Menjalankan perniagaan sangat mirip dengan bermain juggling. Sebagai usahawan, anda mengendalikan begitu banyak perkara serentak sehingga anda mungkin berasa tidak mempunyai masa untuk tidur atau makan. Tetapi kita semua tahu bahawa cara itu tidak berkesan untuk jangka masa panjang. Apabila anda letih dan tertekan, perkara penting terlepas pandang dan segala-galanya runtuh. Jadi, apakah jawapannya?
Teknik pengurusan masa boleh membantu anda menyiapkan lebih banyak kerja dalam masa yang lebih singkat. Dengan mengikuti beberapa amalan mudah, anda akan melihat peningkatan kecekapan. Anda juga akan menjadi lebih mahir membuat keputusan pantas tentang perkara yang memerlukan masa anda dan perkara yang boleh diwakilkan kepada orang lain. Apabila anda mengikuti petua pengurusan masa yang mudah untuk usahawan ini, anda akan melihat peningkatan dalam semua aspek kehidupan anda.
- Mulakan hari kerja anda dengan sesi perancangan ringkas. Pakar pengurusan masa mengatakan bahawa sama ada anda mengambil 30 minit atau 5 minit, perancangan awal untuk hari anda akan sentiasa membuahkan hasil. Anda boleh membuat perancangan ini semasa menaiki kereta api bawah tanah ke tempat kerja, pada waktu pagi sebelum anda keluar bekerja, atau di pejabat sebaik sahaja anda tiba. Anda boleh menggunakan aplikasi, perisian penjadualan atau perancang kertas klasik untuk menentukan perkara yang anda rancang untuk capai setiap hari dan bila anda merancang untuk melakukannya.
- Jadualkan waktu “tanpa gangguan” dalam minggu kerja anda. Dengan cara ini, anda boleh menumpukan sepenuhnya pada projek intensif tanpa perlu menukar tumpuan. Beralih daripada satu tugas ke tugas lain amat membazir masa. Satu kajian tentang produktiviti kerja yang dijalankan di University of California mendapati bahawa purata 25 setengah minit diperlukan untuk kembali kepada sesuatu tugas selepas anda diganggu. Apabila anda mengambil kira berapa banyak gangguan dalam hari kerja biasa, anda mula nampak ke mana masa anda pergi. Sesetengah syarikat menetapkan hari “tanpa mesyuarat” sekali seminggu untuk membolehkan semua pekerja menikmati manfaat hari kerja tanpa gangguan.
- Matikan pemberitahuan media sosial dan senyapkan telefon semasa mesyuarat. Kurangkan gangguan semasa waktu bekerja anda dan anda akan dapati anda dapat menyiapkan lebih banyak kerja. Semasa mesyuarat, tetapkan dasar syarikat untuk tidak menyemak telefon pintar. Ia sopan kepada penceramah, dan ia juga baik untuk perniagaan. Sungguh menghairankan berapa banyak mesyuarat yang berlarutan hanya kerana seorang tidak memberikan perhatian sepenuhnya dan akhirnya memerlukan penjelasan tentang sesuatu isu kemudian. Sebaik sahaja anda menetapkan dasar ini untuk semua pekerja anda, anda akan dapati mesyuarat menjadi lebih produktif.
- Peruntukkan masa untuk projek besar. Ramai orang melakukan kesilapan dengan membiarkan tuntutan harian menguasai hari kerja mereka, dan kemudian apabila tiba masa membayar cukai, atau laporan kepada pelabur perlu diserahkan, mereka panik dan bersengkang mata sepanjang malam untuk menyiapkannya tepat pada masanya. Daripada bekerja dalam mod krisis, peruntukkan beberapa jam setiap minggu untuk menumpukan pada projek yang lebih besar ini. Jika anda rasa anda tidak dapat meluangkan masa dalam hari kerja biasa anda, berikan komitmen untuk mula bekerja beberapa jam lebih awal satu atau dua hari seminggu sehingga projek itu siap, atau rancang untuk bekerja lewat sekali seminggu.
- Adakan mesyuarat yang lebih singkat. Jika mesyuarat kakitangan anda kerap melebihi 45 minit, ia terlalu panjang. Mesyuarat dengan pelanggan mungkin perlu lebih panjang, tetapi mesyuarat dengan pasukan anda harus ringkas dan padat. Jika mesyuarat melebihi masa, pertimbangkan untuk memecahkan mesyuarat dan bertemu dengan beberapa orang secara individu. Mesyuarat pasukan kecil mingguan secara amnya lebih produktif daripada mesyuarat besar seluruh syarikat. Anda boleh menjejaki berapa banyak kos mesyuarat anda kepada syarikat anda dengan kalkulator kos mesyuarat.
- Wakilkan tugas lebih awal. Rancang tugas yang boleh anda serahkan kepada orang lain (seperti mengatur katering untuk mesyuarat akan datang, atau menyediakan perkhidmatan terjemahan). Apabila boleh, elakkan “permintaan saat akhir” yang amat dibenci yang menyebabkan setiausaha dan kakitangan bergegas ke serata bandar untuk menguruskan sesuatu yang akhirnya anda tidak sempat lakukan. Ini membazirkan masa mereka dan menambah tekanan yang tidak wajar kepada persekitaran kerja.
- Bekerja dari jauh untuk mengurangkan gangguan pejabat. Ramai orang yang sangat peramah mendapati bahawa bekerja dari rumah beberapa hari seminggu meningkatkan produktiviti kerja. Satu kajian produktiviti kerja baru-baru ini yang dijalankan oleh Ctrip, sebuah agensi pelancongan China yang tersenarai di NASDAQ dengan 16,000 pekerja, mendapati bahawa pekerja yang bekerja dari rumah mencatatkan peningkatan prestasi sebanyak 13% berbanding pekerja yang bekerja di pusat panggilan.
Dengan mengikuti petua daripada CEO SUITE ini, anda akan berada di landasan yang betul untuk menyiapkan perkara paling penting setiap hari. Anda boleh mengatur bilik persidangan atas permintaan, sokongan pentadbiran, katering dan banyak lagi melalui pasukan kami yang terlatih di lokasi pejabat berservis CEO SUITE. Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana kakitangan kami boleh membantu perniagaan anda berjalan dengan lebih cekap. Suka petua-petua ini? Kembali semula dalam beberapa minggu untuk lebih banyak petua pengurusan masa untuk usahawan.
