가상 오피스

예전에는 출근하지 않고 일하거나, 직원 한 명 없이 방 하나짜리 사무실을 갖는다는 것은 상상하기 어려웠을지 모른다. 오늘날에는 서비스드 오피스를 활용하거나 특정 장비를 갖추면—“가상 오피스”—이 모든 것을 누릴 수 있다. 이는 기술이 약속하는 기적 가운데 하나다. 이런 형태의 사무실이 있으면 가상 오피스가 잘 관리되기 때문에 임원들은 더 자유롭게 이동할 수 있다.

PT SAP Indonesia의 마케팅 매니저 Goenawam Loekito는 “가상 오피스가 있으면 CEO든 어느 직원이든 어디서나 일할 수 있다”고 말했다. 기본적으로 서비스드 오피스나 가상 오피스는 비서 서비스, 전화 연결, 팩스 및 기타 서비스를 완비한 인스턴트 오피스를 제공하는 서비스다. 이 서비스를 이용하면 입주자는 실제로 자기 사무실을 소유한 듯한 느낌을 받는다.

회사나 단체가 서비스드 오피스 업체의 입주자가 되면 다른 입주자와 구별되는 고유한 전화번호를 받는다. 따라서 그 전화번호를 명함에 기재할 수 있다.

단체의 회사 이름도 특정 소프트웨어에 입력할 수 있어, 그들 앞으로 전화가 걸려 오면 콘솔에 회사 이름이 담당자 및 연락할 전화번호와 함께 표시된다

이 표시를 보고 교환원은 콘솔에 나타난 회사 이름으로 전화를 받고 필요한 담당자에게 연결한다. 담당자와 연결되지 않거나 전화를 받지 않으려 하면 통화는 음성 사서함으로 넘어간다. 입주자는 언제 어디서든 원할 때 음성 사서함에 접속할 수 있다. 그래서 고객으로부터 중요한 메시지가 오면 즉시 후속 조치를 할 수 있다고 이 사업을 하는 회사인 CEO Suite의 영업·마케팅 이사 Jenny Tjendana는 설명했다.

기본적으로 오피스 비즈니스 서비스는 두 가지로 나뉜다. 서비스드 오피스라고도 불리는 물리적 사무실과 가상 오피스다. 사업적 관점에서 서비스드 오피스가 주력 사업이고 가상 오피스는 부수 사업이다. 하지만 대개 모든 서비스드 오피스 업체는 가상 오피스 사업도 함께 운영한다.

물리적 사무실, 즉 이름 그대로 서비스드 오피스는 최소한의 설비만 갖춘 실제 사무실이다. 서비스드 오피스 운영사가 제공하는 사무실은 그리 넓지 않은 공간이지만 가구, 전화망, 인터넷은 물론 사무 보조와 청소 서비스까지 갖추고 있다. 이런 사무실의 이용자는 대개 직원이 비교적 적은 사무소나 해외에 본사를 둔 기업의 대표 사무소다

두 번째 서비스는 가상 오피스다. 가상 오피스에서는 사무실의 물리적 요소가 더 이상 필요 없다. 간단히 말해 서비스드 오피스 업체의 전화번호와 주소를 사용하는 것이다. 이 두 번째 유형은 대개 외진 지역에 있는 회사나 사람들이 이용한다. 이들이 가상 오피스를 두는 목적은 고객과 미팅을 하거나 거래를 할 때 더 편리하게 하기 위해서다.

가상 오피스를 이용하면 미팅 장소만 예약하면 된다. 그 다음은 모두 서비스 운영사가 제공한다. 게다가 서비스드 오피스 운영사는 대개 접근하기 쉬운 비즈니스 지구에 자리하고 있다. Jenny는 “반대로 멀고 찾아가기 어려운 사무실에서는 거래를 성사시키기 어려울 것”이라고 말했다.

또 다른 목적은 위상을 높이는 것이다. 가상 오피스의 주소와 전화번호를 사용하고 그 장소에서 미팅을 하면 고객들은 그들을 신뢰할 수 있고 격이 있는 회사로 여긴다.

해외의 서비스드 오피스 사업은 빠르게 발전해 왔다. 여러 서비스드 오피스 운영사 가운데 몇몇 대표적인 이름이 있다.

