เวอร์ชวลออฟฟิศ

ในอดีต การทำงานโดยไม่ต้องเข้าสำนักงาน หรือการมีสำนักงานเพียงห้องเดียวโดยไม่มีพนักงานเลยสักคน อาจเป็นสิ่งที่ไม่อาจจินตนาการได้ แต่ในปัจจุบัน เราสามารถมีสิ่งเหล่านี้ได้ทั้งหมด หากใช้ประโยชน์จากเซอร์วิสออฟฟิศ หรือด้วยอุปกรณ์บางอย่างที่เรียกว่า “เวอร์ชวลออฟฟิศ” นี่คือหนึ่งในปาฏิหาริย์ที่เทคโนโลยีมอบให้ ด้วยสำนักงานประเภทนี้ ผู้บริหารสามารถเคลื่อนที่ได้คล่องตัวยิ่งขึ้น เพราะเวอร์ชวลออฟฟิศของเขาหรือเธอได้รับการดูแลเป็นอย่างดี

“ด้วยเวอร์ชวลออฟฟิศ ซีอีโอหรือพนักงานคนใดก็สามารถทำงานได้จากทุกที่” Goenawam Loekito ผู้จัดการฝ่ายการตลาดของ PT SAP Indonesia กล่าว โดยพื้นฐานแล้ว เซอร์วิสออฟฟิศหรือเวอร์ชวลออฟฟิศคือบริการที่จัดหาออฟฟิศสำเร็จรูปพร้อมบริการเลขานุการ การเชื่อมต่อโทรศัพท์ แฟกซ์ และบริการอื่น ๆ เมื่อใช้บริการนี้ ผู้เช่าจะรู้สึกเหมือนเป็นเจ้าของสำนักงานของตนเองจริง ๆ

หลังจากที่บริษัทหรือกลุ่มใดกลายเป็นผู้เช่าของผู้ให้บริการเซอร์วิสออฟฟิศแล้ว จะได้รับหมายเลขโทรศัพท์เฉพาะที่แตกต่างจากผู้เช่ารายอื่น ดังนั้นจึงสามารถระบุหมายเลขโทรศัพท์ดังกล่าวไว้บนนามบัตรได้

ชื่อบริษัทของกลุ่มยังสามารถบันทึกลงในซอฟต์แวร์เฉพาะ เพื่อให้เมื่อมีสายเรียกเข้าถึงพวกเขา ชื่อบริษัทจะปรากฏบนคอนโซลพร้อมกับชื่อผู้ติดต่อและหมายเลขโทรศัพท์ที่ต้องติดต่อ

ด้วยข้อมูลนี้ โอเปอเรเตอร์สามารถรับสายเรียกเข้าในนามบริษัทตามที่แสดงบนคอนโซล และติดต่อบุคคลที่ต้องการได้ หากไม่สามารถติดต่อบุคคลนั้นได้หรือบุคคลนั้นไม่ประสงค์จะรับสาย สายดังกล่าวจะถูกส่งเข้าสู่ระบบฝากข้อความเสียง ผู้เช่ายังสามารถเข้าถึงข้อความเสียงได้จากทุกที่และทุกเวลาที่ต้องการ ดังนั้นหากมีข้อความสำคัญจากลูกค้า พวกเขาก็สามารถติดตามผลได้ทันที Jenny Tjendana ผู้อำนวยการฝ่ายขายและการตลาดของ CEO Suite บริษัทที่ดำเนินธุรกิจนี้ อธิบาย

โดยพื้นฐานแล้ว บริการด้านธุรกิจสำนักงานแบ่งออกเป็นสองประเภท คือ สำนักงานจริง หรือที่เรียกว่าเซอร์วิสออฟฟิศ และเวอร์ชวลออฟฟิศ ในมุมมองทางธุรกิจ เซอร์วิสออฟฟิศเป็นธุรกิจหลัก ส่วนเวอร์ชวลออฟฟิศเป็นธุรกิจเสริม อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปผู้ให้บริการเซอร์วิสออฟฟิศทุกรายก็มีบริการเวอร์ชวลออฟฟิศด้วย

