Keunggulan Kantor Berlayanan

Tempat ini bukan untuk perusahaan yang sekadar coba-coba peruntungan. Justru, di sinilah semakin banyak perusahaan mapan ingin berada. Pasar kantor berlayanan tengah berkembang menjadi bagian integral dari dunia properti maupun dunia korporat, terutama di negara-negara maju, sebagian besar berkat konsep “satu atap” yang ditawarkannya, yang memberinya keunggulan dibandingkan tempat kantor tradisional.

Sebagaimana apartemen berlayanan telah diterima sebagai rumah kedua, kantor berlayanan menyediakan segala yang dibutuhkan para eksekutif bisnis di sebuah kantor, lengkap dengan fasilitas dan sarana pendukungnya.

Perabot terpasang, saluran telepon dan faks, koneksi internet, serta staf pendukung seperti resepsionis dan sekretaris dapat dikemas bersama dengan tempatnya untuk membantu bisnis langsung berjalan hampir seketika.

Namun untuk fasilitas dan layanan tersebut, perusahaan harus merogoh biaya tambahan – pada dasarnya biaya bulanan menyeluruh yang mencakup komponen seperti sewa, biaya layanan, pendingin udara, penerangan, kebersihan, dan layanan administrasi.

Faktor biaya: Di Malaysia, dan lebih khusus lagi Kuala Lumpur, di mana kantor berlayanan telah ada selama lebih dari 15 tahun, biaya bulanan dapat mencapai RM6,300, seperti dalam kasus ruang seluas 170 kaki persegi di Regus Business Centre (Worldwide). Ini setara dengan RM37 per kaki persegi per bulan yang sangat mencengangkan!

Sebagai perbandingan, sewa bulanan apartemen berlayanan mewah di The Ascott Serviced Residences “hanya” antara RM12 per kaki persegi dan RM17 per kaki persegi, sementara ruang kantor tradisional di Menara Kembar Petronas (tempat Regus berada) dapat disewa dengan biaya per kaki persegi sebesar seperlimanya.

Tidak diragukan lagi, dalam jangka panjang, sewa kantor tradisional lebih ekonomis bagi perusahaan yang membutuhkan kehadiran signifikan di dalam sebuah gedung. Namun, hal itu juga berarti perusahaan pada akhirnya harus membayar ruang rapatnya meskipun sedang tidak digunakan.

Sebaliknya, di kantor berlayanan, ruang rapat tersedia dengan sistem bayar per penggunaan. Selain itu, ruang kantor biasanya langsung tersedia dan sudah dilengkapi saluran telepon dan internet.

Sewa yang lebih fleksibel

Meskipun kantor berlayanan mungkin tidak cocok untuk setiap perusahaan, kantor jenis ini sangat sesuai ketika ada kebutuhan ruang jangka pendek. Dalam kasus CEO SUITE di Menara Maxis yang bersebelahan dengan Menara Kembar Petronas, ruang tersedia secara harian, mingguan, bahkan bulanan. Di Regus, jangka waktu sewa minimal tiga bulan.

Biaya pendirian juga minimal dan biaya overhead tetap dapat dengan mudah dikendalikan karena layanan disediakan berdasarkan menu.

Pada dasarnya, tren pasar menunjukkan preferensi pengguna akhir berstatus tinggi terhadap ruang berkualitas, layanan berkualitas, dan lokasi berkualitas. Karena alasan inilah, penyedia kantor berlayanan kelas atas seperti Regus dari Inggris dan CEO SUITE dari Asia memilih lokasi-lokasi utama demi memperoleh visibilitas bisnis dan menciptakan kehadiran yang menonjol.

Regus Business Centre melakukan hal yang sama di KL dengan menempati lantai 40 Menara 2 di Menara Kembar Petronas, sementara CEO SUITE berada di Lantai 36 Menara Maxis.

“Kantor virtual”, layanan ceruk lainnya

Seperti rekan-rekan ternama mereka di luar negeri, baik Regus maupun CEO SUITE telah memanfaatkan lokasi utama mereka dengan menyediakan “kantor virtual” bagi perusahaan yang tidak membutuhkan kehadiran fisik permanen di pasar tertentu, tetapi memerlukan citra dan alamat korporat yang mencerminkan kualitas bisnis mereka.

“Kantor virtual”, di mana pengguna tidak memiliki meja kerja resmi, dilengkapi layanan seperti penerimaan telepon, layanan surat, dan meja resepsionis. Bila diperlukan, perusahaan akan membayar untuk menggunakan fasilitas ‘bersama’ seperti ruang konferensi atau ruang rapat direksi, serta layanan terkait, termasuk katering.

Bisnis kantor berlayanan di pasar yang sudah matang seperti Inggris, Amerika Serikat, dan Australia kini sangat tersegmentasi berdasarkan jenis penyewa, kualitas produk (ruang dan layanan), dan kualitas lokasi.

Di posisi terdepan adalah segmen yang menyediakan layanan “kelas atas” bagi penyewa korporat unggulan dan perusahaan internasional, disusul operator yang melayani sisa pasar yang terdiri dari perusahaan kecil, perusahaan rintisan, dan wirausahawan mandiri. Operator kelompok yang terakhir ini harus berupaya mengejar ketertinggalan mengingat lokasi dan gedung pusat mereka yang berada di kelas kedua.

Layanan berdasarkan menu

Untuk memuaskan klien kelas atas mereka, operator papan atas menyediakan layanan lengkap termasuk konferensi video atau reprografi, layanan kesekretariatan (dengan biaya tambahan), katering, dan fasilitas sosial. Biaya, yang biasanya didasarkan pada sistem menu, dihitung sesuai penggunaan, dan hal ini terbukti sangat menarik bagi perusahaan yang membutuhkan basis untuk proyek tertentu atau untuk tim satelit mereka.

Di segmen pasar bawah, tingkat penyediaan layanan cenderung cukup minim. Sering kali, yang tersedia tidak lebih dari ruang dasar yang biasanya tanpa perabot. Di beberapa pusat, layanan standar mencakup meja resepsionis, layanan telepon dan penerimaan panggilan, utilitas, serta kebersihan.

Dari tempat kerja sementara, kantor berlayanan kini menjadi tempat permanen

Basis permanen

Dari tempat kerja sementara, kantor berlayanan di pasar yang lebih matang kini menjadi tempat permanen bagi semakin banyak perusahaan mapan. Yang paling menonjol adalah perusahaan di bidang teknologi tinggi, teknologi informasi dan komunikasi, serta perusahaan penyedia layanan bisnis profesional termasuk konsultan manajemen, rekrutmen, akuntansi, pemasaran, dan media.

Perusahaan-perusahaan ini menghargai fleksibilitas finansial dan masa sewa yang ditawarkan kantor berlayanan dalam hal kecepatan masuk dan terutama kecepatan keluar, serta alamatnya yang bergengsi. Inilah ciri-ciri yang membedakannya dari penyedia ruang kantor tradisional.