Lợi thế của văn phòng trọn gói

Đây không phải là nơi dành cho những công ty “thử vận may”. Trái lại, đây là nơi ngày càng nhiều công ty có tên tuổi muốn đặt chân.

Thị trường văn phòng trọn gói đang phát triển thành một phần không thể thiếu của cả lĩnh vực bất động sản lẫn giới doanh nghiệp, đặc biệt tại các quốc gia phát triển, phần lớn nhờ khái niệm “một cửa” mà nó mang lại, giúp nó có lợi thế hơn so với văn phòng truyền thống.

Cũng như căn hộ dịch vụ đã được chấp nhận như một ngôi nhà thứ hai, văn phòng trọn gói cung cấp cho các giám đốc điều hành mọi thứ họ cần ở một văn phòng, đầy đủ tiện ích và tiện nghi.

Nội thất lắp sẵn, đường dây điện thoại và fax, kết nối internet cùng đội ngũ nhân viên hỗ trợ như lễ tân và thư ký có thể được đóng gói cùng mặt bằng để giúp doanh nghiệp đi vào hoạt động gần như ngay lập tức.

Tuy nhiên, để có những tiện nghi và dịch vụ này, các công ty sẽ phải chi thêm – về cơ bản là một khoản phí trọn gói hằng tháng bao gồm các hạng mục như tiền thuê, phí dịch vụ, điều hòa, chiếu sáng, vệ sinh và dịch vụ hành chính.

Yếu tố chi phí

Tại Malaysia, cụ thể hơn là Kuala Lumpur, nơi văn phòng trọn gói đã xuất hiện hơn 15 năm, phí hằng tháng có thể lên tới RM6,300, như trường hợp một không gian 170 feet vuông tại Regus Business Centre (Worldwide). Tính ra là con số khổng lồ RM37 cho mỗi foot vuông mỗi tháng!

Để so sánh, giá thuê hằng tháng của một căn hộ dịch vụ cao cấp tại The Ascott Serviced Residences “chỉ” từ RM12 đến RM17 cho mỗi foot vuông, trong khi một văn phòng truyền thống tại Tháp đôi Petronas (nơi Regus đặt trụ sở) có thể thuê với giá chỉ bằng một phần năm tính trên mỗi foot vuông.

Không nghi ngờ gì, về lâu dài, thuê văn phòng truyền thống sẽ kinh tế hơn đối với một công ty cần hiện diện quy mô lớn trong một tòa nhà. Nhưng điều đó cũng có nghĩa là công ty sẽ phải trả tiền cho cả không gian phòng họp ngay cả khi không sử dụng.

Ngược lại, tại văn phòng trọn gói, phòng họp được cung cấp theo hình thức trả tiền theo lần sử dụng. Bên cạnh đó, không gian văn phòng thường có sẵn ngay và đã được trang bị đường dây điện thoại và internet.

Hợp đồng thuê linh hoạt hơn

Dù văn phòng trọn gói có thể không phù hợp với mọi doanh nghiệp, chúng phát huy hiệu quả khi có nhu cầu không gian ngắn hạn. Như trường hợp CEO SUITE tại Menara Maxis, nằm cạnh Tháp đôi Petronas, không gian được cho thuê theo ngày, theo tuần, hoặc thậm chí theo tháng. Tại Regus, thời hạn thuê tối thiểu là ba tháng.

Chi phí thiết lập cũng rất thấp và chi phí cố định có thể dễ dàng kiểm soát vì các dịch vụ được cung cấp theo hình thức chọn món.

Về cơ bản, xu hướng thị trường cho thấy người dùng cuối có vị thế cao ưa chuộng không gian chất lượng, dịch vụ chất lượng và vị trí chất lượng. Vì lý do này, các nhà cung cấp văn phòng trọn gói cao cấp như Regus của Vương quốc Anh và CEO SUITE của châu Á đã chọn những vị trí đắc địa để tạo dấu ấn kinh doanh và sự hiện diện nổi bật.

