ธุรกิจแห่งความยืดหยุ่น

หลังจากเป็นลูกจ้างมาหลายปี ในที่สุด May Leong ก็ออกมาทำธุรกิจของตัวเองด้วยการเปิดกิจการที่ปรึกษา แม้เธอจะไม่ได้เลือกมากนักว่าธุรกิจจะตั้งอยู่ที่ใด แต่ด้วยเงินทุนที่จำกัด การเช่าสำนักงาน ตกแต่ง และจ้างพนักงานจึงเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้

ในขณะเดียวกัน บริษัทโทรคมนาคมแห่งหนึ่งในยุโรปกำลังมองหาลู่ทางทดสอบตลาดมาเลเซีย บริษัทได้ส่ง Peter Graves หนึ่งในผู้จัดการระดับสูงมาจัดตั้งสำนักงานที่นี่

อย่างไรก็ตาม Graves ต้องการเริ่มงานทันทีและอยากตั้งสำนักงานในย่าน Kuala Lumpur City Centre ในฐานะชาวต่างชาติ เขาไม่แน่ใจเกี่ยวกับขั้นตอนการจดทะเบียนบริษัทและการเช่าสำนักงานที่นี่ และก็ไม่ต้องการยุ่งยากกับเรื่องเหล่านี้ อย่างน้อยก็ในช่วงเริ่มต้นนี้

ด้วยเหตุนี้ ทั้ง Leong และ Graves จึงตัดสินใจหันไปพึ่งบริษัทที่ให้บริการเซอร์วิสออฟฟิศ ซึ่งเป็นทางออกที่สมบูรณ์แบบสำหรับความต้องการของพวกเขา

เซอร์วิสออฟฟิศ?

คุณอาจสงสัยว่ามันคืออะไร Filippo Sarti ระบุว่า เซอร์วิสออฟฟิศให้บริการพื้นที่สำนักงานพร้อมเฟอร์นิเจอร์ครบครัน รวมถึงบริการด้านธุรการและโครงสร้างพื้นฐานอื่น ๆ สำหรับบริษัทที่ต้องการความยืดหยุ่นในการดำเนินงาน สำนักงานเหล่านี้ยังเป็นที่รู้จักในชื่อเซอร์วิสสวีทหรือศูนย์ธุรกิจ

Rina Ho มีความเห็นเช่นเดียวกับ Sarti โดยชี้ว่าเซอร์วิสออฟฟิศเหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่ต้องการแบกรับรายละเอียดจุกจิกในการจัดตั้งสำนักงาน

เธอกล่าวว่า ตรงข้ามกับความเชื่อทั่วไป เซอร์วิสออฟฟิศไม่ใช่สิ่งใหม่ในมาเลเซีย เพราะมีมาแล้วตลอด 15 ปีที่ผ่านมา Ho ระบุว่า ในตอนนั้นผู้คนมีความเข้าใจผิดว่าเซอร์วิสออฟฟิศมีราคาแพงและให้บริการเฉพาะชาวต่างชาติหรือบริษัทระดับสูงเท่านั้น โดยนักธุรกิจท้องถิ่นในเวลานั้นนิยมดำเนินงานจากสถานที่ของตนเองมากกว่า

เธอกล่าวว่า ในความเป็นจริง เซอร์วิสออฟฟิศช่วยให้บริษัทประหยัดเงิน เวลา และความยุ่งยากได้อย่างมาก และเสริมว่าในปัจจุบันการรับรู้กำลังเปลี่ยนไป ผู้คนเริ่มตระหนักถึงประโยชน์ที่ธุรกิจส่วนใหญ่จะได้รับมากขึ้นเรื่อย ๆ

สิ่งนี้สะท้อนให้เห็นอย่างชัดเจนในตัวเลขอัตราการเข้าใช้พื้นที่ โดยเฉพาะในย่าน Golden Triangle ของกัวลาลัมเปอร์ ตัวอย่างเช่น Q serviced office ซึ่งตั้งอยู่ใกล้ถนน Jalan Sultan Ismail มีอัตราการเข้าใช้เฉลี่ย 80 เปอร์เซ็นต์จากห้องสวีททั้งหมด 41 ห้อง ศูนย์ธุรกิจอีกแห่งที่ Petronas Twin Towers มีผู้เช่าเกือบเต็มที่ 90 เปอร์เซ็นต์ ขณะที่ CEO SUITE ใน Menara Maxis ย่าน KLCC มีผู้เช่าเต็มตั้งแต่เดือนสิงหาคมปีนี้