สำนักงานจริงหรือเซอร์วิสออฟฟิศตามชื่อเรียก คือสำนักงานที่มีอยู่จริง ซึ่งมีอุปกรณ์เพียงขั้นพื้นฐาน สำนักงานที่ผู้ให้บริการเซอร์วิสออฟฟิศจัดให้ประกอบด้วยสำนักงานที่ไม่ใหญ่นัก แต่มีเฟอร์นิเจอร์ เครือข่ายโทรศัพท์ อินเทอร์เน็ต และแม้แต่ผู้ช่วยสำนักงานและบริการทำความสะอาด ผู้ใช้สำนักงานประเภทนี้มักเป็นสำนักงานที่มีพนักงานค่อนข้างน้อย หรือสำนักงานผู้แทนของบริษัทที่มีฐานอยู่ในต่างประเทศ

บริการประเภทที่สองคือเวอร์ชวลออฟฟิศ ด้วยเวอร์ชวลออฟฟิศ องค์ประกอบทางกายภาพของสำนักงานไม่จำเป็นอีกต่อไป หากกล่าวโดยง่าย นี่คือการใช้หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่ของผู้ให้บริการเซอร์วิสออฟฟิศ บริการประเภทที่สองนี้มักใช้โดยบริษัทหรือบุคคลที่อยู่ในพื้นที่ห่างไกล จุดประสงค์ของการมีเวอร์ชวลออฟฟิศคือเพื่อให้สะดวกยิ่งขึ้นเมื่อต้องประชุมหรือทำข้อตกลงทางธุรกิจกับลูกค้า

เมื่อใช้เวอร์ชวลออฟฟิศ พวกเขาเพียงแค่จองสถานที่สำหรับการประชุม หลังจากนั้นผู้ให้บริการจะจัดเตรียมทุกอย่างให้ นอกจากนี้ บริษัทผู้ให้บริการเซอร์วิสออฟฟิศมักตั้งอยู่ในย่านธุรกิจที่เดินทางสะดวก “ในทางกลับกัน หากสำนักงานของพวกเขาอยู่ห่างไกลและเดินทางลำบาก ก็จะเป็นเรื่องยากที่จะทำข้อตกลงใด ๆ” Jenny กล่าว

จุดประสงค์อีกประการหนึ่งคือการยกระดับเกียรติภูมิ หากพวกเขาใช้ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของเวอร์ชวลออฟฟิศ และจัดการประชุมในสถานที่ดังกล่าว ลูกค้าจะมองว่าพวกเขาน่าเชื่อถือและมีเกียรติภูมิ

ธุรกิจเซอร์วิสออฟฟิศในต่างประเทศเติบโตอย่างรวดเร็ว ในบรรดาผู้ให้บริการเซอร์วิสออฟฟิศหลายราย มีชื่อชั้นนำอยู่จำนวนหนึ่ง

PT CEO SUITE ผู้ให้บริการเซอร์วิสออฟฟิศที่ก่อตั้งในปี 1997 มี 2 สาขาในจาการ์ตาและหนึ่งสาขาในกัวลาลัมเปอร์ แม้แต่ในการสำรวจทำเลที่เหมาะสม บริษัทก็ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านฮวงจุ้ยจากฮ่องกงโดยเฉพาะ “เราเชื่อว่าด้วยการใช้หลักฮวงจุ้ย ธุรกิจของผู้เช่าของเราจะรุ่งเรือง” Jenny Tjendana ผู้อำนวยการฝ่ายขายและการตลาดของ CEO Suite กล่าว

ปัจจุบัน CEO SUITE ให้บริการเซอร์วิสออฟฟิศที่ผสานระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกันอย่างลงตัว ตั้งแต่อีเมลไปจนถึง SMS แฟกซ์ ข้อความเสียง และอื่น ๆ บริษัทยังมีบริการหลากหลาย เช่น การประชุมทางวิดีโอ ในด้านเทคโนโลยี CEO ไม่ได้ร่วมมือกับผู้จำหน่ายรายใดเป็นการเฉพาะ แต่พัฒนาเทคโนโลยีของตนเอง

อนาคตสดใส

ธุรกิจเซอร์วิสออฟฟิศและเวอร์ชวลออฟฟิศอาจมีอนาคตที่สดใสในอินโดนีเซีย ซึ่งพิสูจน์ได้จากอัตราการเข้าใช้ที่สูงกว่า 60 % สำหรับผู้ให้บริการเซอร์วิสออฟฟิศแต่ละราย ยกตัวอย่างเช่น JACSO เมื่อต้นปีนี้มีอัตราการเข้าใช้ 87% จากห้องทั้งหมด 40 ห้อง มีเพียงห้าห้องที่ยังว่างอยู่

ในทำนองเดียวกัน CEO Suite ก็มีอัตราการเข้าใช้ที่น่าพอใจอย่างยิ่ง ที่อาคาร Jakarta Stock Exchange อัตราการเข้าใช้อยู่ที่ 80% ขณะที่ GKBI อัตราการเข้าใช้เกือบ 100%