Regus Business Centre đã làm điều tương tự tại KL khi chiếm tầng 40 của Tháp 2 thuộc Tháp đôi Petronas, trong khi CEO SUITE nằm ở Tầng 36 của Menara Maxis.

“Văn phòng ảo” – một dịch vụ ngách khác

Cũng như các đối tác nổi tiếng ở nước ngoài, cả Regus và CEO SUITE đều tận dụng vị trí đắc địa của mình bằng cách cung cấp “văn phòng ảo” cho những công ty không cần hiện diện thực tế lâu dài tại một thị trường cụ thể, nhưng cần hình ảnh doanh nghiệp và địa chỉ phản ánh chất lượng kinh doanh của họ.

“Văn phòng ảo”, nơi người dùng không có chỗ làm việc cố định, đi kèm các dịch vụ như trả lời điện thoại, dịch vụ thư tín và quầy lễ tân. Khi cần, các công ty sẽ trả phí để sử dụng các tiện ích “dùng chung” như phòng hội nghị hoặc phòng họp hội đồng quản trị, cùng các dịch vụ liên quan, bao gồm cả ăn uống.

Ngành kinh doanh văn phòng trọn gói tại các thị trường trưởng thành như Vương quốc Anh, Hoa Kỳ và Úc hiện được phân khúc rõ rệt theo loại khách thuê, chất lượng sản phẩm (không gian và dịch vụ) và chất lượng vị trí.

Dẫn đầu là phân khúc cung cấp dịch vụ “cao cấp” cho các tập đoàn hàng đầu và công ty quốc tế, tiếp theo là các đơn vị vận hành phục vụ phần còn lại của thị trường gồm các công ty nhỏ hơn, công ty khởi nghiệp và doanh nhân tự kinh doanh. Với nhóm sau, họ phải chơi trò đuổi bắt do trung tâm của họ nằm ở những vị trí và tòa nhà hạng hai.

Dịch vụ theo hình thức chọn món

Để làm hài lòng tệp khách hàng cao cấp, các đơn vị vận hành hàng đầu cung cấp đầy đủ dịch vụ bao gồm hội nghị truyền hình hoặc in ấn sao chụp, dịch vụ thư ký (tính phí thêm), ăn uống và tiện ích giao lưu. Phí, thường dựa trên hệ thống chọn món, được tính theo mức sử dụng, và điều này tỏ ra đặc biệt hấp dẫn với những công ty cần một cơ sở cho các dự án cụ thể hoặc cho các nhóm vệ tinh.

Ở phân khúc thấp hơn của thị trường, mức độ cung cấp dịch vụ thường khá tối thiểu. Thường thì đó chỉ là một không gian cơ bản, thường không có nội thất. Tại một số trung tâm, dịch vụ tiêu chuẩn gồm quầy lễ tân, điện thoại và dịch vụ trả lời cuộc gọi, điện nước và vệ sinh.

Từ nơi làm việc tạm thời, văn phòng trọn gói đang trở thành trụ sở lâu dài

Cơ sở lâu dài

Từ nơi làm việc tạm thời, văn phòng trọn gói tại các thị trường trưởng thành hơn nay đang trở thành trụ sở lâu dài của ngày càng nhiều công ty có tên tuổi. Đáng chú ý nhất là các công ty công nghệ cao, công nghệ thông tin và truyền thông, cùng các công ty cung cấp dịch vụ kinh doanh chuyên nghiệp như tư vấn quản lý, tuyển dụng, kế toán, marketing và truyền thông.

Những công ty này đánh giá cao sự linh hoạt về tài chính và thời hạn thuê mà văn phòng trọn gói mang lại, xét về tốc độ dọn vào và đặc biệt là tốc độ rời đi, cũng như địa chỉ danh giá. Đây là những đặc điểm khiến văn phòng trọn gói khác biệt so với các nhà cung cấp văn phòng truyền thống.