การเปลี่ยนมาใช้เวอร์ชวลออฟฟิศมีทั้งข้อดีและข้อเสีย และหากคุณคิดว่าธุรกิจของคุณไม่เพียงอยู่รอด แต่ยังเติบโตได้ดีด้วยการตั้งค่าแบบเสมือนจริงมากกว่าแบบดั้งเดิม ก็คุ้มค่าที่จะทำให้มั่นใจว่าทีมเสมือนจริงของคุณจะทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น แม้ว่าทุกคนจะกระจายตัวอยู่ทั่วโลกและทำงานทางไกลก็ตาม
แต่หนึ่งในข้อกังวลที่พบบ่อยที่สุดของบริษัทเสมือนจริงคือการรักษาการสื่อสารที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพกับทุกคนในทีม สาเหตุทั่วไปของความเข้าใจผิดระหว่างเพื่อนร่วมงานคืออีเมลที่คลุมเครือ และการที่สมาชิกทีมคนอื่นไม่สามารถรับสายหรือตอบอีเมลได้ทันที เพื่อแก้ปัญหาที่หลีกเลี่ยงได้ง่ายเหล่านี้ ต่อไปนี้คือวิธีง่าย ๆ ที่คุณสามารถทำเพื่อปรับปรุงความสัมพันธ์กับทีมและสานต่อความก้าวหน้าของธุรกิจเสมือนจริงที่คุณปลุกปั้นมา
มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ ไม่ใช่กระบวนการ
ความเสี่ยงทั่วไปอีกประการที่ธุรกิจต้องเผชิญเมื่อเปลี่ยนมาใช้เวอร์ชวลออฟฟิศ คือหัวหน้ามักคอยจับตาพนักงานอย่างใกล้ชิดและเริ่มบริหารแบบจุกจิก อย่างไรก็ตาม ความไว้วางใจและการมอบหมายงานเป็นสองสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้ทุกคนทำหน้าที่ของตนได้อย่างเหมาะสม และวิธีหนึ่งที่จะทำให้มั่นใจในเรื่องนี้โดยไม่ต้องบริหารแบบจุกจิกโดยไม่จำเป็น คือการมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ที่คาดหวัง แทนที่จะจับผิดกระบวนการและกิจกรรมของทุกคนเป็นรายนาที ขณะที่บางคนทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่าเมื่อนั่งหน้าคอมพิวเตอร์ติดต่อกันแปดชั่วโมง คนอื่นๆ กลับทำงานได้ดีกว่าและสร้างผลลัพธ์ที่ดีกว่าเมื่อพักสั้นๆ หลายครั้ง ในฐานะหัวหน้า คุณต้องเคารพกระบวนการของแต่ละคนและไว้วางใจว่าพวกเขาจะส่งมอบงานได้
ปฏิบัติตามมารยาทการใช้อีเมลที่เหมาะสม
นอกเหนือจากการส่งข้อความโต้ตอบทันทีอย่าง Skype แล้ว อีเมลจะเป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารหลักของคุณ นี่คือเหตุผลที่การลงทุนฝึกอบรมทีมให้สื่อสารผ่านอีเมลอย่างถูกต้องจึงคุ้มค่า การสื่อสารแบบเห็นหน้ามีรายละเอียดปลีกย่อยมากมายที่ไม่มีในการสื่อสารด้วยตัวอักษร การใช้น้ำเสียงประชดประชันในอีเมลจึงอาจสื่อความหมายได้ไม่ดี มุกตลกที่ไม่ได้คิดให้ดีอาจถูกมองว่าเป็นการดูหมิ่น และอีเมลที่ตรงไปตรงมาอาจถูกเข้าใจผิดว่าใจร้ายเกินไป ทุกคนในทีมต้องเข้าใจลักษณะเฉพาะของกันและกันเมื่อส่งอีเมลภายใน และปฏิบัติตามมารยาทการใช้อีเมลที่เหมาะสมอย่างเคร่งครัด โดยเฉพาะเมื่อส่งอีเมลถึงลูกค้าที่มีแนวโน้มและลูกค้าปัจจุบัน
จัดการประชุมแบบพบหน้ากันอย่างสม่ำเสมอ
เมื่อคุณพบสมดุลที่ลงตัวระหว่างการทำงานทางไกลกับการสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีมอย่างสม่ำเสมอแล้ว การบริหารจัดการเวอร์ชวลออฟฟิศทั้งหมดของคุณก็จะง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่าการพบหน้ากันควรหายไป ยังคงต้องมีการประชุมอย่างสม่ำเสมอ แม้เพียงไม่กี่ครั้งต่อปี เพื่ออัปเดตว่าทุกคนเป็นอย่างไรบ้าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจงานไปในทิศทางเดียวกัน และได้พูดคุยสังสรรค์กัน