ในทางตรงกันข้าม Viera Djawahir ยอมรับว่าอัตราการเข้าใช้ของ Executive Center ในปีนี้ลดลง เมื่อเทียบกับปีก่อนที่อาจสูงถึง 100% อย่างไรก็ตาม Viera เชื่อมั่นว่าอนาคตของธุรกิจนี้ค่อนข้างสดใส

Indra ก็ให้ความเห็นในทำนองเดียวกัน เขากล่าวว่า แม้เศรษฐกิจอินโดนีเซียจะเผชิญภาวะตกต่ำ แต่ก็ยังมีผู้คนจำนวนมากที่จะใช้บริการประเภทนี้ Jenny ก็มองในแง่ดีว่าธุรกิจเซอร์วิสออฟฟิศมีจุดขายที่สูง “เป็นข้อพิสูจน์ได้ว่า เราสามารถเปิดสองสาขาในจาการ์ตาและหนึ่งสาขาในกัวลาลัมเปอร์ได้ในเวลาเดียวกัน” เธอกล่าว เธอเสริมว่าธุรกิจนี้จะเติบโตต่อไปไม่ว่าสถานการณ์เศรษฐกิจจะดีหรือไม่ดี หากสถานการณ์เศรษฐกิจในอินโดนีเซียย่ำแย่ ก็จะมีบริษัทจำนวนมากที่ลดขนาดและตัดค่าใช้จ่ายด้านพื้นที่สำนักงานให้ต่ำที่สุดเท่าที่จะทำได้ หากเศรษฐกิจอินโดนีเซียดี ก็จะมีนักลงทุนต่างชาติจำนวนมากเข้ามาเปิดสำนักงานผู้แทนในอินโดนีเซีย สำนักงานผู้แทนส่วนใหญ่จะใช้บริการเซอร์วิสออฟฟิศ ดังนั้น เซอร์วิสออฟฟิศจึงช่วยรัฐบาลในการดึงดูดนักลงทุนต่างชาติได้ “นอกจากนี้ ยังช่วยบริษัทขนาดเล็ก ขนาดกลาง และบริษัทที่กำลังปรับลดขนาดด้วย” Jenny กล่าว

ในทางตรงกันข้าม Akino W. Azzaro ผู้ให้บริการการตลาดทางอินเทอร์เน็ต www.ikonsel.com ก็มองเห็นลมหายใจใหม่สำหรับอนาคตของธุรกิจเซอร์วิสออฟฟิศเช่นกัน เขายังมองเห็นอัตรากำไรที่สูง อย่างไรก็ตาม ตามความเห็นของเขา สิ่งที่ต้องทำคือการเปลี่ยนกรอบความคิดของสังคมอินโดนีเซียที่ยังคิดแบบดั้งเดิม นอกจากนี้ ปัจจัยด้านความน่าเชื่อถือก็เป็นประเด็นสำคัญ โดยเฉพาะในธุรกิจเวอร์ชวลออฟฟิศ

Mas Wigrantoro Roes Setyadi ผู้สังเกตการณ์ด้านไอที กล่าวว่า เดิมทีผู้ใช้เซอร์วิสออฟฟิศคือบริษัทต่างชาติที่จะเข้ามาในอินโดนีเซีย ก่อนที่จะเริ่มดำเนินงานหรือได้พื้นที่สำนักงานถาวร อย่างไรก็ตาม ตามความเห็นของเขา ด้วยค่าเงินรูเปียห์ที่อ่อนตัวลง มีความเป็นไปได้ที่บริษัทเหล่านี้จะเปลี่ยนไปเช่าบ้านที่สามารถใช้เป็นสำนักงานได้ด้วย เนื่องจากค่าใช้จ่ายต่ำกว่า

เขายังกล่าวว่า อัตรากำไรของธุรกิจเซอร์วิสออฟฟิศในปัจจุบันไม่สูงนัก อยู่ที่ประมาณ 10% – 12 % โดยค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดคือค่าเช่าพื้นที่และทรัพยากรบุคคล เขามองว่าธุรกิจนี้จะเติบโตได้ยากจนใหญ่โตเท่าก่อนวิกฤตการเงิน “ก่อนวิกฤตการเงิน มีความต้องการล้นเกินอยู่เสมอ ตรงข้ามกับภาวะอุปทานล้นเกินในปัจจุบัน” Mas Wigrantoro เปิดเผย