Văn phòng sẵn sàng, văn phòng ảo, văn phòng tương lai

Trong thế kỷ 21 này, khi mọi thứ đều được kỳ vọng phải “tức thì và thiết thực”, những tiêu chí đó cũng trở thành điều cần cân nhắc khi bạn tìm kiếm một không gian văn phòng. Giống như mở một tấm thiệp nổi! Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Liệu đây có thực sự là hình mẫu của văn phòng tương lai?

Marina, 29 tuổi, cùng một số đồng nghiệp đang mong muốn thành lập chính thức công ty của mình, một công ty hỗ trợ tư vấn. Khi công ty mới của cô còn là một doanh nghiệp nhỏ, mọi công việc hành chính v.v. đều được thực hiện tại một căn nhà nhỏ ở Kebayoran. Giờ đây, công ty đang phát triển, nhiều khách hàng quan trọng gia nhập, khiến căn nhà nhỏ không còn đủ trang trọng cho các cuộc họp. Chuyển đến văn phòng mới? Cô sẽ cần một nguồn vốn lớn để thuê không gian văn phòng, chưa kể phải làm việc với ban quản lý tòa nhà, vốn thường đưa ra rất nhiều yêu cầu khắt khe, và cô còn phải trang bị/mua sắm nhiều thiết bị văn phòng. Thêm vào đó, cô sẽ phải thuê lễ tân và trợ lý văn phòng, và bảo đảm an ninh; tất cả những điều này chắc chắn sẽ dẫn đến một ngân sách vận hành lớn. “Làm sao để thuê được một nơi đặc quyền có vị trí chiến lược trong khu kinh doanh để họp hành, đi lại dễ dàng và phù hợp để xây dựng hình ảnh công ty? Chẳng có lựa chọn nào khác ngoài việc tìm một văn phòng mới có thể đáp ứng mọi thứ tôi cần. Có vẻ như tôi chưa sẵn sàng để tiến lên”, Marina than thở.

Vấn đề của Marina là điều kinh điển với những người làm chuyên môn muốn mở rộng kinh doanh, đặc biệt là những người mới khởi sự kinh doanh riêng. Đúng là để thành công, bạn phải bắt đầu từ đâu đó, thậm chí từ con số không. Có lẽ trước đây, tình thế khó xử của Marina không thể giải quyết được. Điều này đã khiến nhiều hoài bão bị chững lại khi không được hỗ trợ đúng mức. Khi mọi thứ ngày nay trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhờ sự hỗ trợ của công nghệ cao và dịch vụ xuất sắc, tình thế khó xử của Marina không còn là điều đáng lo. Nhiều nhà cung cấp văn phòng trong thành phố sẵn sàng hỗ trợ với những ưu đãi cạnh tranh.

Cần một văn phòng đại diện với công nghệ và dịch vụ hiện đại? Bạn nhất định phải tìm hiểu CEO SUITE. Bạn cần gì cứ nói? Bạn muốn gì, có nấy! Ngay cả khi bạn chỉ cần một phòng họp trong vài giờ.

Mee Kim, một phụ nữ Hàn Quốc sống tại Gia-các-ta, đã nhìn thấy cơ hội này từ vài năm trước. Là chủ tịch kiêm giám đốc CEO SUITE, nơi bà đã cống hiến hơn 5 năm qua, bà mạnh mẽ và kỷ luật bên trong những bộ trang phục thanh lịch mặc mỗi ngày. Có thể dễ dàng đoán trước rằng sau hai trung tâm đầu tiên tại Gia-các-ta, CEO SUITE đã mở rộng mạng lưới sang Kuala Lumpur, Xin-ga-po và mới nhất là Thượng Hải, sẽ khai trương vào tháng 10 tới. Nhiều năm kinh nghiệm trong cùng ngành giúp bà nhận ra thị trường châu Á đầy hứa hẹn hơn. Đúng như tên gọi CEO, các văn phòng của CEO SUITE hướng tới các Giám đốc điều hành, những người ra quyết định và lãnh đạo doanh nghiệp. Bản thân khái niệm này rất thẳng thắn và dễ hiểu. Cả khái niệm văn phòng sẵn sàng và văn phòng ảo đều có thể dễ dàng thay thế khái niệm Văn phòng tại nhà một người (Single Operator Home Office – SOHO), vốn nổi tiếng và phổ biến rộng rãi vào đầu thế kỷ.

CEO SUITE mang đến những lợi ích và tiện nghi gì? Hãy cùng nghe bà Nuke P. Yudaningrat, Quản lý CEO SUITE, chia sẻ.