Sarti กล่าวว่า ในช่วงห้าเดือนที่ผ่านมา ความต้องการเซอร์วิสออฟฟิศเพิ่มสูงขึ้นอย่างมาก เขาระบุว่าศูนย์ของเขามีการสอบถามเพิ่มขึ้น 25 เปอร์เซ็นต์ และยอดขายเพิ่มขึ้น 40 เปอร์เซ็นต์

“หลายบริษัทกำลังลดขนาดองค์กร และพวกเขาเลือกเซอร์วิสออฟฟิศแทนสำนักงานแบบดั้งเดิมซึ่งมีต้นทุนคงที่จำนวนมาก ในสภาวะเศรษฐกิจปัจจุบัน บริษัทส่วนใหญ่ต้องการให้ต้นทุนของตนเป็นต้นทุนผันแปร” เขากล่าว

ประเภทของบริการสำนักงาน

Carrie Law ผู้จัดการศูนย์ของ CEO SUITE อธิบายถึงประเภทของบริการสำนักงานที่ศูนย์ธุรกิจให้บริการ ได้แก่ ออฟฟิศสำเร็จรูป (instant office) และเวอร์ชวลออฟฟิศ

เธอกล่าวว่า ออฟฟิศสำเร็จรูปเหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการจัดตั้งสำนักงานจริงให้เร็วที่สุด ขณะที่เวอร์ชวลออฟฟิศเหมาะกับผู้ที่ต้องเดินทางอยู่ตลอดเวลามากกว่า

“ออฟฟิศสำเร็จรูปได้รับความนิยมในหมู่บริษัทข้ามชาติ สำนักงานตัวแทน บริษัทที่มีพนักงานจำนวนน้อย และแม้แต่สตาร์ทอัพท้องถิ่นที่เพิ่งเริ่มต้น” เธอกล่าว

Law กล่าวว่า เวอร์ชวลออฟฟิศเหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานจากบ้าน โดยปกติลูกค้าจะไม่ได้ใช้พื้นที่จริง แต่ธุรกิจสามารถดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านสายโทรศัพท์เฉพาะและที่อยู่ติดต่อทางจดหมายที่มีภาพลักษณ์ดี

“ที่ CEO SUITE สายที่โทรเข้ามาหาลูกค้าของเราจะได้รับการรับสายอย่างรวดเร็วและเป็นมืออาชีพตลอดเวลา แม้ในยามที่ลูกค้าไม่อยู่ สำหรับสายสำคัญ พนักงานต้อนรับของเราจะโอนสายไปยังลูกค้าทันที” เธออธิบาย

Sarti กล่าวว่า เซอร์วิสออฟฟิศเหมาะเป็นพิเศษสำหรับลูกค้าสองประเภท ได้แก่ บริษัทที่กำลังคิดจะขยายไปยังตลาดอื่นและต้องการสร้างการมีตัวตนที่นั่น และธุรกิจอิสระที่ต้องการที่อยู่ที่มีภาพลักษณ์ดี

สำหรับประเภทแรก บริษัทอาจยังไม่ถึงขั้นที่คุ้มค่าจะเปิดสำนักงานสาขาเต็มรูปแบบ ดังนั้นสำนักงานตัวแทนในรูปแบบนี้จึงเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดรองลงมา

ขณะเดียวกัน สำหรับประเภทที่สอง ที่อยู่ที่มีภาพลักษณ์ดีไม่เพียงสร้างความน่าเชื่อถือและภาพลักษณ์ที่บริษัทต้องการนำเสนอเท่านั้น แต่ยังช่วยให้บริษัทแข่งขันเพื่อกลุ่มลูกค้าเฉพาะที่ต้องการให้บริการได้อีกด้วย

คุณลักษณะของเซอร์วิสออฟฟิศ

ความยืดหยุ่นคือคำสำคัญของเซอร์วิสออฟฟิศ บริษัทสามารถเลือกระยะเวลาเช่าได้ตั้งแต่สั้นเพียงหนึ่งชั่วโมงไปจนถึงหลายปี ต่างจากสำนักงานแบบดั้งเดิมที่กำหนดให้ผู้เช่าต้องทำสัญญาเช่าสองถึงสามปี