1997년 설립된 서비스드 오피스 운영사 PT CEO SUITE는 자카르타에 2곳, 쿠알라룸푸르에 1곳의 지점을 두고 있다. 적합한 입지를 조사할 때도 특별히 홍콩의 풍수 전문가들에게 자문을 구했다. CEO Suite의 영업·마케팅 이사 Jenny Tjendana는 “풍수를 활용하면 입주사의 사업이 번창할 것이라고 믿는다”고 말했다.

현재 CEO SUITE는 이메일부터 SMS, 팩스, 음성 사서함 등까지 잘 통합된 서비스드 오피스를 제공한다. 화상 회의 같은 다양한 서비스도 제공한다. 기술 측면에서 CEO는 특정 업체와 협력하지 않고 자체 기술을 개발한다.

밝은 전망

인도네시아에서 서비스드 오피스와 가상 오피스 사업은 밝은 미래를 맞이할 수 있다. 이는 서비스드 오피스 업체마다 60 %를 넘는 입주율로 입증된다. 예를 들어 JACSO는 올해 초 입주율이 87%였다. 기존 40개 방 가운데 비어 있는 방은 5개뿐이다.

마찬가지로 CEO Suite도 매우 만족스러운 입주율을 보이고 있다. 자카르타 증권거래소 빌딩의 입주율은 80%이며, GKBI의 입주율은 거의 100%다.

반면 Viera Djawahir는 100%에 이르렀던 전년과 비교해 올해 Executive Center의 입주율이 낮아졌다고 인정했다. 그럼에도 Viera는 이 사업의 미래가 상당히 유망하다고 확신했다.

Indra도 같은 의견을 밝혔다. 그는 인도네시아 경제가 침체를 겪고 있지만 이런 서비스를 이용할 사람은 많을 것이라고 말했다. Jenny 역시 서비스드 오피스 사업이 높은 경쟁력을 지니고 있다고 낙관했다. 그는 “그 증거로 우리는 자카르타에 두 지점, 쿠알라룸푸르에 한 지점을 동시에 열 수 있었다”고 말했다. 그는 경제 상황이 좋든 나쁘든 이 사업은 계속 성장할 것이라고 덧붙였다. 인도네시아 경제 상황이 나쁘면 많은 기업이 몸집을 줄이고 사무 공간 비용을 최대한 낮추려 할 것이다. 인도네시아 경제가 좋으면 많은 외국인 투자자가 들어와 인도네시아에 대표 사무소를 열 것이다. 대표 사무소 대부분은 서비스드 오피스 서비스를 이용할 것이다. 따라서 서비스드 오피스는 정부가 외국인 투자자를 유치하는 데 도움이 될 수 있다. Jenny는 “그 밖에도 중소기업과 몸집을 줄이는 기업을 돕는 역할도 한다”고 말했다.

반면 인터넷 마케팅 업체 www.ikonsel.com의 Akino W. Azzaro 역시 서비스드 오피스 사업의 미래에 새로운 바람이 불고 있다고 본다. 그는 이익률도 크다고 본다. 다만 그에 따르면 여전히 관행적으로 생각하는 인도네시아 사회의 사고방식을 바꿀 필요가 있다. 그 밖에도 특히 가상 오피스 사업에서는 신뢰성이 핵심 요소다.

IT 분야 전문가 Mas Wigrantoro Roes Setyadi에 따르면, 원래 서비스드 오피스의 이용자는 인도네시아에 진출하려는 외국 기업들로, 본격적으로 운영하거나 상설 사무 공간을 마련하기 전에 이용했다. 그러나 그는 루피아 가치가 떨어지면서 비용이 더 저렴한 사무실 겸용 주택 임대로 옮겨 갈 가능성이 있다고 말했다.

그는 또 현재 서비스드 오피스 사업의 이익률은 10%~12 % 정도로 그리 크지 않으며, 가장 큰 비용은 공간 임대료와 인건비라고 말했다. 그는 이 사업이 통화 위기 이전만큼 커지기는 어려울 것으로 봤다. Mas Wigrantoro는 “통화 위기 이전에는 늘 수요가 넘쳤지만 지금은 반대로 공급이 넘친다”고 밝혔다.