Chỉ trong vài giây

Tại sao lại là sẵn sàng? Ngay khi bạn hoàn tất đăng ký với CEO SUITE, bạn có thể sử dụng các tiện nghi của nơi này chỉ trong vài phút. Bạn có thể xác định diện tích văn phòng phù hợp cho 1 đến 15 người. Giống như trò chơi Lego, mọi thứ đều có thể tháo dỡ và lắp ghép. Dù vậy, phong thủy của từng văn phòng vẫn rất được coi trọng tại CEO SUITE.

Tọa lạc tại tầng 39 tòa Wisma GKBI và tầng 17 tòa Tower 2 của Sở Giao dịch Chứng khoán Gia-các-ta, mỗi trung tâm của CEO SUITE gồm khoảng 40 văn phòng sẵn sàng sử dụng. Vị trí chiến lược, bạn có nghĩ vậy không? Đôi khi địa chỉ văn phòng có thể là một công cụ marketing. Thiết kế và nội thất có thể tính sau. Cần máy tính và/hoặc các thiết bị điện tử khác trong khi ngắm nhìn khung cảnh ngoạn mục của Gia-các-ta? Điều này cũng chắc chắn có thể được sắp xếp dễ dàng.

Ngoài ra, còn có các phòng họp sức chứa đến 20 người, cùng các tiện nghi hỗ trợ như máy chiếu, hội nghị truyền hình/qua điện thoại, khu lễ tân rộng rãi và hiện đại, cùng khu pantry sang trọng và thoải mái như thể bạn đang ngồi trong quán cà phê của riêng mình. Văn phòng cho thuê theo giờ, ngày, tuần hoặc năm. Tùy thuộc vào triển vọng kinh doanh; nếu công việc không suôn sẻ như mong đợi, bạn có thể dễ dàng chấm dứt hợp đồng thuê. Không lo mất một khoản tiền lớn. Giờ thì chúng ta đã hiểu vì sao nhiều văn phòng đại diện của các công ty đa quốc gia thường tìm kiếm và chọn đặt văn phòng tại loại hình này trong khi quan sát hoạt động kinh doanh tại Indonesia. Xét đến tình hình chính trị và kinh tế Indonesia còn bất ổn – thật đáng tiếc, văn phòng trọn gói có thể là phương án thay thế hoàn hảo.

MỘT HÓA ĐƠN TRỌN GÓI

Với phương châm “Bạn chỉ trả cho những gì bạn sử dụng”, mỗi văn phòng được trang bị thiết bị và nhân sự hỗ trợ như tối thiểu một đường dây điện thoại có thể chuyển tiếp đến bất cứ đâu trên thế giới, internet băng thông rộng hoặc quay số, một bộ nội thất hoàn chỉnh, lễ tân song ngữ sẽ trả lời người gọi theo cách lịch sự và cụ thể mà bạn mong muốn, ví dụ: “Xin chào, Her world xin nghe, tôi có thể giúp gì cho quý vị?”, trợ lý văn phòng, chuyên viên công nghệ thông tin, hệ thống an ninh 24 giờ, đồ uống như nước khoáng, trà và cà phê miễn phí, điện và bảo trì văn phòng. Hoàn toàn không phải đau đầu vì văn phòng bừa bộn/bẩn và/hoặc không ai trông coi. Mọi khoản phí phát sinh sẽ được gộp vào một hóa đơn gửi vào giữa tháng. Đúng vậy, rất hiệu quả về chi phí! Xây dựng hình ảnh công ty không hề dễ dàng. Bạn sẽ cần một không gian văn phòng ở trung tâm khu kinh doanh, nơi mọi thứ được cung cấp một cách đẳng cấp.

Tính bảo mật và quyền riêng tư của khách hàng được bảo vệ chặt chẽ, ngay cả khi bạn phải dùng chung tiện nghi với các khách thuê khác. Bạn sẽ không bao giờ biết những loại công ty nào đã đăng ký tại CEO SUITE. Nhờ vậy, bạn sẽ cảm thấy như ở “nhà” mà vẫn giữ được hình ảnh doanh nghiệp. Trở thành khách hàng của CEO SUITE không dễ như bạn nghĩ. Mọi yêu cầu và trách nhiệm của từng công ty muốn đăng ký đều phải minh bạch. Điều này không nhằm gây khó khăn mà là để thận trọng, ngăn chặn những ý đồ xấu và hoạt động bất hợp pháp. Hồ sơ hỗ trợ phải được hoàn thiện, chẳng hạn như hồ sơ công ty, mã số thuế, sơ đồ tổ chức và danh thiếp.