Sarti กล่าวว่า บริษัทส่วนใหญ่เลือกระยะเวลาเช่าเฉลี่ยแปดเดือนถึงหนึ่งปี และส่วนใหญ่ต่อสัญญาอีกอย่างน้อยหนึ่งรอบในระยะเวลาใกล้เคียงกัน

“เราพบว่าบริษัทต่าง ๆ ต้องการใช้ประโยชน์จากความยืดหยุ่นของเซอร์วิสออฟฟิศมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยเฉพาะในช่วงห้าถึงหกปีที่ผ่านมา เพื่อป้องกันความเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจที่ไม่คาดคิด” เขากล่าว

เขากล่าวว่า ธุรกิจที่ดำเนินงานจากสำนักงานทั่วไปยังต้องใช้เงินลงทุนสูง และการทำให้สำนักงานพร้อมใช้งานก็ต้องใช้เวลานาน บางครั้งอาจถึงหกเดือน “แต่สำหรับเซอร์วิสออฟฟิศ ลูกค้าเพียงแค่เดินเข้ามา นั่งลง และเริ่มงานได้ทันที” เขากล่าว

Ho กล่าวว่า เซอร์วิสออฟฟิศแตกต่างจากแนวคิด Single Operator Home Office (SOHO) เนื่องจากเซอร์วิสออฟฟิศมอบสภาพแวดล้อมการทำงานแบบธุรกิจ นอกเหนือจากการมีที่อยู่ที่เป็นมืออาชีพ

ความยืดหยุ่นของเซอร์วิสออฟฟิศยังครอบคลุมถึงพื้นที่ใช้สอยด้วย Law กล่าวว่า ขึ้นอยู่กับสภาวะเศรษฐกิจและบรรยากาศทางธุรกิจโดยรวม ลูกค้าของเซอร์วิสออฟฟิศสามารถเพิ่มหรือลดพื้นที่สำนักงานได้ตามความเหมาะสม

“อีกครั้งหนึ่ง ในสำนักงานแบบดั้งเดิม คุณทำเช่นนี้ไม่ได้ เพราะเจ้าของพื้นที่กำหนดให้คุณต้องตัดสินใจว่าต้องการพื้นที่เท่าใดในช่วงเวลาที่แน่นอน หากบริษัทของคุณขยายตัว คุณจะถูกบังคับให้หาสถานที่ที่ใหญ่ขึ้น หรือหากบริษัทลดขนาดลง ก็จะเกิดพื้นที่เหลือทิ้งโดยเปล่าประโยชน์” Sarti กล่าว

นอกจากนี้ ความปลอดภัยก็มีความสำคัญสูงสุดเช่นกัน โดยเซอร์วิสออฟฟิศบางแห่งติดตั้งกล้องวงจรปิดในจุดยุทธศาสตร์ ลูกค้าจะได้รับสมาร์ทการ์ดเพื่อเข้าถึงสำนักงานของตนได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

Law กล่าวว่า ลูกค้าแต่ละรายของ CEO SUITE จะได้รับบัตรประจำตัวและสมาร์ทการ์ดของตนเอง ซึ่งตั้งโปรแกรมให้เข้าถึงได้ทั้ง CEO SUITE และสำนักงานของตน เพื่อเพิ่มความปลอดภัย CEO SUITE ยังมีระบบสแกนลายนิ้วมือที่อนุญาตให้เฉพาะผู้ได้รับอนุญาตเท่านั้นเข้าสู่ศูนย์ได้

CEO SUITE ยังจัดหาอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ ที่ทำให้การเช่าห้องสวีทเป็นเรื่องง่ายไร้กังวล ได้แก่ เฟอร์นิเจอร์สำนักงานดีไซเนอร์ เช่น โต๊ะผู้บริหาร เก้าอี้ผู้บริหาร และตู้เก็บเอกสาร โครงสร้างพื้นฐานไอทีที่ทันสมัย พนักงานสนับสนุนที่ผ่านการฝึกอบรมอย่างเต็มที่ เช่น เลขานุการและนักแปล รวมถึงชาและกาแฟสดแบบไม่จำกัด ยิ่งไปกว่านั้น สาธารณูปโภคต่าง ๆ เช่น ไฟฟ้า น้ำประปา และเครื่องปรับอากาศ ตลอดจนการทำความสะอาดรายวันและการบำรุงรักษาทั่วไป ล้วนให้บริการโดยไม่มีค่าใช้จ่าย

