Có rất nhiều mẹo và bí quyết bạn có thể áp dụng khi tìm kiếm một không gian văn phòng.
Việc có một không gian văn phòng có thể làm cạn kiệt nguồn lực của công ty bạn. Đối với các công ty khởi nghiệp, đây có thể không phải là lựa chọn nên theo đuổi, trừ khi có những giải pháp kinh doanh đặc biệt.
Các công ty bất động sản thương mại thông thường thường yêu cầu thời hạn hợp đồng thuê từ 5 – 20 năm, một yêu cầu không mấy lý tưởng đối với các doanh nghiệp mới đang cần thêm cơ hội phát triển và không cần thêm những ràng buộc trách nhiệm pháp lý.
Mặc dù có những yếu tố và cách khác mà doanh nghiệp có thể cân nhắc để giảm thiểu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận, chẳng hạn như cắt giảm nhân sự, không gian văn phòng vẫn đóng vai trò quan trọng trong ngân sách tài chính của bất kỳ công ty nào.
Bất kỳ doanh nhân khởi nghiệp hay doanh nghiệp nào cũng nên biết rằng ngày nay, việc thuê văn phòng bao hàm nhiều điều hơn là chỉ có được một không gian làm việc. Cũng như thời thế đã thay đổi, nhu cầu của doanh nghiệp giờ đây không phải lúc nào cũng phù hợp để hoạt động trong một không gian thương mại trống trơn, đơn điệu.
Sự phát triển của văn phòng trọn gói và văn phòng ảo đã thay đổi cách con người và doanh nghiệp làm việc và vận hành. Ngoài ra còn có các văn phòng chia sẻ, mà một số người gọi là Không gian làm việc chung (coworking), nơi các điều khoản thanh toán và yêu cầu thuê linh hoạt, đồng thời mang lại cơ hội tốt hơn cho việc kết nối kinh doanh. Nhiều công ty lớn ngày nay cũng đã khởi đầu bằng việc thuê không gian làm việc chung (coworking), thậm chí một số còn bắt đầu bằng việc làm việc tại nhà và chỉ đăng ký cho công ty một văn phòng ảo trong khi tiếp tục phát triển doanh nghiệp.
Lý do chính khiến các công ty khởi nghiệp không nên cam kết thuê một không gian văn phòng truyền thống là vì sẽ mất đi một phần lớn tính thanh khoản. Hãy thử hình dung một doanh nghiệp nhỏ, chỉ vừa đủ tiền để duy trì hoạt động hằng ngày với nhiều kỳ vọng về các cơ hội sắp mở ra, lại phải bỏ ra một nửa, đôi khi còn nhiều hơn, số tiền mặt của mình chỉ để thuê một không gian văn phòng mà vẫn cần rất nhiều công sức để hoàn thiện với nội thất, tiện ích và thiết bị mà văn phòng nào cũng cần. Loại bỏ những chi phí vận hành cao như thế này là một sự nhẹ nhõm lớn cho các công ty nhỏ, từ đó giải phóng vốn và giúp các doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp làm được nhiều hơn và duy trì thanh khoản.
Thông thường, nhiều doanh nhân lầm tưởng những loại văn phòng này (văn phòng trọn gói, văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ) chỉ dành cho một số loại hình doanh nghiệp nhất định, chẳng hạn như doanh nghiệp nhỏ, công ty khởi nghiệp hay các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. Sự thật là những loại văn phòng này phục vụ cả các công ty lớn và tập đoàn đa quốc gia, vì chúng mang đến cơ hội mở rộng ra quốc tế một cách dễ dàng, thoải mái và được hỗ trợ nhiều hơn. Những văn phòng này thường có đội ngũ nhân viên được tuyển dụng để tập trung hỗ trợ các nhu cầu của bạn. Ngoài ra, chúng thường tọa lạc tại những địa chỉ và khu vực kinh doanh danh giá, với máy tính và công nghệ liên lạc tốt hơn những gì bạn hay công ty của bạn có thể tự trang bị. Những văn phòng này giống như một mô hình “vào dễ, ra dễ” giữa các công ty và nhà cung cấp, ít rắc rối hơn và bàn giao nhanh hơn, giúp các công ty có thể bắt đầu làm việc, vận hành và hoạt động ngay lập tức. Đơn giản đó là một không gian thương mại mang lại cho bạn giá trị thực và đúng như lời hứa “bắt đầu làm việc ngay”, trang bị sẵn mọi thứ để bạn bắt tay ngay vào công việc kinh doanh.
Việc lựa chọn một văn phòng trọn gói, hay văn phòng ảo, hoặc một không gian văn phòng chia sẻ là giải pháp tiết kiệm chi phí cho bài toán văn phòng của bạn, đặc biệt khi bạn là doanh nghiệp hay công ty cần tránh những thử thách và phiền toái của việc thuê bất động sản truyền thống, chẳng hạn như hợp đồng thuê kéo dài đến 20 năm, việc phải có người bảo lãnh đáng tin cậy, yêu cầu đặt cọc lớn, bảo lãnh cá nhân từ các giám đốc, yêu cầu diện tích thuê tối thiểu, chi phí thiết bị và nội thất để lấp đầy văn phòng trống trơn. Trên hết, ngoài ngân sách bạn cần dành cho văn phòng trọn gói / văn phòng ảo hay không gian văn phòng chia sẻ, đừng quên rằng những gì bạn chi trả còn vượt xa khía cạnh vật chất. Bạn đang mua thời gian, trả tiền để có thêm thời gian dành cho những việc khác – có thể nói là những việc quan trọng hơn như bán hàng, kết nối, hợp tác và những việc tương tự, thay vì dành thời gian đó để thiết lập một không gian văn phòng trống trơn, đơn điệu.
Nov 17, 2016