CEO SUITE cũng có thể đóng vai trò đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài hoặc ngay tại cơ sở. Ví dụ, nếu một khách hàng muốn tổ chức cuộc họp hoặc tiệc tối/tiệc cocktail tại một khách sạn năm sao, CEO SUITE sẽ là đơn vị tổ chức sự kiện và túc trực trong suốt sự kiện. Bất cứ điều gì khách hàng cần, miễn là hợp lý và khả thi, tại sao không! Với những dịch vụ CEO SUITE không thể tự đáp ứng, CEO SUITE sẽ nhờ sự hỗ trợ từ các chuyên gia khác trong mạng lưới của mình. Ví dụ như dịch vụ công chứng, tư vấn thuế, dịch vụ kế toán, chuyển văn phòng/nhà, tuyển dụng, quản lý dự án, gửi thư và thiết kế đồ họa, v.v. Dịch vụ trọn gói hoàn chỉnh!

Giá thuê dao động từ USD700 đến USD5,000 mỗi tháng. Giá theo giờ từ USD8 cho văn phòng một người. Mọi thứ đều được thiết kế riêng tùy theo nhu cầu và ngân sách của bạn, và sẽ được gộp trong một gói hấp dẫn. Khách hàng tiềm năng sẽ được mời đến tham quan, vì trăm nghe không bằng một thấy.

VĂN PHÒNG ẢO

Bạn thấy thoải mái hơn khi làm việc tại nhà? Hay đã có một không gian bên ngoài thành phố? Gói văn phòng ảo dành cho trường hợp này. Thực ra, đây chính là điều Marina cần, như đã mô tả ở đầu bài viết. Cô chỉ cần một văn phòng có thể thỉnh thoảng sử dụng nhưng vẫn đủ trang trọng để gặp gỡ khách hàng. Hoàn toàn không cần một không gian thực tế. Hãy coi đó như văn phòng thứ 2 sử dụng địa chỉ của CEO SUITE. Một đường dây điện thoại riêng có thể được lễ tân chuyển trực tiếp đến bạn. Danh thiếp mới cho hình ảnh mới của bạn cũng có thể được sắp xếp. Nói cách khác, bạn thuê một người quản lý mới để giải đáp mọi câu hỏi và yêu cầu liên quan đến công việc kinh doanh của bạn. Đây là lựa chọn rất linh hoạt cho những người làm chuyên môn năng động.

Có nhiều công ty sử dụng dịch vụ này không? Theo bà Nuke, đến nay đã có 300 khách hàng văn phòng ảo. Một số người nổi tiếng đã bắt đầu sử dụng dịch vụ này thay vì thuê người quản lý “thực”, bà cho biết thêm.

VĂN PHÒNG TƯƠNG LAI VƯƠN RA QUỐC TẾ

Trong vài năm qua, xu hướng đã chuyển sang ngành văn phòng trọn gói cung cấp văn phòng sẵn sàng và văn phòng ảo. Sự linh hoạt của mô hình này khiến nó phù hợp với các công ty mới đang phát triển và các công ty quốc tế muốn có văn phòng đại diện.

Tại một số quốc gia khác, khái niệm văn phòng trọn gói đã khởi đầu từ trước và trở thành một nhu cầu thông thường. Vì vậy, CEO SUITE quyết định nắm bắt cơ hội này để vươn cánh sang các quốc gia khác. Bên cạnh việc phục vụ khách hàng trong nước, CEO SUITE tin rằng mình có thể cung cấp tiện nghi cho những khách hàng trong nước có ý định tổ chức cuộc họp hoặc mở chi nhánh/văn phòng mới ở một quốc gia khác. Mọi việc sắp xếp có thể được thực hiện từ Gia-các-ta để thuận tiện cho họ. Đơn giản vậy thôi!

Bạn có thể mở rộng mạng lưới ngay trong tòa nhà, vì CEO SUITE tổ chức một buổi gặp mặt đặc biệt ba tháng một lần để giới thiệu các công ty đã đăng ký với những người/đồng nghiệp mới đến. Một triển vọng mới có thể được thiết lập, ai mà biết được! Trải nghiệm tuyệt vời nhất đối với bà Nuke là khi khách hàng của bà phát triển; bởi CEO SUITE cũng sẽ phát triển cùng họ, như tiếng lành đồn xa.

Thành lập một công ty mới nhanh như búng tay không còn là điều bất khả thi. Bất cứ điều gì và bất cứ khi nào bạn nghĩ mình có thể làm, hãy làm ngay khi còn có thể. Suy cho cùng, tiện nghi đã sẵn sàng cho bạn. Hoài bão lớn, phương tiện lớn!