO SUITE, yang menyediakan semua fasilitas yang kami butuhkan melampaui harapan kami.

Selain itu, mereka menawarkan masa sewa yang lebih fleksibel dibandingkan kantor lain. Sebagai contoh, saya dapat menyewa suite kecil selama enam bulan, dan ketika waktunya tiba, saya dapat dengan mudah memperbesar atau memperkecil ukuran kantor saya.