อย่างไรก็ตาม Ho กล่าวว่า ผู้ให้บริการเซอร์วิสออฟฟิศจะเรียกเก็บค่าวัสดุสิ้นเปลืองอื่น ๆ ตามการใช้งานจริง ซึ่งรวมถึงบริการพิมพ์และถ่ายเอกสาร ค่าโทรศัพท์ และการใช้ห้องประชุม / ห้องประชุมคณะกรรมการ

สำหรับอัตราค่าเช่า ผู้ให้บริการทั้งสามรายกล่าวว่าขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้า เช่น ประเภทและขนาดของสำนักงาน ระยะเวลาเช่า และบริการที่ต้องการ ซึ่งทั้งหมดนี้จะจัดเป็นแพ็กเกจตามความต้องการเฉพาะของแต่ละราย

Law กล่าวว่า อัตราค่าเช่าที่ CEO SUITE อยู่ระหว่าง RM2,500 ถึง RM5,000 ต่อเดือน ขณะที่ศูนย์ Q คิดค่าบริการเวอร์ชวลออฟฟิศ RM400 ต่อเดือน ไปจนถึงประมาณ RM2,500 สำหรับพื้นที่สำนักงานขนาดเล็ก

Sarti เสริมว่า ผู้ที่เลือกเช่าเซอร์วิสออฟฟิศแบบหนึ่งปีแทนสำนักงานแบบดั้งเดิมอาจประหยัดได้มากถึง 50 เปอร์เซ็นต์

ทำเล ทำเล และทำเล

เมื่อถามว่าทำเลเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับลูกค้าหรือไม่ ทั้ง Sarti และ Law ต่างตอบว่าใช่

ขณะที่ Sarti กล่าวว่าทำเลเป็นหนึ่งในปัจจัยหลักในกระบวนการตัดสินใจ Law อธิบายว่าการสร้างภาพลักษณ์ที่เหมาะสมมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อบริษัท และเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ บริษัทจำเป็นต้องตั้งอยู่ในทำเลที่เหมาะสมและรายล้อมด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่ทันสมัย

“จะมีที่ไหนอีกในย่าน Golden Triangle หรือ KLCC ที่บริษัทสามารถดำเนินธุรกิจด้วยต้นทุนที่สมเหตุสมผลเหมือนที่เซอร์วิสออฟฟิศมอบให้?” เธอตั้งคำถาม

อย่างไรก็ตาม Ho มีความเห็นว่าขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละบุคคล

“โดยพื้นฐานแล้ว เราอยู่ในอุตสาหกรรมบริการ ดังนั้นสิ่งที่สำคัญกว่าคือคุณภาพของบริการ การตั้งสำนักงานในย่านที่มีชื่อเสียงจะไร้ความหมาย หากคุณไม่สามารถให้บริการที่มีประสิทธิภาพและสุภาพแก่ลูกค้าได้” เธอชี้

เธอเสริมว่า ต่างจากเซอร์วิสออฟฟิศในอดีตที่ไม่ได้ให้ความสำคัญกับคุณภาพการบริการมากนัก ปัจจุบันลูกค้ามีความรู้และช่างเลือกมากขึ้น

ไม่มีที่ว่างสำหรับความผิดพลาด

ด้วยบริษัทจำนวนมากที่ดำเนินงานจากเซอร์วิสออฟฟิศ นับเป็นเรื่องมหัศจรรย์ที่พนักงานต้อนรับผู้ดูแลสายโทรศัพท์รู้ว่าจะต้องโอนหรือส่งสายไปที่ใด พวกเขาเคยทำผิดพลาดบ้างหรือไม่?

Law แห่ง CEO SUITE กล่าวว่า บริษัทของเธอได้ลงทุนทรัพยากรจำนวนมหาศาลในโครงสร้างพื้นฐานที่ดีเพื่อรองรับลูกค้าที่เชี่ยวชาญไอทีแห่งศตวรรษที่ 21

ที่ CEO SUITE ระบบตู้สาขาโทรศัพท์อัตโนมัติ (PABX) ที่ทันสมัยที่สุดช่วยให้พนักงานต้อนรับระบุแต่ละสายได้ พร้อมฟีเจอร์แจ้งเตือนพนักงานต้อนรับว่าควรจัดการสายเรียกเข้าของลูกค้าอย่างไร

