会議をうまく進めるのは、どこでも共通して難しいものです。時間の設定、スケジュールの厳守、会議中に眠気をこらえることまで、多くの人が生産的な会議を行うのを妨げる悪いイメージがつきまとっているようです。皮肉なことに、その概念自体は極めてシンプルです。では、なぜ多くの企業は定期的に生産的な会議を行うことに失敗するのでしょうか？なぜ会議は単なる時間つぶしの口実として悪名高いのでしょうか？そして、どうすれば会議を本当に生産的なものにできるのでしょうか？
会議が非生産的になりがちな理由は、多くの人が会議がチームやビジネスに与える影響を過小評価していることかもしれません。しかし、会議を9時から5時までの仕事の単なる休憩ではなく、他の重要なプロセスと同じように捉えるだけで、常に生産的な会議を行うことができます。しかも、ルールはシンプルです。
時間どおりに始める
多くの人は、何事も時間どおりに始めることの重要性と全体的な影響を過小評価しています。たとえ10分間の会議であっても、時間どおりに始めることで、全員の時間が大切であることを示し、この会議が単なる休憩ではなく、勤務時間の重要な一部であることを強調することになります。また、時間どおりに始めれば、特に議題をすでにリストアップしている場合には、良いスタートを切ることができます。そこで2つ目のルールです。
目的と議題を明示する
会議がだらだらと長引き、発表者が目的から逸れてしまうことがあります。このような場合、会議の他の出席者は議論にうまくついていけず、会議の間ずっと上の空になってしまうかもしれません。セッションの冒頭で目的を明示することで、会議の雰囲気を作り、チームとして何を話し合うべきかについて全員が脱線しないようにできます。
会議は短くする
可能であれば、必要以上に長い会議を予定しないようにしましょう。4時間の会議を予定する人がいますが、それは発表にそれほど時間がかかるからではなく、話し合うべきことから脱線した場合に備えて余裕を持たせたいだけなのです。しかし、最も生産的な会議は最も長い会議ではありません。10分間の会議でも丸1日の会議でも、その時間の1分1秒を適切に活用するようにしましょう。できることなら、出席者が長時間会議室にこもって閉塞感を覚えたり、単に退屈したりしないよう、会議はできるだけ短くしましょう。
全員から意見を求める
退屈といえば、会議で全員の気を引き締めておく確実な方法の一つは、会議の出席者全員に意見を求めることです。コメントがどれほど些細なものであっても、議題についてどれほど反対意見を持っていても、全員に意見を述べる時間を与えるべきです。何しろ、彼らは会議に出席しているのであり、会議は物事についての見解を共有するのに理想的な場なのです。
当初の目的を達成できたかを振り返る
会議の進め方を体系的にすることは、目的を達成するのに本当に役立ちます。そして、生産的な会議を行うための最後のルールは、それまでに話し合ったすべての内容を手短に振り返り、会議の冒頭で挙げた目的のリストと照らし合わせることです。そうすれば、会議室を出る時に、本当に何かを達成できたのかと思い悩むことはありません。振り返りによって、達成できたことがわかっているからです。