Law กล่าวว่า เมื่อผู้เช่ารายใหม่ลงทะเบียน บริษัทจะได้รับหมายเลขโทรศัพท์เฉพาะของบริษัท และพร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์นั้น ทางศูนย์จะตั้งโปรแกรมชื่อบริษัทของลูกค้าและวันที่เริ่มต้นใช้บริการลงในระบบ PABX

“กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาไม่ถึง 10 นาที และชื่อบริษัทจะปรากฏบนจอภาพเมื่อมีสายโทรเข้ามาหา จากนั้นพนักงานต้อนรับจะโอนสายไปยังบริษัทนั้น ๆ ตามลำดับ” เธอกล่าว

เธอเสริมว่า ลูกค้ายังสามารถเลือกให้โอนสายไปยังโทรศัพท์มือถือได้หากไม่ได้อยู่ในสำนักงาน

สำหรับผู้มาเยือนที่เดินเข้ามา พนักงานต้อนรับที่ CEO SUITE จะสอบถามว่าต้องการพบผู้ใด ก่อนจะโทรแจ้งลูกค้าที่เกี่ยวข้องว่ามีผู้มาพบ กล่าวโดยสรุป ศูนย์ได้รับการออกแบบให้ดำเนินงานเหมือนบริษัทข้ามชาติ เพื่อสะท้อนภาพลักษณ์องค์กรที่เหมาะสมและเป็นมืออาชีพสำหรับลูกค้าทุกราย

จัดตั้งได้อย่างง่ายดาย

เซอร์วิสออฟฟิศที่ดีมีหน้าตาไม่ต่างจากสำนักงานอื่น ๆ ที่คุณจะพบได้ในย่านศูนย์กลางธุรกิจของเมืองใดก็ตาม ด้วยความโฉบเฉี่ยว ทันสมัย และการตกแต่งอย่างมีรสนิยม คุณอาจเข้าใจผิดได้ไม่ยากว่าที่นี่คือสำนักงานใหญ่ของบริษัทไอทีหรือบริษัทที่ปรึกษาด้านการบริหารระดับนานาชาติ

อย่างไรก็ตาม ความแตกต่างอยู่ที่สิ่งที่มองไม่เห็น นั่นคือบริการ ความสะดวกสบาย และความยืดหยุ่นที่มอบให้ เพื่อให้เห็นภาพประโยชน์เหล่านี้ชัดเจนยิ่งขึ้น PropertyTimes ได้พูดคุยกับผู้เช่าบางรายในเซอร์วิสออฟฟิศเหล่านี้

Andrew Cottam ผู้จัดการทั่วไป BT(British Telecom) Telconsult Malaysia Sdn Bhd:

“เราย้ายเข้ามาที่ CEO SUITE เมื่อต้นเดือนพฤศจิกายนปีที่แล้ว หลังจากตัวแทนแนะนำให้ผมรู้จัก

ทำเลที่ตั้งติดกับ Petronas Twin Towers นั้นสมบูรณ์แบบ อัตราค่าบริการอยู่ในงบประมาณของเรา และสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีให้ก็อยู่ในระดับชั้นเยี่ยม

ทำไมผมจึงเลือกเซอร์วิสออฟฟิศแทนสำนักงานแบบดั้งเดิม? ในฐานะบริษัทต่างชาติที่เข้ามาจัดตั้งธุรกิจในมาเลเซีย เราต้องการให้ทุกอย่างพร้อมใช้งานทันที โดยไม่ต้องยุ่งยากกับงานธุรการหรือเสียเวลาตามหาพื้นที่สำนักงานที่เหมาะสม

หากมองหาพื้นที่สำนักงานแบบดั้งเดิม เราก็จะต้องเสียเวลาและเงินไปกับอุปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ และการหาพนักงานที่เหมาะสมด้วย

เราพบสิ่งที่ต้องการที่ CEO SUITE ซึ่งมีสิ่งอำนวยความสะดวกทั้งหมดที่เราต้องการเกินความคาดหมาย

นอกจากนี้ พวกเขายังเสนอเงื่อนไขการเช่าที่ยืดหยุ่นกว่าสำนักงานอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น ผมสามารถเช่าห้องสวีทขนาดเล็กเป็นเวลาหกเดือน และเมื่อถึงเวลา ผมก็สามารถขยายหรือลดขนาดสำนักงานได้อย่างง่ายดาย